Đăng ký mẫu dấu công ty: quy định và các bước thực hiện

Nếu bạn vừa hoàn thành việc đăng ký kinh doanh, bạn sẽ cần làm con dấu để đóng trên các văn bản, hợp đồng, chứng từ kế toán và hồ sơ mở tài khoản ngân hàng. Việc chuẩn bị con dấu chuẩn xác giúp các bên giao dịch thuận lợi và hạn chế nhầm lẫn giấy tờ trong quá trình làm việc thực tế.

Quy trình làm con dấu hiện nay gắn liền với quyền tự chủ của doanh nghiệp, từ khâu xác định nội dung, lựa chọn cán dấu, duyệt maket thiết kế đến ban hành văn bản sử dụng nội bộ. Từng bước thực hiện cần sự cẩn trọng, rõ ràng nhằm giữ tính thống nhất trong mọi giao dịch thương mại.

Quy định pháp lý về đăng ký con dấu doanh nghiệp hiện hành

Trong phạm vi áp dụng cho các doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung con dấu của mình. Cơ chế này giúp các đơn vị chủ động đặt làm con dấu, nhanh chóng đưa vào vận hành mà không phải chờ đợi các thủ tục phê duyệt mẫu từ cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đi cùng với quyền tự chủ, trách nhiệm quản lý con dấu thuộc về chính ban lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực, sự minh bạch và tính chính xác của các thông tin khắc trên mặt con dấu.

Quyền tự chủ về con dấu đòi hỏi công ty phải xây dựng quy chế bảo mật, quy định rõ nơi cất giữ và người được phép đóng dấu. Khi không còn sự kiểm duyệt mẫu dấu từ cơ quan bên ngoài, việc tự kiểm soát nội bộ trở thành yếu tố cốt lõi để ngăn ngừa các sai phạm, tranh chấp giữa các thành viên góp vốn.

Quy định về việc thông báo mẫu dấu đến cơ quan quản lý

Hiện nay, thủ tục gửi thông báo mẫu con dấu đến Phòng Đăng ký kinh doanh đã chính thức được bãi bỏ. Doanh nghiệp không cần nộp hồ sơ qua mạng điện tử, cũng không phải chờ đăng tải hình ảnh con dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trước thời điểm quy định mới có hiệu lực, doanh nghiệp từng phải đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu để được đăng tải công khai thì con dấu mới có hiệu lực sử dụng. Quy trình cũ này từng kéo dài thời gian hoàn thiện thủ tục, gây gián đoạn cho các công việc ban đầu như mở tài khoản ngân hàng hay ký hợp đồng thuê mặt bằng.

Hiện nay, sau khi nhận kết quả đăng ký kinh doanh, bạn chỉ cần liên hệ cơ sở khắc dấu để đặt làm con dấu và đưa vào sử dụng mà không phải chờ đợi thủ tục đăng tải mẫu dấu. Sự thay đổi này giúp cắt giảm thời gian chờ đợi, bớt việc đi lại và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động thương mại.

Đối với con dấu có hình Quốc huy, việc sản xuất và quản lý chịu sự quản lý chặt chẽ theo quy định của pháp luật, các cơ sở khắc dấu thông thường không được phép tiếp nhận gia công loại con dấu này.

Các nội dung thông dụng trên con dấu doanh nghiệp

Nội dung trên con dấu doanh nghiệp thường thể hiện hai thông tin căn bản gồm tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp. Đây là các dữ liệu định danh căn bản, giúp đối tác nhận diện đúng pháp nhân trong các giao dịch ký kết hợp đồng và chứng từ tài chính.

Về hình thức, bạn có thể tự chọn hình tròn, hình vuông, hình đa giác hoặc các kiểu dáng khác tùy theo nhu cầu nhận diện thương hiệu. Phần lớn các đơn vị hiện nay vẫn ưu tiên chọn làm con dấu hình tròn, vì đây là hình dạng quen thuộc trong giao dịch thương mại và thủ tục mở tài khoản ngân hàng.

Ngoài các thông tin nền tảng, doanh nghiệp có thể đưa thêm tên quận huyện, tỉnh thành phố nơi đặt trụ sở, hoặc hình ảnh biểu trưng thương hiệu vào giữa mặt dấu. Dù vậy, việc đưa biểu trưng vào mặt dấu cần giữ sự tinh gọn, tránh các đường nét rườm rà làm lem mực khi đóng dập.

Theo quy định chung, doanh nghiệp không được sử dụng quốc kỳ, quốc huy, Đảng kỳ, biểu tượng của tổ chức chính trị, cơ quan nhà nước trên con dấu của mình. Doanh nghiệp cũng không nên dùng các từ ngữ, hình ảnh, ký hiệu vi phạm truyền thống văn hóa, lịch sử, đạo đức xã hội hoặc xâm phạm quyền sở hữu công nghiệp đã được bảo hộ.

Mật độ chữ trên mặt con dấu cần được bố trí hài hòa, cân đối. Khi tên công ty quá dài, bạn nên chọn cách sắp xếp chữ theo vòng cung viền ngoài, phần mã số thuế chạy ở vòng cung phía dưới, tạo khoảng trống thoáng đãng ở tâm dấu để con dấu đóng ra luôn rõ ràng.

Phân loại các mẫu con dấu thông dụng trong hoạt động công ty

Một công ty khi vận hành thường trang bị nhiều mẫu con dấu khác nhau, phục vụ cho từng mục đích công việc cụ thể. Việc phân chia rạch ròi giữa con dấu đại diện pháp lý và các con dấu nghiệp vụ nội bộ giúp quy trình kiểm soát giấy tờ diễn ra suôn sẻ, đúng thẩm quyền và hạn chế sai lệch.

Mỗi loại con dấu có vị trí đóng, màu sắc mực và giá trị chứng thực riêng biệt. Người quản lý văn thư và nhân sự kế toán cần phân biệt rõ đặc điểm từng loại để sử dụng phù hợp trên từng loại tài liệu.

Nhóm dấu đại diện pháp lý của doanh nghiệp

Con dấu đại diện pháp lý là dấu tròn công ty, được sử dụng để khẳng định trách nhiệm pháp nhân trên các hợp đồng kinh tế, báo cáo thuế và hồ sơ giao dịch ngân hàng. Đây là con dấu có giá trị đại diện cao nhất của doanh nghiệp trong mọi hoạt động đối ngoại.

Văn bản có đóng dấu tròn chỉ phát sinh giá trị ràng buộc khi đi kèm chữ ký của người đại diện theo pháp luật, hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản. Việc giao phó con dấu này cho nhân sự nào bảo quản phải được thể hiện rõ ràng bằng quyết định bổ nhiệm hoặc điều lệ công ty.

Về cấu tạo, các mẫu dấu tròn hiện nay thường sử dụng dạng cán lật tự động liền mực, bên trong chứa sẵn thẻ mực thấm đều. Thân cán lật giúp thao tác đóng dập diễn ra nhẹ nhàng, bề mặt cao su tự động quay vào trong khay mực sau mỗi lần dập, hạn chế tình trạng mực lem dính vào ngón tay hoặc tài liệu xung quanh.

Khách hàng có thể lựa chọn thân cán dấu từ các thương hiệu phổ biến như Shiny hoặc Trodat, kết hợp các tông màu mực như đỏ, xanh, tím hoặc đen tùy theo văn hóa nhận diện. Tuy nhiên, trong các giao dịch hành chính và thương mại tại Việt Nam, màu mực đỏ luôn là lựa chọn thông dụng nhất cho con dấu pháp nhân.

Theo thông lệ hành chính và các quy chuẩn văn thư phổ biến, dấu đóng nên ngay ngắn, rõ ràng, đúng chiều và trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái.

Nhóm con dấu hỗ trợ vận hành và nghiệp vụ chứng từ

Bên cạnh con dấu tròn đại diện pháp lý, doanh nghiệp thường trang bị thêm dấu mã số thuế, dấu chức danh, dấu sao y bản chính và dấu chữ ký để phục vụ các thao tác xử lý giấy tờ hàng ngày. Những con dấu này giúp nhân viên văn phòng tiết kiệm thời gian ghi chép thủ công trên các phiếu xuất kho, phiếu thu, phiếu chi hoặc biên bản giao dịch.

Dấu nghiệp vụ không thay thế được con dấu đại diện doanh nghiệp trong các hợp đồng trọng yếu, nhưng hỗ trợ nhận diện từng khâu xử lý công việc và người lập phiếu. Dưới đây là bảng tổng hợp các mẫu con dấu nghiệp vụ thường gặp, mục đích dùng cùng những điểm cần lưu ý khi thiết kế:

Một lỗi thường gặp khi đặt làm dấu mã số thuế là cố gắng nhồi nhét quá nhiều dữ liệu vào một diện tích nhỏ. Nhiều người muốn đưa cả số tài khoản ngân hàng, tên chi nhánh, địa chỉ trụ sở, số điện thoại và địa chỉ website vào chung một khung dấu.

Khi dập lên giấy mỏng hoặc bề mặt hút mực chậm, các dòng chữ quá nhỏ sẽ bị nhòe mực, dính liền nét và gây cảm giác tức mắt cho người đọc. Đánh đổi ở đây là nếu bạn muốn nhiều thông tin thì phải dùng cỡ cán lớn cồng kềnh, còn nếu muốn cán nhỏ gọn thì chỉ nên giữ lại ba dòng thông tin cơ bản gồm tên đơn vị, mã số thuế và địa chỉ ngắn gọn.

Đối với các văn bản yêu cầu tính xác thực cao, bạn nên tách bạch rõ ràng giữa con dấu chức danh của người duyệt và con dấu tròn pháp nhân. Việc đóng kết hợp một con dấu chức danh kèm chữ ký tươi bên cạnh con dấu tròn sẽ tạo nên bộ hồ sơ chỉn chu, minh bạch và đúng chuẩn mực hành chính.

Các bước tạo và đưa con dấu công ty vào sử dụng thực tế

Quy trình đưa con dấu vào sử dụng trải qua các khâu chuẩn bị thông tin, kiểm tra bản vẽ thiết kế, tiến hành khắc mặt dấu và hoàn thiện quy chế quản lý nội bộ. Từng công đoạn đều cần làm cẩn thận để mặt dấu hoàn thiện sắc nét, đồng thời hạn chế các bất đồng về thẩm quyền sử dụng sau này.

Khi thực hiện đúng quy trình, doanh nghiệp sẽ sở hữu con dấu đúng thông tin đăng ký kinh doanh, cấu trúc chắc chắn và mực đóng đều đặn trên các bề mặt giấy tờ thông dụng.

Chuẩn bị thông tin pháp lý và duyệt bản thiết kế mặt dấu

Bước đầu tiên là chuẩn bị thông tin đăng ký doanh nghiệp một cách chuẩn xác. Bạn cần đối chiếu kỹ từng ký tự trong tên công ty, loại hình doanh nghiệp, từng con số trong mã số thuế trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trước khi gửi cho đơn vị gia công.

Trong phạm vi quy định đối với cơ sở sản xuất con dấu theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, cơ sở khắc dấu có trách nhiệm kiểm tra thông tin khách hàng, lập sổ theo dõi sản xuất và lưu trữ hồ sơ theo đúng trình tự an ninh trật tự. Việc cung cấp thông tin chính xác giúp cơ sở khắc dấu ghi nhận dữ liệu đầy đủ, đồng thời giúp con dấu được tạo ra hoàn toàn trùng khớp với hồ sơ đăng ký kinh doanh của bạn.

Sau khi tiếp nhận nội dung, kỹ thuật viên sẽ tiến hành dựng bản vẽ maket trên phần mềm đồ họa để gửi bạn kiểm tra. Khi xem xét bản vẽ, bạn cần chú ý các điểm kỹ thuật sau:

• Bố cục vòng chữ: Tên công ty nên phân bổ đều theo chiều cong của viền tròn phía trên, mã số doanh nghiệp nằm cân đối ở vòng cung phía dưới, khoảng cách giữa các chữ cái phải đồng đều, không bị dồn cục ở phần đuôi.
• Khoảng cách viền an toàn: Chữ viết không được đặt sát mép viền ngoài của con dấu. Cần có khoảng cách đệm tối thiểu để mực không bị tràn nối giữa đường chỉ tròn và chân chữ khi dùng lực dập mạnh tay.
• Kiểu chữ hiển thị: Bạn nên chọn kiểu chữ in hoa thẳng đứng, nét đều, rõ chân. Hạn chế sử dụng các phông chữ nghệ thuật uốn lượn có đường nét quá mảnh mai, vì sau thời gian dập liên tục, các nét mảnh này rất dễ bám bụi mực hoặc bị mờ nhạt.
• Đường kính mặt dấu: Kích thước mặt dấu tròn công ty thường được thiết kế vừa vặn với kích thước phôi cán lật thông dụng. Cỡ mặt dấu này giúp thể hiện đầy đủ tên công ty dài mà không làm các con chữ bị thu nhỏ quá mức.

Nếu doanh nghiệp muốn chèn thêm biểu trưng logo vào giữa con dấu tròn, logo đó cần được chuyển đổi sang dạng nét đơn sắc tối giản. Các mảng màu phức tạp hoặc chi tiết đổ bóng cầu kỳ khi khắc lên mặt cao su sẽ bị bệt mực, khiến hình ảnh biểu trưng trông tối đen và không nhận diện được hình dạng thực tế.

Sau khi bạn kiểm tra kỹ lưỡng và xác nhận chốt bản vẽ qua email hoặc phiếu yêu cầu, cơ sở khắc dấu mới tiến hành xuất file sang máy khắc laser để gia công trên bề mặt cao su.

Gia công khắc dấu và ban hành quy chế sử dụng nội bộ

Sau khi nhận con dấu đã gia công hoàn thiện, bạn nên dập thử vài chục lần trên các tờ giấy trắng để đánh giá độ hoàn thiện thực tế. Mặt dấu cao su mới cần được thấm đều mực từ khay chứa, các nét chữ dập ra phải rõ ràng, thanh thoát và không có hiện tượng lem viền.

Vết mực đóng thử nghiệm phải khô ráo tự nhiên trên giấy văn phòng, không bị bết dính sang mặt sau của trang giấy. Nếu phát hiện nét chữ bị đứt quãng, dấu thanh tiếng Việt bị khuyết hoặc cán dấu bị kẹt khi nhấn xuống, bạn cần yêu cầu cơ sở gia công căn chỉnh lại khay mực hoặc thay mới mặt dấu cao su.

Cùng với việc đưa con dấu vào sử dụng, ban giám đốc nên soạn thảo và ban hành quy chế sử dụng con dấu nội bộ. Văn bản này giúp phân định rõ trách nhiệm giữa các bộ phận phụ trách lưu giữ, đồng thời giảm thiểu tình trạng đóng dấu tùy tiện trên các giấy tờ chứng từ chưa được duyệt.

Một bản quy chế quản lý con dấu nội bộ thường gồm các nội dung cốt lõi sau:

• Chỉ định người bảo quản: Phân công đích danh cán bộ văn thư, kế toán trưởng hoặc người đại diện theo pháp luật trực tiếp quản lý con dấu, cất giữ trong tủ có khóa an toàn tại trụ sở doanh nghiệp.
• Thẩm quyền đóng dấu: Nêu rõ những người có quyền ký duyệt văn bản trước khi đóng dấu, các loại giấy tờ cần có chữ ký nháy của người phụ trách phòng ban chuyên môn.
• Sổ nhật ký theo dõi đóng dấu: Lập sổ theo dõi chi tiết từng lần sử dụng con dấu, ghi chép ngày tháng, số lượng bản phát hành, người nhận tài liệu và trích yếu nội dung văn bản.
• Biện pháp xử lý sự cố: Quy định cụ thể quy trình báo cáo khi phát hiện con dấu bị thất lạc, hư hỏng hoặc có dấu hiệu bị kẻ xấu mang ra ngoài trụ sở trái phép.

Việc ban hành quy chế nội bộ giúp tập thể nhân viên có căn cứ thực hiện đúng thẩm quyền, giữ gìn tính minh bạch và bảo vệ an toàn cho các giao dịch kinh doanh của công ty.

Xử lý thay đổi con dấu và phương thức tra cứu xác thực

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể phải thay đổi tên gọi, điều chỉnh loại hình kinh doanh, chuyển địa chỉ trụ sở hoặc đối mặt với sự cố thất lạc con dấu. Những tình huống này đòi hỏi ban lãnh đạo phải xử lý linh hoạt, đúng trình tự để duy trì tính liên tục cho các giao dịch kinh tế.

Đồng thời, khi làm việc với các đối tác thương mại mới, doanh nghiệp cần biết cách tra cứu, đối chiếu thông tin con dấu trên chứng từ nhằm phòng ngừa rủi ro ký kết hợp đồng với các đơn vị không có thật hoặc người ký không có thẩm quyền.

Thủ tục hủy hoặc làm lại con dấu khi thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh

Khi doanh nghiệp thay đổi tên riêng, chuyển đổi từ công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần, con dấu cũ sẽ không còn phù hợp với Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới. Lúc này, doanh nghiệp cần đặt làm con dấu mới và lập biên bản tiêu hủy con dấu cũ để lưu trữ nội bộ.

Theo quy định hiện nay, doanh nghiệp không phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an hay gửi thông báo hủy mẫu dấu lên Phòng Đăng ký kinh doanh. Toàn bộ quy trình hủy con dấu cũ do doanh nghiệp tự thực hiện và tự chịu trách nhiệm trước các thành viên góp vốn.

Biên bản hủy con dấu cũ cần ghi nhận đầy đủ thời gian, địa điểm, thành phần tham gia chứng kiến, lý do hủy con dấu và phương thức hủy mặt dấu. Phương thức hủy an toàn là cắt đứt rời các phần của mặt cao su thành nhiều mảnh nhỏ, để mặt dấu đó không còn khả năng chấm mực dập lại trên bất kỳ văn bản nào.

Trong tình huống không may làm mất con dấu công ty, bạn cần bình tĩnh thực hiện ngay các công việc sau để hạn chế rủi ro pháp lý:

• Làm việc với cơ quan công an: Người đại diện theo pháp luật làm đơn trình báo mất con dấu gửi đến công an khu vực nơi xảy ra sự việc để ghi nhận thời điểm thất lạc.
• Lập biên bản nội bộ: Ban giám đốc tổ chức họp, lập biên bản xác định nguyên nhân mất dấu, trách nhiệm của người được giao bảo quản tại thời điểm xảy ra sự cố.
• Gửi thông báo đến đối tác và ngân hàng: Soạn thảo văn bản thông báo về việc con dấu cũ đã bị thất lạc và mất hiệu lực kể từ thời điểm cụ thể, gửi văn bản đến các ngân hàng nơi mở tài khoản thanh toán và các đối tác làm ăn thường xuyên.
• Khắc lại con dấu mới: Tiến hành đặt làm con dấu mới theo đúng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hiện hành, cập nhật mẫu dấu mới với các tổ chức tín dụng để duy trì hoạt động giao dịch tiền gửi, tiền vay.

Việc gửi thông báo kịp thời đến ngân hàng và các đối tác khi thất lạc dấu giúp các bên chủ động kiểm tra kỹ chữ ký, tạm ngưng xử lý giao dịch bất thường để hạn chế phát sinh thiệt hại tài chính hoặc giao nhận hàng hóa nhầm lẫn.

Phương thức đối chiếu thông tin con dấu trong giao dịch thương mại

Khi nhận được hợp đồng kinh tế hoặc biên bản nghiệm thu từ đối tác, bạn không nên chỉ nhìn lướt qua con dấu đỏ mà cần đối chiếu kỹ từng chi tiết thông tin. Con dấu chỉ thực sự có giá trị khi nội dung trên mặt dấu phản ánh trung thực tình trạng pháp lý hiện tại của bên ký kết.

Do hệ thống đăng ký kinh doanh hiện nay không còn lưu trữ hình ảnh mẫu con dấu công khai, bạn không thể tra cứu hình dáng con dấu trên mạng internet như giai đoạn trước. Vì vậy, phương pháp xác thực hiệu quả là đối chiếu thông tin định danh bằng các công cụ dữ liệu mở của cơ quan quản lý nhà nước.

Khi kiểm tra tính hợp pháp của con dấu trên văn bản, bạn nên rà soát theo các tiêu chí sau:

• Tra cứu mã số doanh nghiệp: Nhập mã số doanh nghiệp trên con dấu vào Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để kiểm tra xem doanh nghiệp đó có đang trong tình trạng hoạt động hay đã giải thể, tạm ngừng kinh doanh.
• Kiểm tra tính chuẩn xác của tên công ty: Tên công ty trên con dấu phải trùng khớp từng chữ cái, dấu chấm, dấu phẩy với tên đã đăng ký trên hệ thống thông tin quốc gia.
• Đối chiếu thẩm quyền người ký văn bản: Xem xét người ký tên bên cạnh con dấu có đúng là người đại diện theo pháp luật được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hay không. Nếu người ký là phó giám đốc hoặc giám đốc chi nhánh, bạn cần yêu cầu cung cấp văn bản ủy quyền hợp lệ từ người đại diện theo pháp luật.
• Đánh giá hình thức vết mực dập: Vết mực từ con dấu thật thường ngấm sâu vào các sợi cellulose của giấy, có độ đậm nhạt tự nhiên theo lực tay ấn, viền mép chữ hơi đậm hơn phần ruột. Ngược lại, con dấu được in màu kỹ thuật số quét lên giấy thường có bề mặt mực bóng loáng, không ngấm vào thớ giấy, khi soi dưới ánh đèn sáng có thể nhìn thấy các hạt màu li ti nhân tạo.

Nếu phát hiện con dấu của đối tác có dấu hiệu sai lệch mã số thuế, chữ in mờ nhạt hoặc người ký từ chối xuất trình giấy ủy quyền, bạn nên tạm dừng việc ký kết hoặc tạm hoãn chuyển tiền đặt cọc. Việc đối chiếu cẩn trọng thông tin con dấu giúp doanh nghiệp phòng ngừa rủi ro pháp lý và thất thoát tài sản khi ký kết hợp đồng.

Hướng dẫn bảo quản con dấu và duy trì độ nét khi sử dụng

Một con dấu liền mực nếu được bảo quản đúng cách có thể phục vụ công việc đóng dập trong nhiều năm mà không bị chai cứng mặt cao su hay hỏng hóc khay mực. Việc nắm vững cách châm mực, bảo dưỡng mặt dấu và điều chỉnh lực dập giúp dấu đóng ra luôn rõ chữ, đều màu.

Sau một thời gian sử dụng, bụi giấy và cặn mực khô có thể bám vào các khe chữ nhỏ, làm nét chữ bị dày lên hoặc mờ nhạt. Bạn có thể tự vệ sinh và châm thêm mực theo hướng dẫn kỹ thuật dưới đây để con dấu luôn vận hành trơn tru.

Kỹ thuật vệ sinh và bảo dưỡng mặt dấu cao su

Mặt dấu cao su khắc bằng laser có độ bền bỉ cao, nhưng nếu để mực đóng cặn lâu ngày, các rãnh chữ sẽ bị lấp đầy, khiến con dấu bị bệt mực khi đóng dập. Khi thấy nét chữ dập ra bị nhòe dù lượng mực trong khay không quá nhiều, đó là lúc bạn cần vệ sinh mặt cao su.

Để làm sạch mặt dấu, bạn ấn thân dấu xuống một khoảng ngắn rồi bấm nút khóa hai bên hông cán để cố định mặt dấu lộ ra ngoài. Sử dụng một chiếc tăm bông mềm hoặc bàn chải lông mịn chấm nhẹ vào cồn y tế nồng độ thấp hoặc nước ấm pha xà phòng loãng, sau đó lau nhẹ nhàng lên bề mặt các con chữ.

Tránh dùng các vật sắc nhọn bằng kim loại như kim bấm, đầu dao rọc giấy để cạy các vết bẩn bám trên mặt dấu, vì kim loại sẽ làm xước hoặc rách các nét chữ cao su mỏng manh. Sau khi lau sạch bụi bẩn và mực khô, bạn dùng khăn giấy mềm thấm khô hoàn toàn mặt dấu rồi mới mở khóa cán dấu về vị trí ban đầu.

Bạn cũng nên bảo quản con dấu ở nơi khô ráo, thoáng mát, tránh để con dấu tiếp xúc trực tiếp với ánh nắng mặt trời gay gắt hoặc để gần các nguồn nhiệt cao như nóc tủ lạnh, cục nóng điều hòa. Nhiệt độ quá cao có thể làm biến dạng vỏ nhựa của cán dấu và làm mặt cao su bị lão hóa, giảm độ đàn hồi tự nhiên.

Cách châm thêm mực và lựa chọn loại mực phù hợp

Khi thấy dấu đóng ra nhạt màu, bạn cần châm thêm mực vào khay chứa bên trong cán dấu. Không nên cố dùng sức đè thật mạnh tay để dấu đậm hơn, vì lực ép quá mức có thể làm hỏng cán dấu mà không cải thiện được độ đậm của vết mực.

Quy trình châm mực cho dòng cán lật tự động được thực hiện qua các bước sau:

• Bước một: Dùng ngón tay ấn nhẹ thân cán dấu xuống khoảng năm milimet, nhấn chốt khóa hai bên thân dấu để cố định vị trí.
• Bước hai: Dùng tay đẩy nhẹ khay chứa mực từ phía sau để khay trượt ra khỏi thân cán dấu thật êm.
• Bước ba: Nhỏ từng giọt mực dấu phổ thông dàn đều khắp bề mặt khay mực với lượng vừa đủ làm ẩm đều lớp xốp, chờ mực ngấm đều vào lõi rồi mới lắp khay vào cán.
• Bước bốn: Đẩy khay mực trở lại khe cắm trên thân cán dấu cho đến khi nghe tiếng tách khớp nối, sau đó ấn nhẹ thân dấu để nhả chốt khóa hông.

Một lưu ý rất quan trọng là bạn phải chọn đúng loại mực tương thích với chất liệu mặt dấu và bề mặt cần đóng. Đối với giấy in văn phòng thông thường, bạn chỉ nên sử dụng mực gốc nước chuyên dùng cho cán dấu lật.

Tuyệt đối không đổ các loại mực dầu không rõ nguồn gốc, mực lông dầu viết bảng hoặc cồn pha màu vào khay mực cao su thông thường. Những loại hóa chất dung môi này có thể làm tan chảy lớp xốp của khay mực, làm phồng rộp bề mặt cao su và làm hỏng hoàn toàn con dấu của bạn.

Đối với các bề mặt đặc thù khó bám mực như túi nilon, bao bì màng nhôm, giấy cán màng bóng hoặc kim loại, bạn phải sử dụng loại khay dấu riêng biệt kết hợp với mực dấu chuyên dụng nhanh khô. Loại mực này bốc hơi rất nhanh nên đòi hỏi khay chứa phải có nắp đậy kín khít sau mỗi lần sử dụng để tránh bị khô mực.

Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn bảo quản và châm mực giúp con dấu đóng ra văn bản sắc nét, đồng thời kéo dài thời gian sử dụng cán dấu.

Để đặt làm các mẫu con dấu theo yêu cầu hoặc nhận báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.