Mẫu con dấu công đoàn cơ sở và hướng dẫn thủ tục đăng ký

Mẫu con dấu công đoàn cơ sở và hướng dẫn thủ tục đăng ký

Mẫu con dấu công đoàn cơ sở là con dấu định danh hình tròn, thể hiện tên tổ chức công đoàn cấp trên và tên đơn vị cơ sở trực thuộc. Con dấu này được ban chấp hành sử dụng để xác nhận các văn bản nội bộ, biên bản họp và thỏa ước lao động sau khi hoàn tất thủ tục đăng ký.

Mỗi tổ chức công đoàn khi mới thành lập đều cần nắm rõ các bước hoàn thiện thủ tục đăng ký mẫu mộc. Việc chuẩn bị hồ sơ chu đáo, chính xác giúp quá trình xét duyệt diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng phải chỉnh sửa nhiều lần. Hình thức và nội dung thể hiện trên mặt dấu phải tuân thủ hướng dẫn từ tổ chức quản lý cấp trên.

Nhiều cán bộ phụ trách công tác đoàn thể thường gặp khó khăn trong việc phân biệt thẩm quyền quản lý giữa các con dấu. Con dấu công đoàn mang tính chất đại diện tập thể người lao động, khác biệt hoàn toàn với con dấu kinh doanh của doanh nghiệp. Bạn cần nắm vững từng điều kiện, thành phần giấy tờ và quy trình làm việc với cơ quan tiếp nhận hồ sơ.

Nội dung dưới đây chia sẻ kinh nghiệm xử lý hồ sơ thực tế, hướng dẫn chi tiết từng thao tác chuẩn bị giấy tờ, giúp ban chấp hành sớm đưa con dấu vào sử dụng trong hoạt động đại diện quyền lợi đoàn viên.

Cấu tạo và thông tin trên mẫu con dấu công đoàn cơ sở

Cấu tạo mẫu con dấu công đoàn cơ sở là bố cục hình tròn khép kín, gồm hai vành chữ đồng tâm cân đối. Vành ngoài thể hiện tên tổ chức công đoàn cấp trên trực tiếp, vành trong hoặc tâm dấu thể hiện tên công đoàn cơ sở. Cách sắp xếp này giúp nhận diện rõ ràng mối liên kết hành chính giữa các cấp công đoàn.

Bố cục tròn tạo sự cân đối, trang nghiêm cho các văn bản hành chính do ban chấp hành ban hành. Các thành phần chữ được sắp xếp theo tỷ lệ phù hợp, giúp vết dập hiển thị rõ ràng trên mặt giấy. Dưới đây là phân tích chi tiết từng chi tiết nội dung và quy cách trình bày hình ảnh minh họa trên mặt mộc.

Thông tin cần thể hiện trên mặt dấu

Nội dung chữ trên mặt con dấu công đoàn cơ sở phải phản ánh chính xác thông tin ghi trong quyết định thành lập. Từng chữ cái, dấu thanh và ký tự viết hoa đều phải đồng nhất với văn bản phê duyệt của cấp trên. Ban chấp hành không được tự ý thêm bớt các danh xưng hoặc từ ngữ ngoài quyết định.

Vành ngoài phía trên của con dấu thường ghi tên Liên đoàn Lao động quận, huyện, công đoàn ngành hoặc công đoàn tổng công ty. Vành ngoài phía dưới thể hiện tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi công đoàn cơ sở hoạt động. Khoảng cách giữa các cụm chữ ở vành ngoài được ngăn cách bằng dấu chấm tròn nhỏ hoặc ngôi sao nhỏ để bố cục trông cân đối.

Phần tâm của hình tròn là nơi thể hiện tên đầy đủ của công đoàn cơ sở. Dòng chữ này được dàn theo đường ngang hoặc uốn cong nhẹ ở giữa tâm, sử dụng kiểu chữ in hoa rõ nét. Với các đơn vị có tên thương mại dài, kỹ thuật viên thiết kế cần điều chỉnh co giãn bề ngang của chữ hợp lý, giữ nguyên chiều cao nét chữ để chữ không bị dính vào nhau khi đóng thực tế.

Mặt dấu cần hiển thị rõ ràng từng chi tiết nhằm tránh nhầm lẫn danh xưng giữa các đơn vị cùng nhóm ngành. Bạn có thể tham khảo bảng đối chiếu các thành phần thông tin trên mẫu dấu công đoàn cơ sở dưới đây:

Khi thiết kế maket, thợ khắc dấu phải tính toán độ dày đường viền ngoài cùng. Đường tròn bao quanh cần có độ dày vừa phải, không quá mảnh để tránh đứt nét khi dập xuống giấy, cũng không quá dày làm đọng mực. Khoảng hở giữa các chữ cái phải đủ rộng, giúp bản in trên giấy tờ luôn sạch sẽ, dễ đọc.

Khi rà soát maket, bạn cần đặt bản vẽ cạnh quyết định thành lập để đối chiếu từng ký tự. Mọi sự sai lệch về dấu câu, chữ viết tắt đều có thể dẫn đến việc hồ sơ đăng ký bị từ chối tiếp nhận. Do đó, sự cẩn trọng ngay từ bước dựng mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.

Màu mực và quy cách hiển thị minh họa

Mực dùng cho con dấu công đoàn cơ sở là màu đỏ, tạo sự đồng bộ trên toàn bộ văn bản nội bộ. Bản in dập ra phải có màu sắc tươi sáng, đều màu, không bị lem nhem sang các dòng chữ xung quanh. Độ đậm của mực cần vừa phải để các nét chữ thanh mảnh không bị bết dính.

Trong phạm vi áp dụng cho doanh nghiệp thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp được tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung của Dấu tròn công ty. Ngược lại, con dấu công đoàn cơ sở chịu sự điều chỉnh theo hướng dẫn tại Sổ tay Công đoàn TP.HCM. Con dấu công đoàn phải qua thủ tục kiểm duyệt mẫu, đăng ký lưu chiểu trước khi đưa vào vận hành thực tế.

Khi thao tác đóng dấu công đoàn, người đóng cần căn chỉnh hình dập rõ nét, phủ một phần mép chữ ký của người có thẩm quyền ký văn bản. Thao tác tay cần dứt khoát để mực bám đều, dấu đóng ngay ngắn và đúng chiều xuôi của trang giấy, tránh làm nhòe chữ hoặc đóng quá xa phần chữ ký. Với tập hồ sơ nhiều tờ, người thực hiện có thể đóng dấu giáp lai ở mép giấy bên phải nhằm giữ tính liên tục cho toàn bộ tài liệu.

Bạn nên chọn loại Mực dấu phổ thông phù hợp với khay mực của cán dấu để bản dập có chất lượng ổn định. Loại mực chất lượng giúp nét chữ nhanh khô trên giấy văn phòng, hạn chế tình trạng lem màu khi gấp văn bản. Tránh dùng mực không rõ nguồn gốc vì có thể làm tắc khay mực hoặc làm biến dạng bề mặt cao su.

Dưới đây là bảng phân biệt các đặc điểm cơ bản giữa con dấu công đoàn cơ sở và con dấu tròn doanh nghiệp:

Hình ảnh vết dập mẫu minh họa trong các tài liệu hướng dẫn dùng để tham khảo trực quan về mặt bố cục. Khi triển khai thực tế, mỗi công đoàn cơ sở mang tên gọi riêng biệt, tương ứng theo quyết định công nhận từ cấp trên. Việc nắm rõ bố cục hiển thị giúp cán bộ phụ trách thao tác chuẩn xác, tránh sai sót khi xử lý con dấu trên các văn bản.

Điều kiện để công đoàn cơ sở được khắc và sử dụng con dấu

Để được khắc và sử dụng con dấu, công đoàn cơ sở phải có quyết định thành lập hoặc quyết định công nhận ban chấp hành từ công đoàn cấp trên trực tiếp. Đơn vị không thể tự ý đặt khắc con dấu khi chưa có văn bản chấp thuận chính thức từ tổ chức đoàn thể cấp trên.

Con dấu chỉ được đưa vào sử dụng trong phạm vi quyền hạn của công đoàn cơ sở, phục vụ các hoạt động chăm lo và bảo vệ quyền lợi đoàn viên. Việc quản lý con dấu đòi hỏi phải có quy chế nội bộ rõ ràng, giao trách nhiệm cụ thể cho cán bộ phụ trách. Các điều kiện cần thiết được trình bày chi tiết dưới đây.

Quyết định thành lập từ công đoàn cấp trên

Quyết định thành lập hoặc quyết định công nhận ban chấp hành là văn bản pháp lý nền tảng để tiến hành mọi thủ tục liên quan đến con dấu. Văn bản này chứng minh tổ chức công đoàn cơ sở đã được thành lập hợp thức, trực thuộc mạng lưới của công đoàn cấp trên. Quyết định phải còn thời hạn hiệu lực của nhiệm kỳ hoạt động.

Theo tài liệu nghiệp vụ tại Sổ tay Công đoàn TP.HCM, tổ chức công đoàn chỉ được sử dụng con dấu khi đã có quyết định của cơ quan có thẩm quyền cho phép và phải đăng ký mẫu dấu trước khi dùng. Quyết định công nhận ban chấp hành ghi rõ họ tên các thành viên được bầu, phân công rõ vị trí chủ tịch, phó chủ tịch hoặc ủy viên. Cơ quan công an sẽ căn cứ vào tên gọi ghi trên quyết định này để đối chiếu với nội dung khắc trên mặt con dấu.

Bên cạnh quyết định thành lập, công đoàn cấp trên sẽ cấp thêm giấy giới thiệu cho cán bộ đại diện đi làm thủ tục. Giấy giới thiệu cần ghi rõ nội dung đề nghị cơ quan thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký mẫu dấu cho đơn vị. Tên cán bộ trên giấy giới thiệu phải khớp với giấy tờ tùy thân của người đến nộp hồ sơ.

Nếu quyết định thành lập đã quá hạn nhiệm kỳ mà chưa tiến hành đại hội bầu cử lại, đơn vị cần liên hệ cấp trên để hoàn tất thủ tục gia hạn hoặc công nhận mới. Việc sử dụng văn bản hết hạn sẽ khiến hồ sơ bị trả lại ngay từ khâu tiếp nhận ban đầu. Bạn cần rà soát kỹ thời gian ban hành văn bản trước khi mang hồ sơ đi nộp.

Các loại văn bản làm căn cứ để xét duyệt thủ tục khắc dấu bao gồm:

• Quyết định thành lập tổ chức công đoàn cơ sở do công đoàn cấp trên ban hành.
• Quyết định công nhận ban chấp hành công đoàn nhiệm kỳ hiện tại của đơn vị.
• Giấy giới thiệu do công đoàn cấp trên trực tiếp ký và đóng dấu giới thiệu cán bộ phụ trách.
• Văn bản xác nhận chưa từng cấp con dấu trong trường hợp đơn vị chuyển đổi nơi quản lý.

Quy chế bảo quản con dấu nội bộ

Sau khi hoàn tất đăng ký, ban chấp hành phải xây dựng quy chế quản lý và sử dụng con dấu nội bộ. Quy chế này quy định rõ ai là người được giữ dấu, vị trí cất giữ an toàn và quy trình đóng dấu lên các loại giấy tờ. Việc bảo quản cẩn thận giúp tránh tình trạng thất lạc hoặc sử dụng con dấu sai mục đích.

Con dấu của tổ chức công đoàn cần được lưu giữ an toàn tại trụ sở làm việc của đơn vị. Cán bộ văn thư hoặc người được ban chấp hành phân công chịu trách nhiệm trực tiếp về sự an toàn của con dấu. Khi cần mang con dấu ra khỏi trụ sở để giải quyết công việc, người giữ dấu phải có sự phê duyệt bằng văn bản của chủ tịch công đoàn.

Nguyên tắc đóng dấu là chỉ đóng lên các văn bản đã có chữ ký sống của người có thẩm quyền. Người giữ dấu không được đóng dấu khống chỉ lên giấy trắng hoặc các biểu mẫu chưa có nội dung cụ thể. Việc đóng dấu tùy tiện có thể dẫn đến nhiều rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động nội bộ.

Khi ký ban hành văn bản, lãnh đạo công đoàn thường kết hợp đóng thêm Dấu chức danh bên dưới chữ ký để thể hiện rõ họ tên, cương vị của người ký. Cán bộ văn thư cần ghi chép nhật ký đóng dấu vào sổ theo dõi công văn đi của công đoàn. Sổ theo dõi giúp ban chấp hành dễ dàng tra cứu, kiểm tra các văn bản đã phát hành khi cần thiết.

Dưới đây là bảng phân công trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu nội bộ tại đơn vị:

Quy chế nội bộ cần được phổ biến rõ ràng đến toàn thể các thành viên ban chấp hành. Khi có sự thay đổi nhân sự giữ dấu, đơn vị phải lập biên bản bàn giao cụ thể giữa người cũ và người mới. Biên bản bàn giao ghi rõ tình trạng vật lý của con dấu, số lượng chìa khóa tủ lưu giữ và ngày bàn giao thực tế.

Hướng dẫn các bước đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở

Quy trình đăng ký mẫu con dấu công đoàn cơ sở đòi hỏi sự chuẩn bị chu đáo về mặt hồ sơ, tiếp xúc cơ quan chức năng và hoàn tất các thủ tục bàn giao. Việc thực hiện đúng thứ tự các bước giúp bạn hoàn thành công việc một cách trôi chảy, không mất nhiều thời gian đi lại.

Từ điểm bắt đầu tiếp nhận quyết định công nhận cho đến khi cầm trên tay con dấu hoàn chỉnh, bạn cần bám sát từng bước theo hướng dẫn. Dưới đây là ba bước chính để hoàn thành thủ tục đăng ký mẫu con dấu theo trình tự thực tế.

Chuẩn bị hồ sơ đăng ký con dấu mới

Hồ sơ đăng ký mẫu dấu mới là khâu chuẩn bị quan trọng nhất, quyết định việc hồ sơ có được tiếp nhận ngay hay không. Bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý của tổ chức công đoàn và giấy tờ chứng minh tư cách người đi nộp. Tất cả giấy tờ phải được sao y công chứng hoặc có dấu xác nhận đỏ của cơ quan có thẩm quyền.

Theo hướng dẫn thủ tục tại Sổ tay Công đoàn TP.HCM, hồ sơ đăng ký mẫu dấu mới dành cho công đoàn cơ sở gồm các thành phần sau:

• Giấy giới thiệu của công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý đơn vị.
• Quyết định thành lập hoặc quyết định công nhận công đoàn cơ sở bản sao hợp lệ.
• Quyết định công nhận ban chấp hành công đoàn nhiệm kỳ đương nhiệm.
• Giấy tờ tùy thân bản gốc của người được cử đi làm thủ tục để cán bộ tiếp nhận đối chiếu.

Đối với các đơn vị đã hoạt động nhiều năm nhưng chưa từng đăng ký con dấu, nếu có sự thay đổi về công đoàn cấp trên quản lý, hồ sơ cần bổ sung giấy xác nhận chưa từng cấp dấu. Giấy này do công đoàn cấp trên trước đây xác nhận và ký duyệt. Đây là điểm mà nhiều cán bộ công đoàn thường bỏ quên, dẫn đến hồ sơ bị yêu cầu bổ sung.

Bạn cần rà soát kỹ họ tên cán bộ được ghi trên giấy giới thiệu, đối chiếu chính xác từng con số trên giấy tờ tùy thân. Nếu phát hiện sai sót về ngày tháng năm sinh hoặc chức vụ, bạn cần yêu cầu bộ phận văn thư cấp lại giấy giới thiệu mới. Sự đồng bộ giữa các loại giấy tờ sẽ giúp quá trình nộp hồ sơ diễn ra thuận tiện.

Bảng kiểm tra danh mục hồ sơ đăng ký mẫu dấu mới trước khi đến cơ quan thẩm quyền:

Khi hoàn thiện các giấy tờ trên, bạn nên sắp xếp hồ sơ vào một bìa kẹp tài liệu gọn gàng. Chuẩn bị thêm một bản sao lưu nội bộ tại văn phòng công đoàn để tiện tra cứu khi cần thiết. Sự chuẩn bị kỹ lưỡng này giúp bạn tự tin hơn khi đến làm việc tại cơ quan nhà nước.

Trình tự nộp hồ sơ và nhận kết quả đăng ký

Hồ sơ sau khi chuẩn bị hoàn chỉnh sẽ được nộp tại cơ quan công an có thẩm quyền, cụ thể là Phòng Cảnh sát Quản lý hành chính về trật tự xã hội Công an cấp tỉnh nơi đặt trụ sở. Tại đây, cán bộ tiếp nhận sẽ kiểm tra tính hợp thức của từng văn bản, hướng dẫn điền tờ khai và ghi phiếu hẹn trả kết quả.

Theo Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu, hồ sơ đăng ký mẫu dấu của tổ chức công đoàn do cơ quan công an trực tiếp tiếp nhận, kiểm duyệt và tổ chức cấp phát. Việc đăng ký lưu chiểu tập trung giúp bảo đảm con dấu công đoàn được quản lý đồng bộ và đúng thẩm quyền.

Sau khi hồ sơ được duyệt lưu chiểu, cơ quan chức năng tiến hành quy trình tạo phôi dấu và cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu. Vào ngày ghi trên phiếu hẹn, người đại diện mang phiếu hẹn và giấy tờ tùy thân đến nơi nộp hồ sơ để nhận kết quả. Bạn sẽ nhận được một con dấu mới cùng một bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.

Quy trình nộp và nhận kết quả đăng ký mẫu mộc được tóm tắt qua bảng dưới đây:

Khi nhận con dấu, bạn cần chuẩn bị một vài tờ giấy trắng để dập thử nhiều lần. Kiểm tra kỹ xem vết mực dập ra có rõ nét hay không, các chữ cái có bị mờ hoặc mất nét không. So sánh từng ký tự trên vết dập với thông tin ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu để đối chiếu cho khớp với thông tin.

Nếu phát hiện bất kỳ sai sót nào về nội dung chữ trên mặt dấu, bạn cần báo ngay cho cán bộ trả kết quả để lập biên bản xử lý kịp thời. Sau khi xác nhận mọi thứ hoàn toàn chuẩn xác, bạn mới ký tên vào sổ giao nhận và mang kết quả về bàn giao cho ban chấp hành đơn vị.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị từ chối

Quá trình chuẩn bị hồ sơ có thể phát sinh nhiều thiếu sót khiến cán bộ tiếp nhận từ chối hồ sơ hoặc yêu cầu làm lại. Việc nhận biết trước các lỗi sai phổ biến giúp bạn chủ động phòng tránh, không bị gián đoạn tiến độ công việc.

Lỗi phổ biến là sai lệch tên đơn vị giữa văn bản đề nghị và quyết định thành lập. Nhiều đơn vị viết tắt tên công ty, viết thiếu các chữ cái nhận diện loại hình doanh nghiệp, làm cho tên dự kiến khắc không trùng khớp với quyết định gốc. Cán bộ tiếp nhận sẽ yêu cầu chỉnh sửa lại cho đúng từng chữ theo quyết định.

Lỗi tiếp theo liên quan đến thời hạn của giấy giới thiệu và quyết định phê duyệt. Giấy giới thiệu bị quá hạn ngày đến nộp, hoặc người ký giấy giới thiệu không đúng thẩm quyền đại diện cho công đoàn cấp trên. Quyết định công nhận ban chấp hành đã hết thời hạn nhiệm kỳ mà chưa có quyết định bầu cử mới cũng là nguyên nhân khiến hồ sơ bị trả về.

Bảng tổng hợp các lỗi thường gặp và cách khắc phục tương ứng:

Để tránh các sai sót kể trên, trước ngày đi nộp hồ sơ, bạn nên nhờ một cán bộ khác trong ban chấp hành cùng rà soát lại một lượt. Đọc kỹ từng dòng chữ, kiểm tra con dấu giáp lai và hạn sử dụng của giấy tờ tùy thân. Thao tác kiểm tra chéo này sẽ giúp loại bỏ hầu hết các thiếu sót hành chính không đáng có.

Thủ tục đổi mẫu con dấu khi thay đổi thông tin hoặc hỏng mặt dấu

Trong quá trình hoạt động, công đoàn cơ sở có thể trải qua việc chia tách, sáp nhập, đổi tên doanh nghiệp hoặc mặt dấu cao su bị mòn sau thời gian dài sử dụng. Những tình huống này đòi hỏi ban chấp hành chuẩn bị hồ sơ xin cấp đổi con dấu mới, đồng thời nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an quản lý mẫu dấu để hoàn tất thủ tục.

Việc thu hồi và đổi con dấu được tiến hành chặt chẽ nhằm duy trì tính liên tục trong công tác phát hành văn bản. Bạn cần chuẩn bị hồ sơ đổi dấu chu đáo, phối hợp bàn giao con dấu cũ cho cơ quan thẩm quyền. Dưới đây là các hướng dẫn chi tiết về các trường hợp thay đổi và trình tự thu hồi con dấu cũ.

Các trường hợp cần đăng ký lại hoặc hủy con dấu

Việc đăng ký lại mẫu dấu hoặc hủy con dấu cũ xuất phát từ nhiều nguyên nhân thực tế. Nguyên nhân có thể do sự biến động về mặt cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hoặc do sự hao mòn vật lý của con dấu sau thời gian dài sử dụng.

Trường hợp thứ nhất là khi doanh nghiệp thay đổi tên thương mại hoặc chuyển đổi loại hình tổ chức, công đoàn cơ sở cũng phải đổi tên tương ứng theo quyết định công nhận của công đoàn cấp trên. Tên mới đòi hỏi phải có mặt con dấu mới để phù hợp với danh xưng hiện tại. Trường hợp này cần làm thủ tục đăng ký đổi con dấu mới.

Trường hợp thứ hai là khi công đoàn cơ sở chuyển đổi sự quản lý từ công đoàn ngành sang Liên đoàn Lao động quận, huyện hoặc ngược lại. Khi cơ quan cấp trên thay đổi, dòng chữ ở vành ngoài con dấu cũ sẽ không còn phù hợp với cấu trúc quản lý mới. Đơn vị cần thực hiện khắc đổi con dấu để cập nhật tên cấp trên đúng thực tế.

Trường hợp thứ ba xuất phát từ việc con dấu sử dụng lâu ngày bị mòn vẹt, nứt rách hoặc biến dạng bề mặt cao su. Vết dập ra giấy bị mất nét, nhòe mực, không thể đọc rõ danh xưng của công đoàn cơ sở. Việc tiếp tục sử dụng con dấu hỏng có thể khiến ngân hàng hoặc các cơ quan hành chính từ chối tiếp nhận văn bản của đơn vị.

Theo hướng dẫn tại Sổ tay Công đoàn TP.HCM, khi đổi con dấu do mòn, hỏng hoặc thay đổi tên, đơn vị gửi văn bản đề nghị đăng ký lại mẫu con dấu đến cơ quan công an có thẩm quyền. Trong văn bản cần trình bày rõ lý do đổi dấu, kèm theo quyết định của công đoàn cấp trên liên quan đến việc thay đổi thông tin.

Bảng liệt kê các trường hợp thay đổi con dấu và phương án giải quyết:

Bạn cần theo dõi định kỳ chất lượng bản in của con dấu trên các công văn phát hành. Nếu nhận thấy vết dập bắt đầu có hiện tượng mờ nhòe bất thường, hãy kiểm tra lại khay mực hoặc bề mặt cao su. Nếu sự cố xuất phát từ việc mòn bề mặt chữ, ban chấp hành nên chủ động lập kế hoạch đổi con dấu sớm để không làm ảnh hưởng đến công tác chung.

Quy trình thu hồi và bàn giao lại con dấu cũ

Thu hồi con dấu cũ là thủ tục cần thực hiện khi đơn vị đề nghị cấp con dấu mới. Cơ quan có thẩm quyền sẽ thu lại con dấu cũ cùng bản chính Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đã cấp trước đây nhằm tránh tình trạng một đơn vị lưu hành song song hai con dấu có nội dung khác nhau.

Cơ quan công an có thẩm quyền đăng ký lưu chiểu mẫu, đồng thời thu hồi những con dấu khắc đổi lại hoặc con dấu không còn giá trị sử dụng. Cơ quan tiếp nhận sẽ kiểm tra con dấu cũ, đối chiếu vết dập cũ với hồ sơ lưu trữ trước khi lập biên bản thu hồi.

Người đại diện đến làm thủ tục cần chuẩn bị đầy đủ con dấu cũ, bản gốc giấy chứng nhận mẫu con dấu cũ và giấy giới thiệu của công đoàn cơ sở. Tại quầy tiếp nhận, cán bộ phụ trách sẽ thực hiện việc dập lưu chiểu con dấu cũ lần cuối cùng vào biên bản thu hồi. Bạn cần đọc kỹ các thông tin trong biên bản trước khi ký xác nhận bàn giao con dấu cũ cho cơ quan chức năng.

Sau khi con dấu cũ được thu hồi hợp lệ, cơ quan công an sẽ bàn giao con dấu mới cùng Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu mới cho đơn vị. Khi mang con dấu mới về trụ sở, ban chấp hành cần tiến hành họp và lập biên bản lưu hồ sơ nội bộ. Biên bản nội bộ ghi rõ ngày bắt đầu sử dụng con dấu mới, số hiệu giấy chứng nhận mới và phân công cán bộ chịu trách nhiệm quản lý.

Dưới đây là bảng trình tự các bước thu hồi và bàn giao con dấu:

Sau khi đưa con dấu mới vào sử dụng, ban chấp hành nên phát hành văn bản thông báo mẫu dấu mới kèm bản dập thử gửi cho các đối tác liên quan. Các bên cần thông báo gồm có ngân hàng nơi mở tài khoản công đoàn, ban giám đốc doanh nghiệp và công đoàn cấp trên trực tiếp. Việc này giúp các bên cập nhật mẫu chữ ký và mẫu dấu mới vào hệ thống quản lý, giúp các giao dịch tài chính về sau không bị gián đoạn.

Đối với các tài liệu hành chính nội bộ thông thường, ngoài việc đóng dấu tròn công đoàn, bạn có thể trang bị thêm Dấu ngày tháng năm để đóng kiểm soát ngày nhận công văn, hoặc Dấu chữ ký hỗ trợ công tác xử lý giấy tờ thường nhật. Mọi yêu cầu tư vấn về maket và quy cách trình bày các loại con dấu văn phòng, bạn gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website.