Mục lục
- Các dạng thiết kế mẫu con dấu công ty theo nhu cầu thực tế
- Quy định pháp lý về nội dung và hình thức con dấu doanh nghiệp
- Hướng dẫn thực hành từng bước đóng dấu và bảo quản
- Bộ sưu tập hình ảnh minh họa các mẫu con dấu thực tế
- Quy trình đặt làm mẫu dấu công ty từ bản thiết kế đến hoàn thiện
- Những lưu ý kỹ thuật cần tránh khi đặt khắc con dấu
- Quy chế quản lý và sử dụng con dấu trong nội bộ doanh nghiệp
Mẫu dấu công ty là dấu hiệu nhận diện đại diện cho đơn vị kinh doanh. Con dấu xuất hiện trên hợp đồng kinh tế, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch. Việc chọn phương án thiết kế phù hợp giúp chữ in rõ nét và mực phân bổ đều.
Thiết kế con dấu hiện nay gồm hai nhóm chính. Nhóm thứ nhất là dấu tròn pháp nhân dùng cho hoạt động đối ngoại. Nhóm thứ hai gồm dấu chức danh, dấu mã số thuế và dấu phòng ban dùng cho việc vận hành nội bộ. Việc phân định rõ nhu cầu giúp bạn chọn đúng kích thước và bố trí thông tin hợp lý.
Nắm vững kỹ thuật dàn chữ và cách thử mực giúp bản in không bị lem. Bạn sẽ tránh được tình trạng phải chỉnh sửa lại phôi sau khi gia công. Dưới đây là phân tích chi tiết từng dạng thiết kế mặt dấu giúp bạn lựa chọn đúng phương án.
Các dạng thiết kế mẫu con dấu công ty theo nhu cầu thực tế
Các dạng thiết kế mặt dấu hiện nay được phân loại theo mục đích sử dụng. Tùy vào văn bản nội bộ hay giao dịch thương mại, bạn có thể chọn bố cục phù hợp.
Mỗi định dạng mặt dấu mang lại tiện ích riêng cho từng vị trí đóng trên giấy tờ. Bạn cần cân nhắc lượng thông tin hiển thị và diện tích mặt in thực tế.
Mẫu dấu tròn pháp nhân cơ bản gồm tên và mã số doanh nghiệp
Mẫu con dấu tròn cơ bản thể hiện tên công ty, mã số thuế và địa phương đặt trụ sở. Bố cục này dành phần lớn diện tích cho chữ viết. Do đó, tên công ty dài vẫn hiển thị rõ ràng và dễ đọc.
Tên doanh nghiệp thường chạy dọc theo đường vành tròn phía trên. Mã số thuế nằm ở hàng ngang chính giữa hoặc chia đều hai bên. Tên tỉnh hoặc thành phố được đặt ở vành tròn phía dưới. Bố cục này tạo khoảng cách thông thoáng giữa các ký tự. Nét chữ sẽ hạn chế bị đọng mực ở các góc khép kín. Dạng dấu tròn công ty cơ bản rất thích hợp cho hồ sơ pháp lý và hợp đồng kinh tế.
Bạn nên ưu tiên phông chữ in hoa không chân, nét thẳng và đều đặn. Đường nét dày vừa phải giúp mặt cao su hút mực đều từ khay thấm. Chữ in ra giấy sẽ không bị thấm xuyên qua mặt sau. Khi tên công ty có nhiều từ, thợ sẽ chia thành hai vòng cung lồng nhau. Cách bố trí này giúp cỡ chữ không bị co lại quá nhỏ.
| Yếu tố bố cục | Vị trí hiển thị | Hiệu quả thực tế |
|---|---|---|
| Vành tròn phía trên | Tên công ty theo giấy chứng nhận đăng ký | Giúp người đọc nhận diện rõ tên pháp lý của công ty |
| Hàng ngang ở giữa | Mã số doanh nghiệp | Hỗ trợ đối chiếu thông tin mã số thuế nhanh chóng |
| Vành tròn phía dưới | Tên tỉnh hoặc thành phố đặt trụ sở | Xác định địa bàn hoạt động của doanh nghiệp |
| Kiểu chữ khuyến nghị | Phông chữ in hoa đứng, không chân | Giúp vết đóng sắc nét và không bị lem mực |
Mẫu dấu tròn tích hợp biểu trưng nhận diện thương hiệu
Mẫu dấu tròn tích hợp biểu trưng đưa hình ảnh logo vào tâm con dấu. Tên công ty và mã số thuế sẽ chạy vòng quanh đường viền bên ngoài. Cách sắp xếp này giúp tăng cường nhận diện hình ảnh trên báo giá và tài liệu tiếp thị.
Đưa biểu trưng vào giữa sẽ làm thu hẹp không gian dành cho chữ viết. Thợ khắc phải thu nhỏ cỡ chữ hoặc rút ngắn khoảng cách giữa các từ. Bạn cần tinh giản các đường nét của biểu trưng trước khi đưa vào mặt dấu. Bạn nên loại bỏ các hiệu ứng chuyển màu, bóng mờ hoặc chi tiết quá nhỏ. Nếu đường nét quá dày đặc, mực sẽ bị bết dính thành một mảng sẫm màu.
Biểu trưng có hình dáng dài hoặc không đều cần được căn chỉnh cân đối. Bạn nên gửi tệp vẽ đồ họa vector định dạng đường viền khép kín. Tia laser sẽ cắt các rãnh sâu trên tấm cao su sắc cạnh hơn. Mặt in hoàn thiện sẽ không có ba via thừa làm lem viền tài liệu.
Mẫu dấu vuông và các dạng dấu phục vụ vận hành nội bộ
Nhóm dấu vuông và chữ nhật gồm dấu chức danh, dấu phòng ban, dấu mã số thuế và dấu chữ ký. Nhóm dấu này dùng trong các khâu luân chuyển văn bản nội bộ. Chúng không thể thay thế dấu tròn pháp nhân nhưng giúp quy trình kiểm duyệt diễn ra nhanh gọn.
Bố cục của dấu chữ nhật thường dàn thành các dòng ngang thẳng hàng. Dấu chức danh thường gồm chức vụ ở dòng trên và họ tên ở dòng dưới. Dấu mã số thuế chứa tên công ty, mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Mẫu này rất tiện khi đóng lên biên bản giao nhận hàng và phiếu xuất kho.
Con dấu nội bộ giúp người dùng hạn chế viết tay lặp lại nhiều lần. Thông tin trên các con dấu này cần đồng nhất với dữ liệu công ty đã đăng ký. Cán dấu cho nhóm này dùng phôi lật tự động hình chữ nhật. Cơ cấu lật giúp thao tác đóng nhanh và đều tay trên các xấp giấy tờ dày.
| Loại con dấu | Nội dung hiển thị | Phạm vi văn bản sử dụng | Đặc điểm nhận biết |
|---|---|---|---|
| Dấu tròn cơ bản | Tên công ty, mã số thuế, tỉnh thành phố | Hợp đồng kinh tế, thủ tục ngân hàng | Chữ thoáng, rãnh khắc sâu, dễ đọc |
| Dấu tròn kèm logo | Logo ở tâm, chữ chạy viền xung quanh | Thỏa thuận hợp tác, hồ sơ năng lực | Tăng nhận diện nhưng diện tích chữ bị hẹp |
| Dấu vuông thông tin | Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ | Phiếu xuất kho, phiếu gửi bưu phẩm | Thể hiện nhiều dòng thông tin chi tiết |
| Dấu chức danh | Chức danh công tác và họ tên cá nhân | Giấy đề nghị, phiếu thu chi nội bộ | Xác định rõ vai trò người ký duyệt |
Quy định pháp lý về nội dung và hình thức con dấu doanh nghiệp
Pháp luật hiện nay trao quyền tự chủ cho doanh nghiệp về mẫu mã con dấu. Từ khi Luật Doanh nghiệp 2020 có hiệu lực, thủ tục nộp thông báo mẫu con dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trước khi sử dụng đã được bãi bỏ.
Quyền tự chủ này giúp các đơn vị kinh doanh tiết kiệm nhiều thời gian thành lập. Tuy nhiên, bạn vẫn cần tuân thủ các quy tắc cốt lõi về thông tin hiển thị. Việc này giúp tài liệu đóng dấu có giá trị giao dịch vững chắc.
Những thông tin cần thể hiện để giữ giá trị giao dịch
Tên công ty và mã số thuế là hai thông tin thường được đưa vào con dấu pháp nhân để thuận tiện giao dịch. Con dấu thể hiện tư cách pháp lý của đơn vị trong các giao dịch dân sự và thương mại. Tên doanh nghiệp trên mặt dấu cần trùng khớp từng chữ cái với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Kích thước của mặt dấu tròn cần được chọn vừa vặn với khoảng trống trên văn bản. Bề mặt con dấu không nên quá nhỏ vì chữ sẽ bị dính nét. Mặt dấu cũng không nên quá to vì sẽ chiếm diện tích phần chữ ký. Đường kính mặt dấu cần tương xứng với độ dài của tên doanh nghiệp.
Theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu.
Các hình ảnh và chi tiết bị cấm đưa vào mặt dấu
Khi thiết kế mẫu dấu, doanh nghiệp cần lưu ý không sử dụng Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ, hình ảnh hoặc tên của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị. Đồng thời, cơ sở sản xuất con dấu phải tuân thủ điều kiện an ninh trật tự theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP khi tiếp nhận khắc dấu.
Doanh nghiệp không được sử dụng từ ngữ, hình ảnh đi ngược thuần phong mỹ tục. Biểu trưng đưa vào mặt dấu không được xâm phạm nhãn hiệu đã bảo hộ của đơn vị khác. Con dấu vi phạm các điều cấm sẽ bị ngân hàng và đối tác từ chối giao dịch.
Bạn cũng cần tránh đưa các hình vẽ tôn giáo hoặc hoa văn gây hiểu lầm vào mặt dấu. Bản thiết kế cần giữ nét trang trọng, rõ ràng và tuân thủ các chuẩn mực giao dịch. Thợ kỹ thuật sẽ tư vấn lược bỏ những chi tiết không phù hợp trước khi làm khuôn.
Hướng dẫn thực hành từng bước đóng dấu và bảo quản
Thao tác đóng dấu đúng kỹ thuật giúp vết mực in ra luôn sắc nét và tròn trịa. Cán dấu lật tự động rất dễ sử dụng nhưng đòi hỏi lực tay đều đặn.
Dưới đây là bốn bước thực hành cụ thể khi đóng dấu văn bản hành chính. Bạn nên làm theo từng bước để duy trì tuổi thọ cho con dấu.
Bước 1: Kiểm tra bề mặt đặt giấy và căn chỉnh hướng dấu
Trước khi đóng dấu, bạn cần đặt tài liệu lên một mặt bàn thật phẳng và sạch sẽ. Nếu mặt bàn có vết lõm hoặc bị kênh, vết in sẽ bị mất nét ở phần mép.
Bạn có thể kê thêm một xấp giấy mỏng hoặc tấm lót chuột bằng cao su phẳng bên dưới. Lớp đệm này giúp mặt dấu tiếp xúc trọn vẹn với sợi giấy khi chịu lực ép. Bạn nhìn vào vạch khắc hoặc tem định vị ở mặt trước cán dấu để biết đúng chiều xuôi. Việc này giúp bạn không bị đóng ngược chiều chữ trên hồ sơ quan trọng.
Bước 2: Thao tác dập dấu dứt khoát với lực tay vừa đủ
Bạn đặt lòng bàn tay lên đỉnh cán dấu và giữ thân dấu vuông góc với mặt giấy. Bạn không được cầm nghiêng thân dấu vì mực sẽ dồn lệch sang một phía.
Bạn ấn cán dấu xuống dứt khoát theo phương thẳng đứng với lực ép đều tay. Bạn giữ yên tay trong nửa giây để mực ngấm trọn vẹn vào mặt giấy. Sau đó, bạn thả lỏng tay để thân dấu tự trở lại vị trí ban đầu. Bạn không nên đập mạnh thân dấu xuống bàn vì lực va đập dễ làm nứt vỏ nhựa.
Bước 3: Đóng dấu giáp lai và đóng dấu trùm chữ ký
Khi đóng dấu lên chữ ký, bạn căn chỉnh mép dấu trùm lên khoảng một phần ba chữ ký tươi về bên trái. Bạn tránh đóng đè trọn vẹn lên toàn bộ chữ ký để không làm mất nét ký tay.
Khi đóng dấu giáp lai cho tập hồ sơ nhiều tờ, bạn xếp so le các mép giấy theo hình cánh quạt. Bạn dập con dấu lên phần mép giấy so le sao cho mọi trang đều dính một phần mực. Vết dấu giáp lai giúp chứng minh tính toàn vẹn của tập tài liệu. Sau khi dập dấu, bạn chờ vài giây cho mực khô rồi mới xếp tài liệu vào cặp.
Bước 4: Vệ sinh mặt chữ và bảo quản cán dấu sau khi dùng
Sau một thời gian sử dụng, bụi giấy và cặn mực khô thường bám vào các khe chữ nhỏ. Bạn dùng một miếng băng dính trong dán nhẹ lên mặt cao su rồi bóc ra để lấy đi bụi bẩn.
Bạn không được dùng kim nhọn hay đầu dao để cạo cặn mực vì sẽ làm rách cao su. Sau khi làm việc xong, bạn cất con dấu vào hộc bàn hoặc tủ hồ sơ khô mát. Ánh nắng trực tiếp và nhiệt độ cao sẽ làm khay mực bị khô cứng. Nếu lâu ngày không dùng, bạn có thể khóa lẫy để mặt cao su tách rời khỏi khay mực.
Bộ sưu tập hình ảnh minh họa các mẫu con dấu thực tế
Dưới đây là phần mô tả trực quan các mẫu bố cục con dấu thường gặp trên hồ sơ. Các mô tả này mang tính chất minh họa tham khảo về mặt thẩm mỹ, không phải sản phẩm có sẵn trong kho.
Mỗi phương án bố trí mang lại cảm quan riêng và phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh. Bạn có thể dựa vào các gợi ý này để chọn kiểu dáng cho đơn vị mình.
Minh họa mẫu dấu tròn công ty cổ phần truyền thống
Hình ảnh minh họa là con dấu tròn có đường viền đôi gồm một nét dày phía ngoài và một nét chỉ mảnh phía trong. Vòng cung phía trên chạy dòng chữ in hoa tên doanh nghiệp: “CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI SAO VIỆT”.
Ở giữa tâm dấu là dãy mã số doanh nghiệp được xếp ngay ngắn trên một hàng ngang. Vòng cung phía dưới thể hiện dòng chữ: “THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH”, ngăn cách với tên công ty bằng hai dấu sao nhỏ. Các chữ cái được chia khoảng cách đều đặn, tạo vẻ trang nghiêm và chuẩn mực. Bố cục viền đôi mang lại cảm giác trang trọng, chỉn chu trên các văn bản giao dịch.
Minh họa mẫu dấu tròn công ty trách nhiệm hữu hạn có logo
Hình ảnh minh họa thể hiện con dấu tròn với biểu trưng hình khối nằm ngay vị trí trung tâm. Hình vẽ logo được lược giản thành các mảng đơn sắc gọn gàng, không có đường cong rườm rà.
Một vòng chỉ tròn mỏng bao quanh logo để tách biệt phần hình với phần chữ bên ngoài. Dòng chữ: “CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ MINH NHẬT” uốn cong theo nửa vòng tròn phía trên. Nửa vòng tròn phía dưới thể hiện mã số thuế và tên quận nơi đặt trụ sở. Bố cục này giúp tăng khả năng nhận diện thương hiệu trên các tài liệu giới thiệu và báo giá.
Minh họa mẫu dấu vuông mã số thuế và thông tin liên hệ
Hình ảnh minh họa là con dấu chữ nhật gồm bốn dòng chữ nằm ngang được căn lề trái thẳng hàng. Dòng đầu tiên in hoa đậm tên doanh nghiệp: “CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI AN PHÁT”.
Dòng thứ hai thể hiện nội dung: “Mã số thuế: ……………”, dùng kiểu số đứng đậm nét. Dòng thứ ba ghi thông tin địa chỉ chi tiết theo giấy phép kinh doanh. Dòng cuối cùng thể hiện số điện thoại bàn hoặc địa chỉ thư điện tử nội bộ. Khung viền đơn bên ngoài giúp thông tin đóng lên phiếu thu hay phiếu giao hàng rất gọn gàng.
Minh họa mẫu dấu chức danh kèm chữ ký và phòng ban
Hình ảnh minh họa con dấu chữ nhật thể hiện chức vụ và tên của người có thẩm quyền ký duyệt. Dòng trên ghi chữ in hoa: “GIÁM ĐỐC” hoặc “KẾ TOÁN TRƯỞNG” với cỡ chữ nổi bật.
Dòng bên dưới ghi đầy đủ họ tên cá nhân bằng phông chữ nghiêng mềm mại hoặc chữ in đứng trang trọng. Với con dấu chữ ký kết hợp chức danh, khung dấu chia làm hai phần rõ rệt. Một bên chứa nét chữ ký mô phỏng, bên còn lại chứa chức vụ và họ tên. Kiểu dấu này giúp việc phê duyệt chứng từ nội bộ diễn ra nhanh chóng.
Quy trình đặt làm mẫu dấu công ty từ bản thiết kế đến hoàn thiện
Quy trình gia công con dấu gồm ba khâu chính: chuẩn bị dữ liệu, duyệt bản vẽ ma két và nghiệm thu sản phẩm. Bạn cần kiểm tra kỹ từng bước để con dấu làm ra đúng thông tin và bền bỉ khi dùng.
Sự phối hợp chặt chẽ giữa khách hàng và xưởng giúp giảm thiểu sai sót kỹ thuật. Dưới đây là các bước triển khai chi tiết từ khâu tiếp nhận yêu cầu.
Chuẩn bị thông tin pháp lý và file vẽ mặt dấu
Trước hết, bạn cần chuẩn bị ảnh chụp rõ nét của giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thợ khắc căn cứ vào tài liệu này để nhập chính xác tên công ty, mã số thuế và địa chỉ. Việc đối chiếu giấy tờ gốc giúp tránh lỗi viết sai chính tả hoặc sai lệch con số.
Nếu con dấu có kèm biểu trưng, bạn cần cung cấp tệp vẽ đồ họa vector định dạng đường nét. Các tệp ảnh chụp màn hình chất lượng thấp sẽ bị vỡ nét khi đưa vào máy laser. Thợ kỹ thuật sẽ mất thêm thời gian vẽ lại và có thể làm sai lệch tỷ lệ gốc của logo.
Bạn cũng cần xác định loại giấy mà con dấu sẽ tiếp xúc hàng ngày. Giấy photocopy văn phòng thông thường chỉ cần loại mực nước phổ thông. Nếu bạn cần đóng dấu lên bao bì bóng, nilon hoặc bề mặt kim loại, bạn phải chọn dòng mực dấu chuyên dụng nhanh khô.
Kiểm tra bản duyệt và xác nhận thông số kỹ thuật
Khâu duyệt bản vẽ ma két trên màn hình giúp bạn nhìn thấy bố cục thực tế của con dấu trước khi khắc. Bạn hãy đọc kỹ từng chữ cái, kiểm tra dấu tiếng Việt và vị trí dấu chấm phân cách dãy số.
Bạn cần lưu ý rằng màu vỏ cán dấu hoàn toàn độc lập với màu mực in ra giấy. Vỏ hộp dấu màu xanh vẫn có thể đóng ra màu mực đỏ bình thường. Khi đặt hàng, bạn cần ghi rõ hai thông số riêng biệt là màu vỏ hộp và màu mực mong muốn. Dấu tròn công ty thường dùng mực đỏ, còn dấu chức danh hay dùng mực xanh hoặc đỏ.
Xưởng báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng. Bạn nên kiểm tra kỹ các thông số trên bản vẽ ma két trước khi đồng ý cho xưởng gia công. Việc này giúp hạn chế tình trạng phải làm lại con dấu do nhầm lẫn thông tin ban đầu.
Đóng thử nghiệm thu độ sắc nét và độ bền màu mực
Sau khi con dấu được gia công xong, bước nghiệm thu trực tiếp trên giấy trắng là khâu rất cần thiết. Bạn cầm cán dấu ấn đều tay xuống bề mặt giấy phẳng để kiểm tra độ phân bổ mực.
Bạn cần quan sát kỹ các tiêu chí sau trên vết in mẫu:
- Toàn bộ nét chữ và đường viền phải liền mạch, không bị đứt đoạn hay khuyết góc.
- Các chữ cái có khoảng trống khép kín như chữ B, D, O không bị hiện tượng đọng mực bết dính.
- Màu mực hiển thị đồng đều trên toàn bộ hình tròn, không bị bên đậm bên nhạt.
- Cán dấu chuyển động trơn tru và nảy lên nhẹ nhàng sau mỗi lần dập.
Nếu đóng quá mạnh tay, mực thừa sẽ bị ép tràn ra ngoài mép chữ gây nhòe nét. Nếu đóng quá nhẹ tay, mặt cao su chưa chạm hết mặt giấy sẽ làm chữ bị đứt nét. Bạn nên dập thử vài lần trên giấy nháp để mực thấm đều khắp các rãnh cao su. Khi vết đóng đã đạt độ sắc nét ổn định, con dấu mới sẵn sàng đưa vào sử dụng.
Những lưu ý kỹ thuật cần tránh khi đặt khắc con dấu
Để con dấu sử dụng bền và bản in luôn rõ, bạn cần tránh các lỗi về mật độ chữ và tính chất mực. Nhiều con dấu bị nhòe sau thời gian ngắn do thiết kế không tính đến đặc tính thấm hút và mao dẫn của từng loại giấy.
Dưới đây là các lưu ý kỹ thuật thực tế giúp bạn phòng tránh những phiền toái khi làm con dấu.
Lỗi chọn cỡ chữ quá nhỏ hoặc chi tiết quá dày đặc
Mặt con dấu tròn có diện tích cố định. Nếu tên công ty quá dài mà dồn hết vào một dòng, chữ sẽ bị thu nhỏ lại rất nhiều.
Chữ quá nhỏ khiến khoảng cách giữa các rãnh khắc trên cao su trở nên rất hẹp. Khi đóng dấu, hiện tượng mao dẫn sẽ hút mực lấp đầy các khe hở này. Vết in ra giấy sẽ biến thành một vệt mực lem luốc và rất khó nhận diện nội dung. Ngoài ra, các nét khắc quá mảnh sẽ nhanh bị mòn mép và dễ bám bụi giấy sau một thời gian dùng.
Phương án giải quyết là chia tên công ty thành hai vòng chữ lồng nhau một cách cân đối. Bạn nên chọn kiểu chữ đứng, nét đều và giữ khoảng cách giữa các ký tự thông thoáng. Rãnh cao su được khắc sâu sẽ giữ mực vừa phải, giúp chữ in luôn rõ ràng sau nhiều lần đóng.
Lỗi lựa chọn sai loại mực cho nhu cầu sử dụng
Dòng mực dấu phổ thông gốc nước phù hợp cho giấy in văn phòng, sổ sách kế toán và biểu mẫu thông thường. Khi đóng dấu lên bề mặt không thấm hút như decal nhựa, màng nilon hay giấy cán màng bóng, mực gốc nước sẽ bị nhòe và không bám dính.
Trong trường hợp này, bạn cần sử dụng mực dấu chuyên dụng nhanh khô. Ngoài ra, bạn không nên đổ lẫn mực chuyên dụng vào khay mút đang chứa mực nước thông thường vì sẽ gây đóng cặn và hỏng bề mặt thấm mực.
Quy chế quản lý và sử dụng con dấu trong nội bộ doanh nghiệp
Quy chế quản lý con dấu giúp kiểm soát thẩm quyền đóng dấu và giữ gìn an toàn pháp lý cho mọi giao dịch. Thiếu quy trình chặt chẽ dễ dẫn đến rủi ro văn bản bị đóng dấu sai quy định hoặc thất lạc con dấu.
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp tự ban hành. Dưới đây là những biện pháp thiết thực giúp doanh nghiệp kiểm soát việc dùng con dấu.
Phân định quyền hạn người giữ dấu và cơ chế lưu trữ
Doanh nghiệp cần ban hành quyết định chỉ định nhân sự chuyên trách quản lý con dấu của công ty. Người giữ dấu thường là cán bộ văn thư hoặc nhân viên hành chính có tính cẩn thận. Con dấu phải được cất giữ trong tủ có khóa an toàn tại văn phòng và không được mang ra ngoài nếu chưa có lệnh.
Mọi lần sử dụng con dấu đều phải ghi chép rõ ràng vào sổ nhật ký đóng dấu nội bộ. Sổ cần ghi rõ ngày tháng, số lượng bản in, tên văn bản và họ tên người ký duyệt. Con dấu chỉ được đóng lên các giấy tờ đã có chữ ký sống của người đại diện có thẩm quyền. Bạn tuyệt đối không đóng dấu khống lên giấy trắng hay các hợp đồng còn để trống nội dung.
Việc đóng dấu cần tuân thủ quy chuẩn hành chính và phân công quyền hạn rõ ràng. Người giữ dấu thực hiện đóng dấu giáp lai cho các hồ sơ nhiều trang để xác nhận tính liền mạch của tập hồ sơ.
Phương án xử lý khi thay đổi thông tin hoặc mất con dấu
Trường hợp con dấu công ty có khắc thông tin quận huyện cũ hoặc doanh nghiệp có sự thay đổi về tên gọi, loại hình, đơn vị có thể chủ động khắc lại con dấu mới theo điều lệ hoặc quy chế nội bộ để đồng bộ dữ liệu giao dịch.
Trường hợp làm mất con dấu, người làm mất cần báo cáo ngay cho người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp. Đơn vị tiến hành lập biên bản sự việc và xử lý theo quy chế quản lý con dấu nội bộ. Doanh nghiệp ra thông báo hủy hiệu lực con dấu bị mất để phòng ngừa rủi ro phát sinh trong giao dịch.
Sau khi hủy hiệu lực mẫu dấu cũ, doanh nghiệp tiến hành đặt làm con dấu mới với một số thay đổi nhỏ để phân biệt. Đơn vị cần gửi thông báo mẫu dấu mới tới ngân hàng mở tài khoản và các đối tác thương mại. Việc cập nhật mẫu dấu mới giúp các giao dịch thanh toán và ký kết hợp đồng không bị gián đoạn.
Để đặt làm mẫu con dấu công ty đúng theo thông tin đăng ký doanh nghiệp, bạn gửi yêu cầu và nội dung cần khắc qua phiếu báo giá trên website để nhận bản ma két duyệt mẫu trước khi gia công.