Mẫu dấu ban quản lý dự án và các dạng thiết kế tham khảo

Mẫu dấu ban quản lý dự án là con dấu phục vụ công tác điều hành nội bộ, dùng để xác nhận hồ sơ kỹ thuật, biên bản hiện trường và quản lý tiến độ thi công. Mẫu dấu này giúp phân định rõ trách nhiệm của ban chỉ huy đối với từng hạng mục công việc, chứng từ vật tư và nhật ký công trình.

Tùy vào độ dài tên đơn vị chủ quản, tên ban điều hành và diện tích ô đóng trên biểu mẫu, bạn có thể cân nhắc các kiểu khung hình khác nhau. Mỗi dạng hình học, từ hình oval elip, hình chữ nhật cho đến hình vuông, đều có ưu điểm và điểm đánh đổi riêng về mặt bố cục.

Trước khi tiến hành khắc dấu, người phụ trách cần đối chiếu kỹ văn bản ủy quyền, rà soát bản vẽ ma két để tránh tình trạng chữ bị dính nét hoặc đọng mực. Khi dự án hoàn thành, toàn bộ con dấu phải được thu hồi, bàn giao về công ty mẹ nhằm ngăn ngừa các rủi ro sử dụng sai thẩm quyền.

Đặc điểm và giá trị sử dụng của con dấu ban quản lý dự án

Con dấu ban quản lý dự án phục vụ việc xác nhận giấy tờ kỹ thuật, điều phối vật tư, kiểm soát tiến độ thi công trong phạm vi doanh nghiệp giao quyền. Con dấu này giúp văn bản hiện trường có tính nhận diện đồng bộ, rõ ràng giữa các bên tham gia.

Tại công trường, khối lượng hồ sơ luân chuyển giữa các nhà thầu, tư vấn giám sát và chủ đầu tư là rất lớn. Ban điều hành dự án chịu trách nhiệm giám sát trực tiếp, xử lý các công việc kỹ thuật phát sinh mỗi ngày. Vết mộc của ban quản lý giúp các kỹ sư, đối tác nhận biết người ký đang làm việc với thẩm quyền cụ thể tại công trình đó.

Phạm vi hiệu lực trong kiểm soát văn bản nội bộ

Con dấu ban quản lý dự án có hiệu lực trên các chứng từ điều hành nội bộ, biên bản nghiệm thu từng phần, phiếu kiểm tra vật tư và nhật ký thi công hằng ngày. Vết mộc thể hiện sự kiểm soát tiến độ, trách nhiệm kỹ thuật của ban chỉ huy tại hiện trường.

Khi một hạng mục xây lắp hoàn thành, kỹ sư hiện trường, tư vấn giám sát cùng đại diện ban quản lý phải tiến hành kiểm tra thực địa. Sau khi lập biên bản nghiệm thu công việc hoặc phiếu lấy mẫu thí nghiệm vật liệu, chữ ký của cán bộ phụ trách sẽ đi kèm con dấu ban quản lý dự án. Dấu mộc này xác nhận quy trình kiểm tra đã diễn ra đúng thực tế, giúp hồ sơ có căn cứ rõ ràng, không bị nhầm lẫn giữa các bộ phận.

Con dấu này cũng được dùng trên các thông báo nội bộ gửi đến nhà thầu, văn bản nhắc nhở an toàn lao động, vệ sinh môi trường hoặc biên bản bàn giao mặt bằng. Đối với các đơn vị nhà thầu phụ, việc có dấu xác nhận của ban quản lý trên phiếu đề xuất vật tư giúp kho bãi nắm rõ danh mục hàng hóa đã qua kiểm tra. Nhờ đó, chủng loại vật tư đưa vào sử dụng luôn đúng với yêu cầu của hợp đồng. Nếu cần làm rõ chức vụ của người phê duyệt, bạn có thể kết hợp thêm Dấu chức danh để văn bản rõ ràng danh tính cán bộ ký tên.

Ngoài ra, con dấu của ban điều hành còn được sử dụng trong việc lập hồ sơ thanh toán giai đoạn nội bộ. Các bảng biểu xác nhận khối lượng dở dang, biên bản đo đạc thực địa nếu chỉ có chữ ký cá nhân sẽ rất dễ nảy sinh bất đồng khi nhân sự thay đổi. Việc đóng dấu ban điều hành lên từng trang chứng từ tạo ra tính liền mạch cho hồ sơ dự án. Khi cần xác thực các giấy tờ gốc đính kèm, cán bộ hồ sơ có thể sử dụng thêm Dấu sao y bản chính để bộ tài liệu được hoàn chỉnh, thuận tiện cho việc kiểm tra sau này.

Phân biệt với con dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp

Con dấu ban quản lý dự án là con dấu chuyên môn nội bộ, không mang tư cách pháp nhân độc lập, không thay thế được con dấu tròn công ty trong các giao dịch kinh tế lớn. Việc phân biệt hai loại dấu này giúp chủ đầu tư kiểm soát quyền hạn, tránh rủi ro phát sinh nghĩa vụ tài chính ngoài ý muốn.

Trong phạm vi các doanh nghiệp thành lập theo pháp luật Việt Nam, quyền tự chủ về việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp được quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 theo nguồn trích dẫn từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Doanh nghiệp có quyền tự quyết định về loại dấu, số lượng, hình thức cũng như nội dung con dấu của doanh nghiệp và các đơn vị trực thuộc. Con dấu tròn pháp nhân gắn liền với trách nhiệm tài sản, đại diện cho tư cách pháp lý của toàn bộ doanh nghiệp trước pháp luật. Trong khi đó, ban quản lý dự án thường chỉ là một bộ phận điều hành công việc, được thành lập theo quyết định nội bộ của chủ đầu tư.

Ban quản lý dự án thông thường trực thuộc doanh nghiệp không phải là pháp nhân riêng biệt và không có vốn điều lệ độc lập. Vì vậy, con dấu ban quản lý dự án không thể tùy tiện dùng để ký kết hợp đồng vay vốn ngân hàng hoặc hợp đồng mua bán tài sản lớn vượt quá hạn mức phân cấp. Nếu người phụ trách tự ý lấy con dấu dự án đóng xác nhận các khoản nợ bên ngoài, giấy tờ đó sẽ không có giá trị ràng buộc công ty mẹ do làm vượt quá thẩm quyền được giao.

Khi ký kết các hợp đồng kinh tế chính thức với khách hàng hoặc đối tác bên ngoài, doanh nghiệp vẫn phải sử dụng Dấu tròn công ty đi kèm chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người có giấy ủy quyền hợp lệ. Việc hiểu rõ ranh giới này giúp các chủ đầu tư bảo vệ tài sản của đơn vị mình. Đồng thời, nhà thầu phụ cũng nhận biết được giới hạn hiệu lực của con dấu ban quản lý, tránh việc thực hiện các khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng mà chưa có sự chấp thuận từ người có thẩm quyền của công ty mẹ.

Các dạng thiết kế mẫu dấu ban quản lý dự án tham khảo

Mẫu dấu ban quản lý dự án thường được thiết kế theo dạng hình oval elip, hình chữ nhật hoặc hình vuông tùy theo thói quen lập hồ sơ và số lượng chữ cần thể hiện. Lựa chọn dạng khung phù hợp giúp các dòng thông tin trên mặt dấu được rõ nét, không bị co kéo hay bết mực.

Khi thiết kế mặt dấu cho ban điều hành, việc cân đối giữa nội dung chữ và diện tích mặt dấu là khâu rất cần thiết. Tên công ty mẹ thường khá dài, đi kèm tên ban quản lý và tên gói thầu cụ thể. Nếu chọn khung dấu quá hẹp so với mật độ chữ, các ký tự sẽ bị ép sát nhau, gây hiện tượng đọng mực khi đóng trên các loại giấy thi công mỏng hoặc giấy tờ ẩm ngoài hiện trường.

Dưới đây là bảng thông tin so sánh các dạng khung dấu ban quản lý dự án thường gặp trong công việc hồ sơ thực tế, giúp bạn lựa chọn mẫu thiết kế phù hợp trước khi đặt làm dấu:

Bảng so sánh trên tổng hợp các đặc điểm bố cục của từng dạng khung dấu ban quản lý dự án. Việc chọn mẫu dấu nào hoàn toàn phụ thuộc vào thói quen lưu chuyển giấy tờ và quy định biểu mẫu của từng doanh nghiệp.

Dạng thiết kế hình oval elip chia hai vành

Dạng thiết kế hình oval elip chia hai vành gồm vành cong bên ngoài thể hiện tên doanh nghiệp chủ quản, phần tâm elip thể hiện tên ban quản lý dự án. Bố cục này thể hiện trực quan mối quan hệ trực thuộc của ban điều hành đối với công ty mẹ.

Khung dấu oval elip tạo cảm giác trang trọng, quy chuẩn, phân định rõ tính chất chuyên môn nội bộ của ban quản lý. Vành cong bên ngoài là nơi bố trí tên đầy đủ của doanh nghiệp, có thể kèm theo địa chỉ trụ sở ngắn gọn nếu còn chỗ trống. Thợ dựng ma két cần căn chỉnh độ cong của từng chữ cái sao cho khoảng cách giữa các chữ đều nhau, tránh để chữ bị dồn lại ở hai đầu góc nhọn của hình elip.

Vùng trung tâm của hình elip là khoảng trống nằm ngang, thường đặt tên ban quản lý dự án bằng chữ in hoa đứng chân phương. Khi tên dự án dài, chữ ở tâm elip sẽ được ngắt thành hai dòng ngắn để giữ sự cân bằng thị giác. Tuy nhiên, điểm đánh đổi của dạng hình elip là phần diện tích ở hai đầu rất hẹp. Nếu đưa thêm chức danh cán bộ hoặc các thông tin phụ vào tâm dấu, chữ sẽ bị thu nhỏ lại, dễ gây hiện tượng lem mực khi đóng thực tế trên giấy mỏng.

Dạng dấu elip này rất phù hợp để đóng trên các văn bản lưu hành nội bộ giữa ban quản lý và các nhà thầu thi công. Khi cần ký duyệt nhiều tài liệu cùng lúc, cán bộ quản lý có thể sử dụng thêm Dấu chữ ký để đóng kèm, giúp việc hoàn tất hồ sơ diễn ra thuận tiện và đồng bộ.

Dạng thiết kế hình chữ nhật phân tầng thông tin

Dạng thiết kế hình chữ nhật phân tầng sắp xếp thông tin theo các dòng ngang từ trên xuống dưới, bao gồm tên công ty, tên ban quản lý và phân ban phụ trách. Bố cục này giúp tiết kiệm diện tích tối đa, rất thuận tiện khi đóng vào các ô ký duyệt hẹp.

Khung chữ nhật là dạng cấu trúc linh hoạt, dễ bố trí nội dung cho nhiều quy mô dự án khác nhau. Các dòng chữ được sắp xếp tự nhiên theo chiều đọc từ trái sang phải, từ trên xuống dưới mà không bị uốn cong như hình elip. Dòng trên cùng thường là tên công ty mẹ với cỡ chữ vừa phải. Dòng thứ hai là tên ban quản lý dự án với cỡ chữ lớn hơn, in đậm nét để làm rõ trọng tâm con dấu. Dòng thứ ba có thể là bộ phận chuyên trách như bộ phận kỹ thuật hiện trường hoặc tổ giám sát công trình.

Ưu điểm nổi bật của mẫu dấu chữ nhật là giữ nguyên hình dáng chữ cái, giúp mắt người đọc nhận diện nội dung rất rõ ràng. Hơn nữa, trên các biểu mẫu nghiệm thu xây lắp, các ô dành cho chữ ký thường có dạng cột dọc hẹp. Một con dấu hình chữ nhật thon gọn sẽ nằm vừa vặn bên trong ô, không bị chèn sang phần chữ ký của đơn vị tư vấn giám sát hoặc nhà thầu thi công bên cạnh.

Tuy vậy, nếu thiết kế không cẩn thận, con dấu chữ nhật có thể bị lẫn với các loại dấu thông tin nội bộ thông thường. Để tăng tính trang trọng, người thiết kế có thể thêm một đường chỉ viền thanh mảnh bao quanh mặt dấu hoặc đặt một đường gạch ngang phân tách giữa tên công ty mẹ và tên ban quản lý. Nếu trên công trường có nhiều loại giấy tờ cần theo dõi trạng thái thanh toán hoặc kiểm kho, bạn có thể trang bị thêm Dấu đã xuất kho hoặc Dấu đã kiểm tra để phân loại tài liệu dễ dàng hơn.

Dạng thiết kế hình vuông tích hợp mã hiệu dự án

Dạng thiết kế hình vuông tích hợp mã hiệu dự án có diện tích mặt dấu lớn, kết hợp tên ban quản lý, mã phân đoạn gói thầu và các ô trống để kỹ sư ghi chép thông tin kiểm tra. Khung vuông đáp ứng tốt yêu cầu kiểm soát hồ sơ kỹ thuật chuyên sâu.

Tại các công trình xây dựng phức tạp có nhiều hạng mục giao nhau, việc quản lý hồ sơ đòi hỏi tính phân loại rất chi tiết. Con dấu hình vuông thường được dùng để đóng lên các bản vẽ biện pháp thi công, phiếu kiểm tra chất lượng vật tư hoặc hồ sơ thiết kế sửa đổi tại công trường. Mặt dấu vuông được chia thành nhiều ô chức năng nhỏ, phía trên là tên doanh nghiệp và tên dự án, phần giữa có thể đặt thêm Dấu logo theo yêu cầu để tăng tính nhận diện cho ban điều hành.

Phần đáy của con dấu vuông thường được kẻ khung dạng bảng, chia sẵn các mục như ngày kiểm tra, mã hồ sơ, kết quả đánh giá và chữ ký kỹ sư phụ trách. Khi kiểm tra bản vẽ tại hiện trường, cán bộ kỹ thuật chỉ cần đóng con dấu này vào góc bản vẽ rồi dùng bút mực điền ngày tháng và ghi chú tình trạng xử lý. Cách làm này giúp hồ sơ kỹ thuật có sự thống nhất cao, bất kỳ ai xem bản vẽ cũng nắm được tình trạng phê duyệt mà không cần tìm lại biên bản giao nhận rời.

Điểm đánh đổi của dạng dấu hình vuông là kích thước mặt dấu khá lớn. Mặt dấu rộng đòi hỏi người dập phải đặt con dấu trên mặt bàn phẳng, ấn đều lực xuống toàn bộ cán dấu để mực bám đều khắp các góc. Nếu đóng trên mặt bàn lán trại công trường bị cong vênh hoặc tập giấy quá dày, dấu vuông dễ bị nhạt mực ở vùng giữa. Khi cần đóng dấu xác nhận các bản vẽ hoàn thành công trình theo mẫu quy định, ban điều hành nên dùng đúng loại Dấu hoàn công để hồ sơ nghiệm thu đáp ứng yêu cầu quản lý chất lượng.

Hướng dẫn các bước chuẩn bị và đặt làm mẫu dấu ban quản lý dự án

Quy trình chuẩn bị và đặt làm con dấu ban quản lý dự án gồm các khâu kiểm tra hồ sơ ủy quyền, dựng bản vẽ ma két, duyệt chi tiết phông chữ và gia công sản phẩm. Việc chuẩn bị chu đáo giúp mặt dấu thể hiện đúng thông tin, nét chữ sắc nét và ổn định khi sử dụng lâu dài.

Để con dấu ban quản lý dự án phát huy tốt công năng, người phụ trách cần phối hợp chặt chẽ với cơ sở sản xuất con dấu từ bước cung cấp thông tin cho đến khi kiểm tra vết dập thử. Bất kỳ sự cẩu thả nào trong khâu duyệt bản vẽ cũng có thể dẫn đến việc phải làm lại mặt dấu, làm gián đoạn công tác lưu chuyển chứng từ tại công trường.

Dưới đây là bảng trình bày quy trình thực hành từng bước từ lúc chuẩn bị giấy tờ đến khi nghiệm thu con dấu hoàn chỉnh:

Quy trình thực hiện theo các bước trên giúp bạn kiểm soát chặt chẽ chất lượng sản phẩm từ khâu ý tưởng đến khi nhận con dấu hoàn thiện.

Bước chuẩn bị văn bản ủy quyền và dữ liệu khắc dấu

Người phụ trách cần tập hợp quyết định thành lập ban quản lý dự án, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của đơn vị chủ quản và văn bản phân công phụ trách con dấu. Dữ liệu văn bản này là căn cứ xác thực tính chính xác của tên gọi cần khắc.

Trước khi đặt làm dấu, bạn phải có bản sao quyết định thành lập ban quản lý dự án do người có thẩm quyền của doanh nghiệp ký duyệt. Văn bản này thể hiện tên gọi chính thức của ban điều hành, địa điểm triển khai dự án và họ tên người được giao nhiệm vụ chỉ huy trưởng. Nội dung khắc trên mặt con dấu phải khớp từng chữ với tên gọi ghi trong quyết định này. Nếu quyết định ghi rõ tên dự án đầy đủ thì trên mặt dấu không nên tự ý viết tắt, trừ trường hợp có quy định rõ ràng cho phép sử dụng tên giao dịch rút gọn trên biểu mẫu nội bộ.

Bên cạnh đó, giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty mẹ là tài liệu cần thiết để kiểm tra tên công ty và địa chỉ trụ sở. Cán bộ đặt dấu nên chuẩn bị sẵn văn bản phân công công việc để cơ sở gia công đối chiếu khi tiếp nhận đơn hàng. Việc chuẩn bị này giúp xưởng khắc dấu xác nhận người đặt là cán bộ có trách nhiệm thật sự của dự án, tránh các trường hợp mạo danh đơn vị để làm dấu sai mục đích.

Về màu mực dấu, tập quán hồ sơ trong ngành xây dựng thường sử dụng mực màu đỏ hoặc mực màu xanh dương. Trong phạm vi quản lý văn bản của các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, việc sử dụng mực dấu màu đỏ được quy định tại Khoản 6 Điều 26 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư theo nguồn dẫn từ Cổng thông tin điện tử Chính phủ. Đối với các doanh nghiệp tư nhân không thuộc đối tượng áp dụng của văn bản này, việc dùng mực đỏ vẫn được ưu tiên lựa chọn để vết mộc nổi bật rõ ràng trên nền giấy in chữ đen, giúp việc kiểm tra chữ ký và con dấu được thuận lợi.

Bước kiểm tra và duyệt bản vẽ ma két trước khi khắc

Người phụ trách phải đối soát kỹ từng ký tự, cỡ chữ, độ đậm nét và khoảng cách phân dòng trên bản vẽ ma két do thợ gửi sang. Việc rà soát kỹ lưỡng giúp tránh hiện tượng đọng mực hoặc đứt gãy nét chữ khi dập thực tế ra giấy.

Sau khi tiếp nhận yêu cầu, cơ sở gia công sẽ dựng bản vẽ ma két kỹ thuật mô phỏng hình dáng thật của con dấu dưới dạng đồ họa. Khi nhận được bản vẽ xem thử, bạn cần phóng to hình ảnh để đọc kỹ từng từ ngữ. Lỗi thường gặp nhất là thiếu dấu chấm câu trong các từ viết tắt, sai dấu tiếng Việt ở các nguyên âm hoặc nhầm lẫn giữa chữ hoa và chữ thường. Tên doanh nghiệp chủ quản và tên ban quản lý dự án nên được đặt bằng phông chữ đứng, nét chữ đều đặn để máy cắt laser tạo ra các chân chữ vững chắc trên nền cao su.

Khoảng cách giữa các dòng chữ cũng là yếu tố kỹ thuật cần lưu ý. Nếu thợ thiết kế xếp các dòng quá gần nhau để cố tăng cỡ chữ, khi đóng dấu xuống giấy, lực ép tay sẽ làm mặt cao su lún nhẹ, mực từ khay sẽ tràn qua khe hẹp giữa hai dòng, làm chữ bị dính vào nhau thành vệt đen. Bạn nên yêu cầu thợ để một khoảng hở vừa phải giữa các dòng chữ để vết dập luôn được thông thoáng.

Độ dày của đường chỉ viền con dấu cũng cần được xem xét cẩn thận. Đường viền bao quanh mặt dấu không nên quá mỏng vì dễ bị tổn hại khi dập trúng ghim bấm hay kẹp giấy trên tài liệu công trường. Ngược lại, nếu đường viền quá dày thì sẽ ngậm nhiều mực, tạo ra một vệt mực đậm quanh mép làm mờ nhạt phần nội dung chữ bên trong. Sau khi kiểm tra toàn bộ chi tiết và xác nhận bản vẽ ma két, thợ mới tiến hành gia công mặt khắc. Trong trường hợp cần ký duyệt nhanh nhiều phiếu thu chi lặt vặt tại hiện trường, ban quản lý có thể trang bị thêm Dấu đã thanh toán để sử dụng đồng bộ trong công tác kế toán công trường.

Quy định bàn giao và lưu trữ con dấu khi dự án kết thúc

Con dấu ban quản lý dự án phải được thu hồi, lập biên bản bàn giao và niêm phong hoặc tiêu hủy khi công trình hoàn thành hoặc ban điều hành giải thể. Việc quản lý con dấu chặt chẽ giúp loại trừ các rủi ro sử dụng con dấu trái thẩm quyền ngoài thời gian hoạt động của dự án.

Mỗi dự án xây dựng đều có thời hạn hoạt động cụ thể, bắt đầu từ giai đoạn chuẩn bị thi công và kết thúc khi công trình được nghiệm thu bàn giao, hồ sơ quyết toán hoàn tất. Ban quản lý dự án theo đó cũng sẽ giải thể theo quyết định của doanh nghiệp. Đi cùng với việc này, con dấu của ban điều hành cũng chấm dứt giá trị sử dụng trên thực tế. Nếu không có quy trình thu hồi và xử lý con dấu dứt điểm, nguy cơ con dấu bị thất lạc hoặc bị lợi dụng để đóng lùi ngày lên các chứng từ phát sinh là rất lớn.

Lập biên bản thu hồi và bàn giao con dấu về công ty mẹ

Trưởng ban quản lý dự án và đại diện công ty mẹ phải lập biên bản bàn giao con dấu với đầy đủ thông tin về tình trạng con dấu, vết dập thử và thời điểm dừng sử dụng. Thủ tục này giúp phân định ranh giới trách nhiệm giữa các bên liên quan.

Khi có quyết định giải thể ban điều hành, người đứng đầu ban quản lý có trách nhiệm thu hồi toàn bộ con dấu đã cấp cho các bộ phận kỹ thuật hoặc tổ giám sát hiện trường. Biên bản bàn giao con dấu nên được lập thành hai bản có giá trị như nhau, văn phòng công ty mẹ giữ một bản và trưởng ban quản lý giữ một bản để làm căn cứ xác nhận đã hoàn thành nghĩa vụ giao nộp tài sản.

Nội dung biên bản bàn giao cần thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Tên con dấu theo đúng quyết định thành lập ban quản lý dự án ban đầu.
• Hình dạng khung dấu, thông tin nhận dạng cán dấu và tình trạng mặt khắc cao su tại thời điểm giao nộp.
• Vết mộc dập thử bằng mực đỏ trực tiếp lên biên bản bàn giao ngay trước khi bàn giao con dấu.
• Thời điểm cụ thể gồm ngày, tháng, năm con dấu chính thức chấm dứt việc sử dụng trên mọi giấy tờ.

Sau khi tiếp nhận con dấu, bộ phận văn thư hoặc ban pháp chế của doanh nghiệp chủ quản sẽ thực hiện việc lưu trữ hoặc tiêu hủy. Phương án thứ nhất là niêm phong con dấu trong hộp có dán niêm phong để lưu trữ kèm theo hồ sơ hoàn công của công trình, phục vụ việc đối soát tài liệu khi có yêu cầu kiểm toán sau này. Phương án thứ hai là tiến hành tiêu hủy mặt dấu bằng cách cắt bỏ phần rãnh chữ cao su dưới sự chứng kiến của người phụ trách, sau đó lập biên bản hủy dấu nội bộ. Việc này giúp mặt dấu cũ không còn khả năng đóng lên bất kỳ tài liệu nào khác.

Kiểm soát rủi ro thất lạc và lạm dụng con dấu dự án

Ban quản lý dự án cần lập sổ theo dõi nhật ký sử dụng con dấu tại văn phòng công trường và phân công nhân viên giữ dấu cẩn thận. Việc quản lý dấu theo quy chế giúp hạn chế việc đóng dấu bừa bãi hoặc dùng con dấu sai mục đích.

Tại văn phòng điều hành công trường, nhân sự ra vào thường rất đông, từ kỹ sư, cán bộ giám sát cho đến lái xe vận chuyển vật tư. Nếu con dấu ban quản lý bị để tùy tiện trên bàn làm việc hoặc trong ngăn kéo không khóa, nguy cơ mất mát con dấu là điều hoàn toàn có thể xảy ra. Đáng lo ngại hơn là tình trạng người không có thẩm quyền tự ý lấy dấu đóng lên các giấy biên nhận tiền tạm ứng, phiếu xuất vật tư hoặc biên bản khối lượng chưa qua kiểm tra. Một con dấu đóng đè lên chữ ký tùy tiện có thể kéo doanh nghiệp vào các vụ tranh chấp kéo dài với đối tác.

Để phòng tránh nguy cơ này, ban quản lý dự án cần ban hành quy chế quản lý con dấu nội bộ ngay khi thành lập. Con dấu phải được cất giữ trong tủ có khóa, giao cho một nhân viên văn thư hoặc cán bộ kỹ thuật đáng tin cậy quản lý. Mỗi lần đóng dấu lên tài liệu, người thực hiện phải ghi rõ vào sổ theo dõi các mục: ngày đóng dấu, số hiệu văn bản, trích yếu nội dung, người ký tên và số lượng bản đóng dấu.

Quy chế nội bộ của ban quản lý phải đưa ra yêu cầu không được đóng dấu lên các tờ giấy trắng đã ký sẵn tên nhưng chưa có nội dung, hoặc đóng dấu sẵn lên các tập biểu mẫu nghiệm thu chưa ghi số liệu thực tế. Khi phát hiện con dấu bị thất lạc tại công trường, trưởng ban quản lý phải lập tức lập biên bản sự việc, báo cáo về công ty mẹ và gửi thông báo tạm dừng hiệu lực con dấu đến các nhà thầu, tư vấn giám sát đang làm việc tại dự án. Việc xử lý kịp thời này giúp doanh nghiệp chủ quản loại trừ trách nhiệm đối với các văn bản phát sinh trái phép kể từ thời điểm phát hành thông báo mất dấu.

Đối với các chứng từ nội bộ cần xác nhận thông tin nhận văn bản hoặc thư từ gửi đến lán trại, ban điều hành có thể chuẩn bị thêm Dấu ngày tháng năm để dập kèm trên sổ công văn đến, giúp việc tra cứu thời gian tiếp nhận giấy tờ được chuẩn xác.

Nếu bạn cần tư vấn chi tiết về việc bố trí thông tin trên mặt dấu ban quản lý dự án, lựa chọn kiểu cán dấu lật phù hợp và nhận báo giá khi xác nhận mẫu và số lượng, bạn có thể gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.