Quy định về dấu chức danh: tính pháp lý và cách dùng

Khi xử lý giấy tờ nội bộ hoặc giao dịch với đối tác, người duyệt hồ sơ thường dập thêm một con dấu thể hiện chức vụ và tên gọi cá nhân. Việc sử dụng công cụ này giúp các bên nhận biết rõ ràng chức vụ, họ tên người ký, đồng thời giảm bớt thao tác viết tay lặp lại mỗi ngày.

Về mặt hiệu lực thực tế, con dấu này không tạo ra giá trị độc lập, mà luôn gắn chặt với chữ ký sống của người có thẩm quyền. Doanh nghiệp tư nhân được quyền chủ động khắc dấu chức danh theo nhu cầu vận hành, không phải trải qua thủ tục xin phép cơ quan công an.

Để văn bản chuẩn chỉnh, người thực hiện cần đặt mặt dấu ngay ngắn phía dưới nét ký tay, không dập đè lên nét mực viết tay. Dưới đây, chúng tôi chia sẻ chi tiết về bản chất sử dụng, cách phối hợp các loại dấu và kinh nghiệm chọn quy cách mặt dấu khi đặt khắc.

Dấu chức danh là gì và vai trò trong văn bản

Trong hoạt động văn phòng, việc làm rõ thẩm quyền của người đặt bút ký giữ ý nghĩa rất lớn đối với mọi hồ sơ. Con dấu chức danh xuất hiện như một giải pháp thể hiện rõ danh tính, vị trí công tác của người ký tên trên văn bản.

Tuy nhiên, nhiều người vẫn nhầm lẫn về giá trị ràng buộc thực tế của con dấu này khi phát sinh tranh chấp hợp đồng. Để hiểu đúng bản chất, chúng ta cần phân tích cụ thể định nghĩa, công năng nhận diện và mối liên hệ giữa con dấu với chữ ký tay.

Định nghĩa dấu chức danh trong công việc hành chính và giao dịch kinh doanh

Dấu chức danh là loại dấu nội dung thể hiện rõ chức vụ, cùng với họ tên đầy đủ của người được phân công phụ trách. Thiết bị này được dùng trên các tờ trình, thông báo, biên bản làm việc, phiếu thu chi và hợp đồng thương mại.

Về mặt công năng, con dấu này thay thế hoàn toàn việc viết tay lặp lại họ tên, chức vụ của người phê duyệt. Thay vì phải dùng bút ghi rõ chức vụ Giám đốc và họ tên dưới chữ ký, người ký chỉ cần dập mặt dấu xuống giấy. Nét mực in từ con dấu tạo nên sự đồng nhất, chỉn chu trên toàn bộ tập hồ sơ lưu trữ của đơn vị.

Trong môi trường kinh doanh, con dấu xuất hiện trên nhiều loại giấy tờ như bảng báo giá, đơn đặt hàng và biên bản bàn giao. Thiết bị này giúp người tiếp nhận giấy tờ nắm bắt tức thì người ký giữ vị trí gì trong sơ đồ tổ chức của doanh nghiệp. Bạn có thể trang bị thêm dấu chức danh để chuẩn hóa giấy tờ làm việc cho từng bộ phận trong công ty.

Vai trò xác định vị trí và họ tên của người ký duyệt văn bản

Dấu chức danh giúp xác định chính xác vị trí công tác, họ tên người duyệt, giúp hạn chế việc nhầm lẫn thẩm quyền xử lý công việc. Sự minh bạch này hỗ trợ quá trình kiểm tra chéo giữa các phòng ban diễn ra suôn sẻ, thuận tiện hơn.

Nhiều người có nét chữ ký uốn lượn phức tạp, ký tắt hoặc cách điệu khiến người đọc không thể nhận diện được tên thật. Nếu văn bản không in sẵn tên, đối tác tiếp nhận sẽ gặp trở ngại khi cần tra cứu thẩm quyền người ký kết. Mặt dấu dập xuống sẽ hiển thị từng ký tự tên riêng, giúp việc đối chiếu chức danh trên giấy tờ trở nên rõ ràng.

Khi một hợp đồng kinh tế được gửi tới đối tác, vết dấu chức danh giúp đối tác biết rõ người ký là Tổng Giám Đốc, Giám Đốc hay Trưởng phòng. Việc này thúc đẩy tốc độ xét duyệt của bộ phận kiểm soát rủi ro, đồng thời hỗ trợ phân loại hồ sơ lưu trữ khoa học. Nét chữ rõ ràng còn giúp hồ sơ gửi đi thể hiện sự tôn trọng đối với người tiếp nhận văn bản.

Tính pháp lý thực tế của con dấu chức danh

Con dấu chức danh chỉ có tác dụng định danh về mặt hình thức, hiệu lực phụ thuộc hoàn toàn vào chữ ký tay của người có thẩm quyền. Một văn bản chỉ có dấu chức danh dập sẵn mà thiếu chữ ký sống của người đó sẽ không phát sinh giá trị ràng buộc.

Xét về bản chất, con dấu chức danh được xếp vào nhóm con dấu nội dung, tương tự như dấu tên cá nhân. Khung cán nhựa hoặc mặt cao su không thể đại diện cho sự cam kết pháp lý của tổ chức hay cá nhân. Trách nhiệm chỉ phát sinh khi người có thẩm quyền thực tế, được bổ nhiệm hợp lệ, trực tiếp ký tên vào tài liệu.

Trong phạm vi giao dịch dân sự theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015, hình thức giao dịch do các bên tự do thỏa thuận, việc ký tên nhằm xác định ý chí tự nguyện của chủ thể tham gia. Nếu một người tự ý lấy dấu chức danh của lãnh đạo đóng lên văn bản mà không có chữ ký sống hoặc không có ủy quyền, văn bản đó không có hiệu lực thực thi. Con dấu chỉ hiển thị nội dung thông tin, còn chữ ký tay và thẩm quyền thực tế mới là yếu tố quyết định giá trị của tài liệu.

Dấu chức danh có bắt buộc phải sử dụng hay không?

Nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường băn khoăn liệu có bắt buộc phải khắc dấu chức danh cho ban giám đốc hay không. Câu trả lời phụ thuộc vào quy chế vận hành nội bộ và nhu cầu sắp xếp công việc thực tế của từng đơn vị.

Dưới đây, chúng tôi làm rõ các quy định đối với doanh nghiệp ngoài nhà nước, sự khác biệt với dấu tròn công ty và thủ tục đăng ký mẫu dấu. Những thông tin này giúp bạn chủ động lên kế hoạch làm con dấu cho đơn vị mình một cách phù hợp.

Quy định hiện hành đối với doanh nghiệp tư nhân về con dấu cá nhân

Pháp luật doanh nghiệp hiện nay cho phép các công ty tư nhân tự chủ quyết định việc tạo lập, quản lý và sử dụng con dấu chức danh. Cơ quan chức năng không ban hành quy định xử phạt nếu doanh nghiệp không trang bị con dấu chức danh cho người quản lý.

Doanh nghiệp hoạt động theo loại hình công ty trách nhiệm hữu hạn hay công ty cổ phần có toàn quyền quyết định việc sử dụng dấu chức danh. Khi ký hợp đồng, nếu người đại diện theo pháp luật ký tay, sau đó tự viết họ tên và chức vụ của mình, văn bản vẫn có giá trị đầy đủ. Khắc dấu chức danh thực chất là giải pháp hỗ trợ hành chính, giúp tiết kiệm thời gian viết tay cho người duyệt văn bản.

Một số đơn vị quy mô nhỏ chọn phương án chỉ dùng chữ ký tay kết hợp dấu tròn công ty để tinh gọn dụng cụ văn phòng. Ngược lại, các công ty phát sinh nhiều phiếu thu, phiếu xuất kho lại chủ động cấp dấu chức danh cho toàn bộ cấp quản lý. Quyết định đặt làm dấu hoàn toàn xuất phát từ nhu cầu thực tiễn của công việc, không bị ràng buộc bởi mệnh lệnh hành chính.

Điểm khác nhau giữa con dấu tròn pháp nhân và dấu chức danh

Con dấu tròn pháp nhân đại diện cho tư cách pháp lý của tổ chức, trong khi dấu chức danh chỉ mang tính nhận diện cho một vị trí công tác. Hai loại con dấu này có sự khác biệt rõ rệt về tư cách đại diện, mục đích sử dụng và vị trí đóng trên văn bản.

Để giúp bạn phân biệt rõ ràng giữa hai con dấu, bảng so sánh dưới đây nêu chi tiết từng tiêu chí cụ thể:

Bảng so sánh trên chỉ ra rằng dấu tròn công ty gắn liền với tư cách pháp nhân của doanh nghiệp, còn dấu chức danh thuộc về cá nhân người ký. Bạn không thể dùng con dấu chức danh để thay thế cho con dấu tròn khi phát hành các văn bản ra bên ngoài. Việc hiểu rõ ranh giới này giúp bộ phận hành chính sắp xếp hồ sơ đúng thể thức, tránh bị đối tác trả lại tài liệu.

Trường hợp không cần đăng ký mẫu dấu với cơ quan quản lý nhà nước

Khi doanh nghiệp tư nhân đặt khắc con dấu chức danh, đơn vị không phải thực hiện thủ tục thông báo hay đăng ký mẫu dấu tại cơ quan công an. Bạn có thể tự do đặt làm tại các cơ sở khắc dấu và đưa vào sử dụng ngay trong các hoạt động nội bộ.

Thủ tục quản lý mẫu dấu chặt chẽ tại cơ quan chức năng chỉ áp dụng đối với con dấu mang hình quốc huy, con dấu của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập. Đối với khối doanh nghiệp ngoài nhà nước, các loại dấu như dấu chức danh, dấu chữ ký hoặc dấu chức danh phòng ban đều thuộc thẩm quyền quản trị nội bộ. Doanh nghiệp chỉ cần ban hành quyết định bổ nhiệm nhân sự đúng chức vụ để con dấu được sử dụng minh bạch.

Việc không phải qua khâu nộp hồ sơ đăng ký giúp các đơn vị tiết kiệm nhiều thời gian khi kiện toàn nhân sự quản lý. Khi có sự thay đổi cán bộ, ví dụ công ty bổ nhiệm Phó giám đốc mới, đơn vị chỉ cần đặt khắc một con dấu mới đúng tên người tiếp nhận. Con dấu của người tiền nhiệm sẽ được bộ phận hành chính thu hồi, tiêu hủy theo quy chế nội bộ của doanh nghiệp.

Hướng dẫn các bước đóng dấu chức danh đúng quy cách

Việc dập dấu chức danh đòi hỏi thao tác cẩn thận, dứt khoát để hình ảnh in ra rõ nét, không bị nhòe mực hay lệch góc. Một văn bản có con dấu ngay ngắn sẽ tạo thiện cảm tốt cho đối tác, thể hiện tác phong làm việc cẩn trọng.

Để hỗ trợ bạn thực hiện đúng thể thức văn bản, chúng tôi hướng dẫn chi tiết quy trình bốn bước từ khâu kiểm tra tài liệu đến thao tác dập dấu trên thực tế.

Chuẩn bị kiểm tra thẩm quyền người ký và khoảng trống văn bản

Trước khi cầm con dấu, bạn cần kiểm tra nội dung trang giấy, đối chiếu đúng thẩm quyền người ký và nhìn khoảng trống phía dưới chữ ký. Khâu chuẩn bị chu đáo giúp hạn chế tối đa việc đóng nhầm dấu hoặc làm đè chữ lên nhau.

Bạn cần rà soát kỹ phần cuối của văn bản để biết ai là người trực tiếp chịu trách nhiệm phê duyệt. Nếu văn bản quy định chức danh Giám đốc, bạn phải chắc chắn người đặt bút ký chính là người giữ vị trí đó hoặc có giấy ủy quyền hợp lệ. Việc kiểm tra này ngăn chặn tình trạng đóng nhầm dấu của Giám đốc vào chữ ký của nhân sự phòng ban khác.

Ngoài ra, người soạn thảo văn bản cần chừa một khoảng trống vừa đủ phía dưới dòng chữ ký để đặt vừa vặn thân cán dấu. Nếu khoảng cách quá hẹp, khi dập xuống, mép dấu sẽ chạm vào chân chữ ký hoặc đè vào mép dưới cùng của trang in. Bạn nên chỉnh lại khoảng cách giãn dòng trên máy tính trước khi in tài liệu ra để ký duyệt.

Thao tác đóng dấu chức danh ngay ngắn và dứt khoát

Thao tác đóng dấu đòi hỏi người thực hiện đặt thân dấu vuông góc với mặt bàn phẳng, giữ chắc khung cán và ấn xuống dứt khoát. Việc dùng lực đều tay giúp mặt cao su tiếp xúc trọn vẹn với bề mặt giấy, cho ra dòng chữ sắc sảo.

Để vết dấu in ra chuẩn xác, bạn nên thực hiện theo quy trình ba bước như sau:

• Bước 1: Trải phẳng tài liệu trên mặt bàn nhẵn, kiểm tra mặt dưới không có ghim kẹp, bút viết hay bề mặt gồ ghề làm biến dạng nét dấu.
• Bước 2: Cầm chắc thân cán dấu lật tự động, hướng mặt trước của con dấu về phía người nhìn để chữ in xuôi theo chiều đọc văn bản.
• Bước 3: Đặt khung đế con dấu cân đối ngay phía dưới chữ ký, cách chân chữ ký một khoảng nhỏ vừa tầm mắt, dùng lực ấn dứt khoát một lần rồi thả tay ra nhẹ nhàng.

Bạn không nên nghiêng ngả hoặc lắc lư cán dấu sang hai bên khi đang dập, vì chuyển động trượt sẽ khiến mực bị lem ra mép chữ. Với những tài liệu quan trọng, bạn nên dập thử một vài lần ra giấy nháp trắng để kiểm tra độ đậm nhạt của khay mực. Khi thấy mực dàn đều, nét chữ hiện lên thanh thoát, bạn mới tiến hành dập chính thức lên hồ sơ.

Vị trí kết hợp giữa dấu tròn công ty và dấu chức danh

Khi văn bản yêu cầu cả dấu tròn công ty và dấu chức danh, vị trí chuẩn xác là dấu tròn trùm lên một phần ba chữ ký về bên trái, còn dấu chức danh nằm ngay ngắn phía dưới. Cách sắp xếp này giúp bố cục trang giấy hài hòa, rõ ràng từng yếu tố xác thực.

Con dấu tròn pháp nhân có thể được dập sau khi người có thẩm quyền đã ký tay trực tiếp lên văn bản. Vết mực tròn cần lấn nhẹ vào nét ký tay về phía bên tay trái của người đọc để tạo sự gắn kết chặt chẽ. Khoảng không gian trống bên phải và phía dưới chữ ký cần được giữ nguyên vẹn để dành riêng cho việc dập dấu chức danh.

Bạn tuyệt đối không được dập dấu chức danh đè lên đường viền của con dấu tròn pháp nhân. Giữa hai con dấu cần có một khoảng cách nhỏ mắt thường nhìn thấy được, giúp hai mảng mực không bị bết dính vào nhau. Bố cục mạch lạc này giúp người tiếp nhận hồ sơ dễ dàng quan sát nét chữ ký sống, hình ảnh con dấu tròn và chức danh người ký.

Lỗi thường gặp cần tránh khi đóng dấu chức danh

Những lỗi hành chính phổ biến gồm dập dấu đè lên nét chữ ký, đóng ngược đầu con dấu và dùng sai con dấu khi người ký thực hiện quyền ký thay. Những sai sót này có thể khiến văn bản mất tính thẩm mỹ hoặc bị đối tác yêu cầu ký duyệt lại từ đầu.

Một số người có thói quen dập dấu chức danh trước rồi mới ký đè lên trên, hoặc dập dấu bao trùm toàn bộ chữ ký sống. Việc này làm đứt đoạn nét bút, gây khó khăn cho việc nhận dạng đường nét chữ ký khi cần đối chiếu. Trong phạm vi quản lý tài chính, chỉ áp dụng cho chứng từ kế toán theo quy định tại Điều 19 Luật Kế toán 2015, chữ ký trên chứng từ phải do người có thẩm quyền ký bằng loại mực không phai, không đóng dấu chữ ký khắc sẵn, vì vậy việc đóng dấu đè làm hỏng nét ký tay là điều cần tránh.

Trường hợp cấp dưới ký thay mặt hoặc ký thay cấp trưởng cũng rất hay phát sinh lỗi nhầm lẫn con dấu. Khi một nhân sự ký thay mặt (ghi TM.) hoặc ký thay (ghi KT.), người đóng dấu phải dùng con dấu chức danh của chính người trực tiếp ký tên. Nếu Phó giám đốc ký thay Giám đốc, bạn phải dùng dấu chức danh Phó giám đốc kèm họ tên của vị phó đó đặt dưới chữ ký. Việc dập con dấu chức danh Giám đốc dưới chữ ký của Phó giám đốc là sai lệch hoàn toàn về thể thức hành chính.

Lưu ý về quy cách khi đặt làm dấu chức danh

Khi chuẩn bị đặt khắc dấu chức danh, bạn cần cân nhắc kỹ nội dung dòng chữ, cỡ chữ và loại cán dấu dự định sử dụng. Một con dấu có bố cục cân đối giúp công việc văn thư hàng ngày diễn ra nhanh chóng, chữ in rõ nét.

Dưới đây, chúng tôi tổng hợp các tiêu chí sắp xếp nội dung, việc cân đối học vị chuyên môn, cách ghi chuẩn chức danh và việc lựa chọn kích cỡ mặt dấu.

Tiêu chí lựa chọn nội dung thể hiện và cách sắp xếp bố cục con dấu

Bố cục của một con dấu chức danh thông thường được phân chia thành hai dòng rõ rệt, dòng trên ghi chức vụ và dòng dưới ghi họ tên. Cách dàn trang này tạo nên sự cân đối, giúp mắt người đọc tiếp nhận thông tin mạch lạc, thuận tiện.

Dòng ghi chức vụ quản lý thường được thiết kế bằng kiểu chữ in hoa đứng, nét chữ đều đặn nhằm mang lại cảm giác trang trọng. Dòng họ tên phía dưới có thể chọn chữ in hoa đứng hoặc chữ hoa nghiêng mềm mại tùy theo gu thẩm mỹ của người sở hữu. Với các vị trí lãnh đạo doanh nghiệp, phông chữ in hoa đứng thường được ưa chuộng hơn vì tính dứt khoát, trang nghiêm.

Khoảng cách giữa dòng chức danh và dòng họ tên cần được thợ khắc căn chỉnh hợp lý, không để các nét chữ chạm sát vào nhau. Nếu chức vụ có tên gọi dài nhiều từ, nội dung có thể được dàn thành ba dòng chữ riêng biệt. Trước khi tiến hành khắc laser mặt cao su, người đặt nên yêu cầu cơ sở gia công gửi bản vẽ thiết kế để kiểm tra lại tỷ lệ các con chữ.

Đánh đổi giữa việc hiển thị đầy đủ học hàm học vị với độ thoáng của chữ trên mặt dấu

Nhiều người có mong muốn đưa đầy đủ học vị như Tiến sĩ, Thạc sĩ hay Bác sĩ lên con dấu để khẳng định trình độ chuyên môn của bản thân. Tuy nhiên, việc đưa quá nhiều từ ngữ vào một diện tích khuôn dấu nhất định sẽ làm giảm độ thông thoáng của mặt in.

Mỗi loại cán dấu tự động đều có giới hạn không gian tiếp xúc trên bề mặt giấy. Nếu bạn cố gắng đưa cả chức danh quản lý, học hàm khoa học cùng họ tên dài vào cùng một khuôn dấu nhỏ, cỡ chữ bắt buộc phải thu hẹp lại. Khi chữ quá bé, các rãnh cao su bị thu hẹp, dẫn đến tình trạng mực dễ bị ứ đọng thành từng mảng lem nhem khi dập xuống giấy.

Với những người làm việc trong ngành y hoặc cơ sở đào tạo, bạn có thể cân nhắc chọn dòng dấu tên thạc sĩ, bác sĩ có khung cán rộng hơn để chứa đủ thông tin. Đối với văn bản thương mại của doanh nghiệp tư nhân, bạn nên cân nhắc chỉ giữ lại chức danh quản lý kèm họ tên. Việc tinh giản thông tin giúp mặt dấu thoáng đãng, từng chữ cái in ra giữ được độ thanh thoát, dễ nhìn.

Thông tin thể hiện trên mặt con dấu chức danh

Thông tin được khắc trên mặt dấu chức danh phải trùng khớp với quyết định bổ nhiệm nhân sự và giấy tờ tùy thân của người dùng. Sự nhất quán này giúp doanh nghiệp tránh được các rắc rối phát sinh trong quá trình kiểm tra hồ sơ pháp lý.

Dưới đây, chúng tôi trình bày hai yêu cầu quan trọng về cấu trúc nội dung cơ bản cùng cách ghi chức danh đúng theo thẩm quyền nội bộ.

Cấu trúc thông tin cơ bản gồm chức vụ quản lý và họ tên

Cấu trúc chuẩn của một con dấu chức danh gồm hai thành phần chính là tên chức vụ quản lý được giao và họ tên đầy đủ của người sử dụng. Hai yếu tố này kết hợp chặt chẽ với nhau nhằm xác định trách nhiệm cá nhân trên từng trang hồ sơ.

Dòng chức danh phản ánh vị trí và quyền hạn ra quyết định trong nội bộ doanh nghiệp, ví dụ như Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị, Tổng Giám Đốc, Giám Đốc hay Kế Toán Trưởng. Dòng họ tên ở phía dưới xác định rõ cá nhân cụ thể đang gánh vác trách nhiệm đó tại thời điểm ký duyệt giấy tờ. Khi một trong hai yếu tố này thay đổi, con dấu cũ sẽ không còn phù hợp để lưu hành trên thực tế.

Người đặt làm con dấu cần cung cấp chính xác từng ký tự tên riêng, dấu thanh tiếng Việt và cách viết hoa cho cơ sở gia công. Bạn không nên viết tắt họ hoặc tên lót trên mặt dấu chức danh, trừ trường hợp họ tên quá dài vượt quá giới hạn của thân cán. Giữ trọn vẹn họ tên đầy đủ giúp văn bản có độ tin cậy cao khi gửi tới các tổ chức tín dụng hoặc cơ quan quản lý.

Cách ghi chức danh đúng theo quyết định bổ nhiệm nội bộ

Chức danh khắc trên con dấu phải căn cứ chính xác vào điều lệ công ty và văn bản bổ nhiệm cán bộ do người có thẩm quyền ký ban hành. Bạn không nên tự đặt ra các tên gọi chức danh không có trong hệ thống cơ cấu phòng ban của doanh nghiệp.

Nếu quyết định bổ nhiệm ghi rõ chức vụ là Giám đốc Điều hành, con dấu phải thể hiện đúng cụm từ này, không được tự ý rút ngắn thành Giám đốc. Sự bất đồng về mặt câu chữ giữa quyết định bổ nhiệm và con dấu có thể khiến ngân hàng hoặc đối tác từ chối hồ sơ. Các cơ quan chuyên trách luôn yêu cầu sự đồng nhất tuyệt đối giữa hồ sơ nhân sự và thông tin in trên chứng từ.

Trường hợp một cán bộ kiêm nhiệm nhiều vị trí, cá nhân đó chỉ nên khắc chức danh cao nhất gắn liền với các tài liệu mình thường xuyên phê duyệt. Một nhân sự vừa giữ chức Phó giám đốc vừa phụ trách Phòng Kinh doanh, khi ký các hợp đồng quan trọng thì nên dùng dấu chức danh Phó giám đốc. Việc lựa chọn chuẩn xác giúp phân định rõ trách nhiệm trong từng giao dịch cụ thể với các đối tác bên ngoài.

Lựa chọn màu mực và kích thước mặt dấu phù hợp

Việc chọn màu mực phù hợp và kích cỡ cán dấu vừa vặn với độ dài họ tên giúp vết dập hiển thị rõ ràng trên trang giấy. Đây là chi tiết kỹ thuật quyết định trực tiếp đến tính thẩm mỹ của toàn bộ tập tài liệu hành chính.

Tiếp theo, chúng tôi phân tích chi tiết về quy ước màu mực thông dụng cùng phương pháp chọn kích thước thân dấu tương ứng với lượng chữ thực tế.

Quy ước sử dụng màu mực cho dấu chức danh trên văn bản

Theo tập quán hành chính thông dụng, con dấu chức danh thường sử dụng mực màu đỏ hoặc màu xanh dương tùy theo quy chế nội bộ của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Vết mực đỏ dập xuống giấy trắng giúp người xem nhận biết vị trí người ký ngay khi mở tài liệu. Mực đỏ tạo nên sự tương phản rõ rệt với nét mực viết tay của chữ ký sống. Bạn nên chọn các dòng mực dấu phổ thông chất lượng để vết mực thấm nhanh vào thớ giấy, giữ được độ tươi sáng lâu dài.

Màu mực xanh dương cũng thường được lựa chọn trong quy chế nội bộ của nhiều đơn vị để dễ dàng phân biệt bản chính với các bản sao chụp đen trắng. Khi đặt làm con dấu, bạn nên xác định rõ màu mực phù hợp với quy định của đơn vị mình.

Chọn kích thước cán dấu phù hợp với độ dài họ tên

Kích thước cán dấu cần được lựa chọn tương ứng với số lượng chữ cái của chức vụ và họ tên, tránh việc ép chữ quá sát mép viền. Bạn có thể chọn cán dấu cỡ nhỏ, cỡ trung hoặc cỡ lớn tùy theo nội dung thực tế cần khắc.

Các kích thước phôi dấu thông dụng thường được lựa chọn căn cứ theo lượng ký tự và dòng chữ:

• Kích thước 14x38 mm: Phù hợp với nội dung ngắn gọn gồm một hoặc hai dòng, mỗi dòng từ hai đến ba từ ngắn.
• Kích thước 18x47 mm: Phù hợp với nội dung tiêu chuẩn gồm hai dòng chữ, độ dài họ tên thông thường từ ba đến bốn từ.
• Kích thước 22x58 mm: Phù hợp với nội dung dài từ hai đến ba dòng, chức vụ nhiều từ hoặc người có họ tên dài nhiều chữ.

Khi nội dung có nhiều ký tự, việc chọn phôi dấu có kích thước lớn hơn giúp dàn chữ thoáng mắt. Khoảng cách giữa các con chữ rộng rãi sẽ giúp từng nét chữ hiển thị sắc nét, không bị dính mực vào nhau khi dập dấu lên bề mặt giấy. Bạn nên gửi trước nội dung để được tư vấn kích thước phôi dấu vừa vặn với văn bản của mình.

Để đặt làm con dấu chức danh đúng quy cách cho cá nhân hoặc doanh nghiệp, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.