Mục lục
Nhiều người điều hành doanh nghiệp thường băn khoăn về việc làm lại con dấu mỗi khi có thay đổi trên giấy phép kinh doanh. Việc thay đổi con dấu không phải lúc nào cũng cần thiết, mà phụ thuộc hoàn toàn vào thông tin thực tế đang khắc trên mặt dấu cũ. Khi nội dung hiển thị trên mặt con dấu vẫn trùng khớp với giấy tờ pháp lý mới, bạn hoàn toàn có thể tiếp tục sử dụng con dấu đó trong các giao dịch hàng ngày.
Trong phạm vi cơ sở sản xuất con dấu hoạt động theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP, việc khắc dấu phải tuân thủ trình tự tiếp nhận hồ sơ nghiêm ngặt. Doanh nghiệp chỉ cần làm lại mộc tròn khi có sự sai lệch thông tin định danh, hoặc khi con dấu bị hư hỏng, mất mát. Việc hiểu rõ từng trường hợp cụ thể giúp bạn tiết kiệm thời gian, đồng thời tránh làm gián đoạn các công việc ký kết giấy tờ tại đơn vị.
Mỗi loại hình doanh nghiệp, mỗi giai đoạn hoạt động đều có những yêu cầu quản lý con dấu riêng biệt. Dưới đây là những phân tích thực tế, chi tiết, giúp bạn đưa ra quyết định chính xác cho con dấu của công ty mình.
Dấu công ty có cần thay đổi không
Doanh nghiệp hiện nay có quyền tự chủ rất lớn đối với hình thức, số lượng và nội dung thể hiện trên con dấu. Bạn không còn bị ràng buộc bởi các mẫu khuôn cứng nhắc như các thời kỳ trước đây. Quyền tự quyết này giúp người quản lý chủ động hơn trong việc lựa chọn con dấu phù hợp với mô hình hoạt động.
Trước đây, mỗi khi thay đổi mẫu con dấu, doanh nghiệp phải nộp hồ sơ thông báo lên cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, thành phố. Hiện nay, thủ tục thông báo mẫu con dấu lên cổng thông tin quốc gia đã được bãi bỏ. Doanh nghiệp chỉ cần tự khắc con dấu mới, tự ban hành quy chế sử dụng trong nội bộ và chịu trách nhiệm trước các đối tác giao dịch.
Việc có cần đổi con dấu hay không phụ thuộc trực tiếp vào các thông tin đang hiển thị trên mặt mộc hiện tại. Bạn chỉ cần đối chiếu từng dòng nội dung trên con dấu cũ với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới được cấp để xác định mức độ trùng khớp.
Sự thống nhất giữa con dấu và hồ sơ doanh nghiệp là yếu tố tiên quyết trong mọi giao dịch thương mại. Khi thông tin trên con dấu khác biệt với giấy tờ đăng ký, đối tác có thể từ chối ký kết vì lo ngại rủi ro pháp lý. Vì vậy, việc kiểm tra kỹ mặt con dấu hiện có là bước đầu tiên bạn cần làm trước khi quyết định khắc mới.
Nhiều người cho rằng cứ mỗi lần sửa đổi giấy phép kinh doanh là phải làm lại con dấu. Việc này chưa thực sự cần thiết, dễ gây tốn thời gian và công sức nếu thông tin trên mặt dấu không thay đổi. Bạn chỉ cần đánh giá đúng nội dung hiển thị, từ đó chọn phương án giữ nguyên hay đặt khắc con dấu mới cho phù hợp.
Các trường hợp cần thay đổi con dấu công ty
Khi thông tin trên giấy phép kinh doanh thay đổi mà thông tin đó lại xuất hiện trên mặt con dấu, bạn nên làm lại con dấu mới. Nếu tiếp tục dùng con dấu cũ mang thông tin sai lệch, văn bản ban hành sẽ mất đi tính đồng bộ. Các đối tác giao dịch có quyền nghi ngờ tính đại diện của con dấu, dẫn đến nhiều phiền phức trong công việc hàng ngày.
Việc nhận diện đúng các trường hợp cần thay đổi con dấu giúp doanh nghiệp chủ động lập kế hoạch đặt khắc. Điều này tránh được tình trạng hợp đồng bị hoãn ký, hoặc chứng từ kế toán bị cơ quan kiểm toán yêu cầu giải trình. Dưới đây là ba trường hợp điển hình nhất mà bạn nên tiến hành đổi con dấu tròn của đơn vị.
Thay đổi tên doanh nghiệp hoặc mã số doanh nghiệp
Tên gọi là yếu tố nhận diện quan trọng nhất của một tổ chức kinh tế trên thị trường. Khi doanh nghiệp đổi tên tiếng Việt hoặc chuyển đổi loại hình tổ chức, dấu tròn công ty cần được khắc lại. Trường hợp thay đổi tên viết tắt, công ty chỉ cần khắc lại dấu nếu trên mặt mộc cũ có thể hiện thông tin này. Con dấu mang tên cũ sẽ không còn giá trị đại diện cho một pháp nhân vừa được cấp tên mới trên giấy tờ.
Việc chuyển đổi loại hình công ty, ví dụ từ công ty trách nhiệm hữu hạn sang công ty cổ phần, cũng làm thay đổi phần tiền tố trong tên gọi. Dù phần tên riêng vẫn giữ nguyên, con dấu cũ vẫn không còn phản ánh đúng loại hình kinh doanh hiện tại. Các cơ quan chức năng, ngân hàng thương mại sẽ từ chối các chứng từ đóng con dấu mang thông tin loại hình cũ.
Mã số doanh nghiệp, đồng thời là mã số thuế, là dãy số định danh của mỗi công ty. Dù trường hợp thay đổi mã số rất hiếm gặp, nhưng khi có sự điều chỉnh mã số do chia tách hoặc sáp nhập, bạn nên khắc con dấu mới. Thông tin mã số thuế trên con dấu phải luôn trùng khớp tuyệt đối với dữ liệu quản lý thuế của nhà nước.
Nếu cố tình dùng con dấu có tên cũ đóng lên các hợp đồng mới, bạn sẽ gặp rủi ro lớn trong quá trình thực hiện cam kết. Đối tác có thể yêu cầu ký lại, hủy hợp đồng, hoặc từ chối chuyển tiền thanh toán theo tiến độ. Do đó, ngay khi có giấy phép kinh doanh mới, bạn nên làm lại con dấu để sử dụng đồng bộ.
Con dấu cũ có khắc địa chỉ trụ sở đã thay đổi
Trong nhiều năm trước, phong cách khắc dấu thường bao gồm tên quận, huyện hoặc tỉnh thành nơi công ty đặt trụ sở. Đây là thói quen trình bày cũ, nhằm mục đích xác định vị trí hoạt động của doanh nghiệp trên con dấu. Khi bạn chuyển trụ sở sang địa bàn quận khác, hoặc tỉnh khác, dòng địa danh trên mặt dấu sẽ trở thành thông tin sai lệch.
Sự sai lệch giữa địa chỉ trên giấy phép kinh doanh và địa chỉ trên con dấu gây ra nhiều trở ngại trong thực tế. Các đơn vị công chứng, cơ quan bảo hiểm xã hội, hoặc chi cục thuế thường kiểm tra rất kỹ sự thống nhất này. Nếu phát hiện địa danh trên con dấu không khớp với giấy tờ, họ có quyền yêu cầu doanh nghiệp giải trình hoặc từ chối xử lý hồ sơ.
Hiện nay, nhiều địa phương cũng tiến hành sáp nhập, điều chỉnh địa giới hành chính của các phường, xã, quận, huyện. Khi tên đơn vị hành chính thay đổi, con dấu có khắc tên cũ cũng rơi vào tình trạng không còn phù hợp. Bạn nên xem xét thay đổi con dấu trong trường hợp này để thuận tiện cho việc giao dịch lâu dài.
Để tránh phải thay đổi con dấu nhiều lần trong tương lai, bạn nên chọn mẫu thiết kế không có địa danh. Khi khắc dấu mới, bạn chỉ cần đưa tên công ty và mã số doanh nghiệp vào mặt mộc tròn. Bố cục tinh gọn này giúp bạn thoải mái chuyển địa chỉ văn phòng mà không bao giờ phải lo lắng về việc đổi lại con dấu.
Con dấu bị mòn, hư hỏng hoặc thất lạc
Bên cạnh các lý do thay đổi hồ sơ, những hư hại vật lý trong quá trình sử dụng cũng là nguyên nhân phổ biến khiến bạn phải làm lại con dấu. Sau thời gian dài đóng dấu với tần suất lớn, mặt cao su có thể bị mòn vẹt, nứt nẻ, hoặc biến dạng. Khi đó, hình ảnh con dấu dập ra giấy sẽ bị mất nét, chữ bị đứt quãng, khiến người xem khó đọc được mã số thuế.
Một vết dấu mờ nhạt, nhòe mực, hoặc khuyết góc sẽ làm giảm tính trang nghiêm của các biên bản, hợp đồng kinh tế. Đối tác có thể nghi ngờ văn bản bị làm giả, dẫn đến việc họ yêu cầu đóng dấu lại nhiều lần. Trong trường hợp này, việc tiếp tục tận dụng con dấu cũ bị hỏng sẽ mang lại nhiều phiền toái hơn là lợi ích.
Trường hợp con dấu bị mất cắp, hoặc thất lạc trong quá trình di dời văn phòng là một sự cố nghiêm trọng. Doanh nghiệp cần nhanh chóng họp nội bộ, lập biên bản ghi nhận sự việc và ban hành quyết định hủy bỏ giá trị của con dấu bị mất. Sau đó, người điều hành nên liên hệ cơ sở làm dấu để làm con dấu mới đưa vào thay thế, giúp duy trì hoạt động liên tục.
Cơ cấu thân dấu bấm lật sau nhiều năm sử dụng cũng có thể bị lỏng hoặc xuống cấp, làm cho mặt dấu dập không đều lực. Nếu chỉ hư hỏng phần cán dấu hoặc khay mực, bạn có thể thay thế phụ kiện rời. Khi mặt cao su đã biến dạng nặng, việc đặt khắc lại toàn bộ con dấu mới sẽ giúp hình ảnh đóng ra sắc nét và đều mực.
Dưới đây là bảng tổng hợp các trường hợp thực tế và phương án xử lý con dấu tương ứng:
| Trường hợp biến động thực tế | Tình trạng mặt con dấu hiện có | Yêu cầu xử lý con dấu |
|---|---|---|
| Đổi tên công ty hoặc đổi loại hình | Mặt con dấu đang dùng mang tên cũ | Cần đặt khắc con dấu mới |
| Đổi địa chỉ trụ sở sang quận, huyện khác | Mặt con dấu cũ có khắc tên quận, huyện | Cần khắc lại để khớp thông tin |
| Đổi địa chỉ trụ sở sang quận, huyện khác | Mặt con dấu chỉ có tên công ty và mã số | Không cần đổi, tiếp tục sử dụng bình thường |
| Thay đổi người đại diện theo pháp luật | Mặt con dấu chỉ có tên công ty và mã số | Không cần đổi, tiếp tục sử dụng bình thường |
| Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh | Mặt con dấu công ty đang sử dụng | Không cần đổi, tiếp tục sử dụng bình thường |
| Con dấu bị rách cao su, mòn nét, thất lạc | Vết dập không còn rõ chữ hoặc mất dấu | Cần khắc lại con dấu mới thay thế |
Trường hợp không cần thay đổi con dấu doanh nghiệp
Không phải mọi sự thay đổi trong giấy phép kinh doanh đều kéo theo nghĩa vụ phải làm lại con dấu tròn. Có rất nhiều trường hợp doanh nghiệp điều chỉnh nội dung đăng ký hoạt động nhưng con dấu vẫn được giữ nguyên vẹn. Việc nắm rõ các trường hợp này giúp bạn tránh lãng phí thời gian, đồng thời không làm xáo trộn quy trình làm việc nội bộ.
Nhiều người quản trị khi thấy giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có số lần thay đổi tăng lên liền vội vã đi đặt làm con dấu mới. Đây là việc làm không cần thiết nếu các thông tin hiển thị trên mộc tròn không hề bị ảnh hưởng. Dưới đây là hai trường hợp phổ biến mà bạn không cần phải thay đổi con dấu của công ty.
Thay đổi địa chỉ khi mặt dấu không chứa địa danh
Việc thay đổi địa chỉ công ty có cần thay đổi con dấu hay không phụ thuộc vào việc trên mặt con dấu của bạn có khắc chữ chỉ địa danh hành chính hay không. Nếu con dấu của bạn được thiết kế theo xu hướng hiện đại, chỉ gồm tên công ty và mã số doanh nghiệp, bạn hoàn toàn không phải đổi dấu.
Bố cục con dấu tinh giản chỉ thể hiện tên pháp nhân bao quanh vòng ngoài, cùng mã số thuế nằm ở giữa hoặc vòng dưới. Thiết kế này vừa giữ tính thẩm mỹ, vừa tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp khi có biến động về địa điểm kinh doanh. Dù công ty bạn dời trụ sở từ phường này sang phường khác, từ quận này sang quận khác, thông tin trên con dấu vẫn đúng từng chi tiết.
Trong thực tế giao dịch, đối tác và ngân hàng thường đối chiếu sự trùng khớp giữa tên doanh nghiệp cùng mã số thuế trên giấy tờ với con dấu dập ra. Nhiều bên không yêu cầu con dấu phải thể hiện địa chỉ trụ sở mới. Do đó, việc tiếp tục dùng con dấu cũ vẫn đáp ứng tốt công việc trong các giao dịch phù hợp.
Việc giữ nguyên con dấu giúp doanh nghiệp duy trì tính liên tục của các chứng từ, không mất công thông báo mẫu dấu mới cho hệ thống bạn hàng. Bạn chỉ cần tập trung vào việc cập nhật địa chỉ trên hóa đơn điện tử và các ấn phẩm nhận diện văn phòng. Đây là phương án thuận tiện, hợp lý mà nhiều đơn vị đang áp dụng thành công.
Thay đổi người đại diện pháp luật hoặc ngành nghề
Con dấu tròn công ty là tài sản đại diện cho tư cách pháp nhân của cả tổ chức, chứ không đại diện cho riêng cá nhân nào. Người đại diện theo pháp luật chỉ là người có quyền thay mặt công ty thực hiện các quyền và nghĩa vụ trong phạm vi thẩm quyền. Khi công ty thay đổi giám đốc, tổng giám đốc, hoặc chủ tịch hội đồng quản trị, con dấu công ty vẫn giữ nguyên giá trị sử dụng.
Trên mặt con dấu tròn của doanh nghiệp thông thường không bao giờ khắc họ tên của người đại diện. Vì vậy, việc chuyển giao vị trí điều hành từ người này sang người khác không làm ảnh hưởng đến hình thức hay nội dung con dấu. Người đại diện pháp luật mới chỉ cần tiếp nhận con dấu thông qua biên bản bàn giao nội bộ và tiếp tục ký tên, đóng dấu lên các tài liệu.
Tương tự, việc doanh nghiệp mở rộng quy mô, bổ sung thêm hàng chục ngành nghề kinh doanh mới cũng không tác động đến con dấu. Ngành nghề hoạt động được ghi nhận trên cổng thông tin quốc gia và hồ sơ thuế, không nằm trong các yếu tố nhận diện trên mộc tròn. Bạn không cần phải làm bất kỳ thủ tục nào liên quan đến con dấu khi thay đổi các thông tin này.
Các biến động khác như thay đổi cơ cấu cổ đông, tăng giảm vốn điều lệ cũng thuộc nhóm không phải đổi con dấu. Bạn có thể an tâm sử dụng con dấu hiện có cho mọi hoạt động ký kết, giao dịch hàng ngày. Nếu người điều hành mới có nhu cầu đồng bộ hóa chữ ký, bạn có thể trang bị thêm dấu chữ ký hoặc dấu chức danh cá nhân cho riêng người đó để thuận tiện làm việc.
Thủ tục thay đổi con dấu công ty đúng quy định
Khi đã xác định doanh nghiệp cần đổi con dấu, bạn nên nắm rõ quy trình thực hiện để công việc diễn ra suôn sẻ. Các bước đổi con dấu hiện nay khá thuận tiện. Bạn chỉ cần liên hệ cơ sở khắc dấu, cung cấp thông tin đối chiếu và nhận sản phẩm hoàn thiện.
Tuy nhiên, bạn cũng cần chú ý đến nguồn gốc của con dấu cũ đang sử dụng để có cách xử lý phù hợp. Một số con dấu thuộc diện quản lý trước đây sẽ cần nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền theo đúng trình tự. Dưới đây là các bước chi tiết bạn cần triển khai khi làm con dấu mới.
Khắc con dấu mới và hồ sơ cần chuẩn bị
Trong phạm vi cơ sở sản xuất con dấu thực hiện theo Nghị định 96/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 56/2023/NĐ-CP), cơ sở có trách nhiệm kiểm tra giấy tờ, ghi chép sổ theo dõi khi nhận khắc dấu. Bạn nên chuẩn bị bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để cơ sở đối chiếu thông tin. Người trực tiếp liên hệ nếu không đứng tên đại diện thì nên chuẩn bị thêm giấy ủy quyền cùng giấy tờ tùy thân.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, thợ khắc dấu sẽ thiết kế bản vẽ phác thảo trên máy tính để gửi bạn duyệt trước. Khi kiểm tra bản vẽ, bạn cần soi kỹ từng ký tự trong tên công ty, dấu thanh tiếng Việt, cùng từng chữ số của mã số doanh nghiệp. Bạn cũng nên thống nhất về kiểu chữ, độ đậm của đường viền bao quanh để con dấu dập ra đạt độ thẩm mỹ cao.
Mặt con dấu nên được gia công bằng công nghệ khắc laser hiện đại trên phôi cao su để nét chữ được sắc bén, sâu nét. Cán dấu lật tự động từ các thương hiệu như Shiny hoặc Trodat sẽ giúp thao tác dập êm ái, khay mực được đóng mở nhẹ nhàng, không gây lem mực ra tay. Sau khi khắc xong, bạn nên dập thử nhiều lần ra giấy trắng để kiểm tra độ rõ ràng của từng chi tiết trước khi nhận bàn giao.
Để hỗ trợ thêm cho các giao dịch kế toán, bạn có thể cân nhắc đặt thêm dấu mã số thuế dạng vuông. Con dấu này giúp nhân viên văn thư dập nhanh thông tin doanh nghiệp lên các chứng từ giao nhận, phiếu thu, phiếu chi mà không cần dùng đến con dấu tròn pháp nhân.
Xử lý con dấu cũ do cơ quan công an cấp
Với những đơn vị thành lập từ giai đoạn trước, con dấu có thể từng do cơ quan công an cấp kèm Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Khi chuyển sang dùng con dấu mới, bạn cần mang nộp lại con dấu cũ cùng giấy chứng nhận về cơ quan công an nơi đã cấp ban đầu.
Hồ sơ nộp lại con dấu cũ thường bao gồm văn bản đề nghị trả lại con dấu của doanh nghiệp, con dấu cũ bằng đồng hoặc cao su, cùng bản gốc Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Sau khi tiếp nhận đầy đủ tài liệu, cán bộ công an sẽ lập biên bản thu hồi con dấu và cấp giấy xác nhận đã thu hồi con dấu cho doanh nghiệp. Giấy xác nhận này là chứng từ quan trọng để bạn lưu vào hồ sơ công ty, dùng để giải trình với các bên khi có yêu cầu.
Trường hợp con dấu hiện tại của bạn là con dấu do doanh nghiệp tự khắc và tự quản lý từ sau ngày luật mới có hiệu lực, bạn không phải mang nộp cho cơ quan công an. Doanh nghiệp có toàn quyền tự quyết định việc lưu giữ con dấu cũ làm tài liệu lưu trữ, hoặc tiến hành tiêu hủy mặt mộc bằng cách cắt hủy nét chữ cao su. Việc tự hủy mặt dấu cũ là biện pháp an toàn để tránh nguy cơ con dấu bị thất lạc và đóng khống lên các văn bản ngoài ý muốn.
Quy trình các bước thay đổi con dấu doanh nghiệp cụ thể như sau:
| Trình tự các bước | Nội dung thao tác thực tế | Bộ phận chịu trách nhiệm |
|---|---|---|
| Bước 1: Rà soát giấy tờ | Kiểm tra giấy phép mới, chốt thông tin cần thể hiện trên con dấu | Bộ phận pháp chế hoặc văn thư |
| Bước 2: Đặt khắc con dấu | Gửi giấy phép kinh doanh, duyệt bản vẽ thiết kế, chọn loại cán dấu | Cơ sở sản xuất con dấu hợp pháp |
| Bước 3: Nghiệm thu sản phẩm | Đóng thử vết dấu lên giấy trắng, kiểm tra nét chữ, nhận bàn giao | Cơ sở sản xuất con dấu hợp pháp |
| Bước 4: Xử lý con dấu cũ | Nộp lại con dấu công an cấp hoặc làm thủ tục hủy mặt dấu cũ tại chỗ | Công an quản lý hoặc nội bộ công ty |
| Bước 5: Cập nhật thông tin | Ban hành quy chế dùng dấu mới, cập nhật mẫu dấu với ngân hàng | Lãnh đạo doanh nghiệp, kế toán |
Quản lý con dấu mới và xử lý rủi ro giai đoạn chuyển tiếp
Thời điểm chuyển giao giữa con dấu cũ và con dấu mới là giai đoạn nhạy cảm trong công tác văn thư lưu trữ của mỗi doanh nghiệp. Nếu không có kế hoạch thông báo rõ ràng, các giao dịch tài chính hoặc thanh toán hợp đồng có thể bị gián đoạn. Người quản lý cần có phương án kiểm soát chặt chẽ để duy trì tính pháp lý liên tục cho các hoạt động của công ty.
Doanh nghiệp cần nhanh chóng thiết lập các quy định nội bộ về việc cất giữ, bàn giao và thẩm quyền sử dụng con dấu mới. Sự cẩn trọng này giúp phòng ngừa tối đa các tranh chấp nội bộ, cũng như ngăn chặn hành vi lạm quyền của các nhân sự liên quan. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn cần thực hiện ngay sau khi có con dấu mới.
Hợp đồng đã đóng con dấu cũ
Rất nhiều người lo lắng rằng khi công ty đổi con dấu mới thì những hợp đồng kinh tế đã đóng con dấu cũ trước đây sẽ bị mất hiệu lực. Đây là sự lo lắng hoàn toàn không có căn cứ thực tế. Các văn bản, hợp đồng được ký kết và đóng dấu hợp pháp tại thời điểm quá khứ vẫn giữ nguyên vẹn giá trị ràng buộc giữa các bên tham gia.
Tính pháp lý của một văn bản giao dịch được xem xét dựa trên năng lực của người ký và tính hợp lệ của con dấu tại đúng ngày ký kết. Việc doanh nghiệp thay đổi con dấu sau đó không làm thay đổi các cam kết đã được xác lập trước đó. Bạn không cần phải ký lại toàn bộ các hợp đồng cũ, trừ khi các bên có thỏa thuận riêng về việc gia hạn hoặc bổ sung điều khoản mới.
Tuy nhiên, đối với các hợp đồng kinh tế đang trong giai đoạn nghiệm thu, giải ngân hoặc quyết toán dài hạn, bạn nên chủ động gửi văn bản thông báo cho đối tác. Văn bản này đính kèm bản sao giấy phép kinh doanh mới cùng hình ảnh vết dập con dấu mới để đối tác cập nhật vào hồ sơ quản lý. Việc làm này giúp nhân viên kế toán của đối tác dễ dàng nhận diện con dấu mới khi xử lý các biên bản bàn giao, phiếu yêu cầu thanh toán tiếp theo.
Đặc biệt, việc cập nhật con dấu mới tại các ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp mở tài khoản là thủ tục cần thực hiện sớm. Ngân hàng kiểm soát chữ ký và con dấu trên các ủy nhiệm chi cực kỳ nghiêm ngặt dựa trên hồ sơ mẫu dấu đã đăng ký trong hệ thống. Nếu bạn đóng con dấu mới lên chứng từ rút tiền mà chưa làm thủ tục đổi mẫu dấu tại quầy ngân hàng, lệnh thanh toán của bạn chắc chắn sẽ bị từ chối xử lý.
Ban hành quy chế nội bộ về quản lý con dấu mới
Khi quyền quyết định con dấu thuộc về doanh nghiệp, trách nhiệm quản lý an toàn con dấu cũng hoàn toàn do người đứng đầu đơn vị chịu trách nhiệm. Người đại diện theo pháp luật nên ký ban hành một bản “Quy chế quản lý và sử dụng con dấu” áp dụng thống nhất trong toàn bộ công ty. Bản quy chế này cần nêu rõ địa điểm cất giữ con dấu, người được giao nhiệm vụ quản lý và quy trình phê duyệt đóng dấu.
Thông thường, con dấu công ty nên giao cho nhân viên văn thư hoặc kế toán cất giữ trong két có khóa cẩn thận. Con dấu chỉ nên mang ra sử dụng khi có sự đồng ý của người có thẩm quyền ký văn bản. Bạn cần đưa vào quy chế nội bộ việc không cho nhân sự tự ý mang con dấu ra ngoài trụ sở công ty nếu chưa có sự phê duyệt bằng văn bản từ giám đốc.
Quy chế nội bộ cũng cần quy định rõ ràng rằng con dấu chỉ được dập sau khi người đại diện đã ký sống lên văn bản. Hành vi đóng dấu khống chỉ lên các tờ giấy trắng chưa có nội dung là hành vi cực kỳ nguy hiểm, tiềm ẩn nguy cơ bị lợi dụng chiếm đoạt tài sản. Bộ phận giữ dấu cần mở một cuốn sổ theo dõi đóng dấu để ghi nhận ngày tháng, tên tài liệu, số lượng bản đóng và người tiếp nhận văn bản.
Trong quá trình sử dụng hàng ngày, bạn nên dùng các loại mực dấu phổ thông chất lượng để mực thấm đều, không làm chai cứng bề mặt cao su của con dấu. Bạn nên tránh đổ nhầm mực dấu chuyên dụng chứa dung môi cồn vào khay mực của cán dấu văn phòng thông thường, vì dung môi mạnh có thể làm chảy khay mút và làm hỏng kết cấu nhựa của thân dấu.
Doanh nghiệp có nhu cầu làm mới hoặc thay đổi con dấu có thể gửi thông tin giấy phép kinh doanh qua phiếu báo giá trên website để nhận tư vấn bố cục bản vẽ phù hợp.