Con dấu màu xanh có hợp lệ không và quy định khi sử dụng

Con dấu màu xanh hoàn toàn hợp lệ đối với các doanh nghiệp tư nhân, đồng thời được sử dụng rất phổ biến cho các loại dấu cá nhân. Trong khi đó, các cơ quan công quyền tại Việt Nam vẫn giữ thói quen dùng mực đỏ cho các văn bản hành chính chính thức.

Người sử dụng văn bản cần phân biệt rạch ròi giữa con dấu đại diện tư cách pháp nhân và con dấu xử lý nghiệp vụ nội bộ. Việc chọn đúng sắc mực giúp hồ sơ giao dịch được tiếp nhận thuận lợi, tránh phát sinh tranh chấp hoặc nghi ngờ không cần thiết giữa các bên.

Nội dung dưới đây cung cấp các căn cứ đối chiếu, phân loại thực tế từng mẫu con dấu, đồng thời hướng dẫn phương pháp lựa chọn mực phù hợp cho từng chất liệu. Những thông tin này giúp bạn chủ động sắp xếp hệ thống con dấu phục vụ công việc hàng ngày một cách khoa học.

Con dấu màu xanh có hợp lệ theo quy định không?

Tính hợp lệ của con dấu phụ thuộc trực tiếp vào tư cách pháp lý của chủ thể tạo lập và ban hành văn bản. Mỗi nhóm tổ chức, tùy theo mô hình hoạt động, sẽ chịu sự điều chỉnh của các văn bản quy phạm tương ứng.

Các đơn vị kinh doanh ngoài nhà nước hiện nay có quyền tự quyết định rất lớn về hình thức, số lượng và màu sắc con dấu. Ngược lại, các cơ quan thuộc bộ máy công quyền vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt các khuôn khổ văn thư truyền thống.

Người quản lý cần nắm vững các ranh giới áp dụng cho từng mô hình để tránh sai sót khi ký kết giấy tờ với đối tác. Các nội dung tiếp theo sẽ phân tích cụ thể từng trường hợp đối với từng nhóm chủ thể.

Tính hợp lệ đối với con dấu doanh nghiệp

Trong phạm vi tổ chức kinh doanh thành lập theo Luật Doanh nghiệp 2020, căn cứ theo Điều 43 Luật Doanh nghiệp năm 2020, doanh nghiệp có toàn quyền quyết định loại dấu, số lượng, hình thức cũng như nội dung của con dấu. Căn cứ này không hề áp đặt con dấu của tổ chức phải có màu đỏ, màu xanh hay màu đen. Do đó, bạn hoàn toàn có thể lựa chọn mực xanh khi làm Dấu tròn công ty để dùng trong các giao dịch thương mại thường nhật.

Hình thức, số lượng và màu sắc con dấu nên được ghi nhận rõ ràng vào điều lệ, hoặc quy chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Việc lưu giữ hồ sơ thiết kế mẫu dấu tại trụ sở giúp công ty chủ động giải trình, đối chiếu khi có yêu cầu kiểm tra nội bộ từ các thành viên góp vốn. Thủ tục thông báo mẫu con dấu lên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp trước đây đã được bãi bỏ, giúp các đơn vị kinh doanh linh hoạt hơn khi thay đổi hình thức nhận diện.

Tùy theo định hướng nhận diện thương hiệu và môi trường làm việc thực tế, doanh nghiệp có thể cân nhắc màu sắc phù hợp cho con dấu pháp nhân. Dấu mực xanh tạo nên nét nhận diện riêng khi sử dụng trên tài liệu giao dịch. Quyết định lựa chọn màu sắc nào nằm trong quyền tự chủ của doanh nghiệp, dựa trên nhu cầu sử dụng thực tế.

Văn bản sử dụng con dấu màu xanh vẫn có đầy đủ giá trị ràng buộc về mặt trách nhiệm dân sự giữa các bên tham gia giao dịch. Khi người đại diện theo pháp luật đã ký tên và đóng dấu theo đúng quy chế nội bộ của doanh nghiệp, hợp đồng hoặc thỏa thuận đó phát sinh hiệu lực đầy đủ theo quy định pháp luật.

Quy định màu mực đối với cơ quan nhà nước

Khối cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập luôn áp dụng các nguyên tắc văn thư chặt chẽ, thường được yêu cầu sử dụng con dấu mang màu đỏ tươi trên các văn bản phát hành chính thức. Màu đỏ tượng trưng cho thẩm quyền công vụ, thể hiện tính nghiêm minh của bộ máy quản lý nhà nước khi ban hành quyết định.

Văn bản công vụ của các cơ quan nhà nước không bao giờ sử dụng con dấu tròn mực màu xanh. Nét dấu màu đỏ khi đóng trùm lên một phần chữ ký tay bằng bút mực xanh của người có thẩm quyền sẽ tạo ra độ tương phản thị giác rất rõ rệt. Sự kết hợp giữa chữ ký mực xanh và con dấu mực đỏ giúp người tiếp nhận dễ dàng nhận biết văn bản gốc, phân biệt rõ với các bản sao chụp đen trắng.

Nếu một văn bản hành chính công quyền xuất hiện con dấu màu xanh, tài liệu đó thường bị từ chối tiếp nhận ngay từ khâu văn thư ban đầu. Việc đóng sai màu mực theo quy chuẩn công tác văn thư nhà nước sẽ làm giảm tính trang nghiêm, gây cản trở lớn cho quá trình giải quyết thủ tục. Cán bộ văn thư thực hiện việc đóng dấu sai lệch sẽ phải chịu trách nhiệm giải trình theo quy chế kỷ luật nội bộ của cơ quan.

Sự phân định ranh giới giữa dấu công quyền và dấu doanh nghiệp là kiến thức căn bản mà người làm công tác hành chính cần nắm vững. Doanh nghiệp tư nhân được phép tự do lựa chọn sắc màu theo định hướng riêng, nhưng cơ quan nhà nước luôn gắn liền với màu mực đỏ truyền thống. Việc hiểu đúng nguyên tắc này giúp bạn xử lý văn bản một cách chuẩn mực, không gặp phải các trở ngại khi làm việc với khối nhà nước.

Phân loại các con dấu thường dùng mực màu xanh

Màu mực xanh được ứng dụng cực kỳ rộng rãi trên các dòng con dấu cá nhân, dấu chức danh và dấu nghiệp vụ nội bộ. Việc phân nhóm rõ ràng giúp người dùng chọn đúng dạng con dấu, phục vụ chính xác từng công đoạn luân chuyển hồ sơ.

Mỗi loại dấu đều mang một công năng riêng biệt, hỗ trợ các thao tác ký duyệt giấy tờ diễn ra trơn tru, hạn chế sự nhầm lẫn. Bảng tổng hợp dưới đây giúp bạn dễ dàng tra cứu các dòng con dấu màu xanh phổ biến trên bàn làm việc của nhân viên văn phòng.

Màu xanh tạo nên độ tương phản vừa phải, dịu mắt khi đóng đè lên các biểu mẫu văn phòng đã in sẵn nội dung bằng mực đen. Nét mực xanh giúp thông tin kiểm duyệt nổi bật trên trang giấy, đồng thời dễ phân biệt với nội dung in sẵn.

Dấu chức danh và dấu tên cá nhân

Tại các doanh nghiệp, người lao động thường kết hợp Dấu chức danh cùng với Dấu tên mực màu xanh để hoàn thiện hồ sơ một cách nhanh chóng, chỉn chu. Thay vì phải tốn thời gian viết tay họ tên lên hàng chục tờ phiếu, bạn chỉ việc dập nhẹ con dấu vào đúng vị trí quy định.

Việc dập dấu tên màu xanh ngay dưới nét bút ký màu xanh tạo nên sự đồng điệu, trang nhã cho toàn bộ trang văn bản. Con dấu ngay ngắn giúp người kiểm tra đọc rõ họ tên của người có trách nhiệm, loại bỏ hoàn toàn các lỗi nhầm lẫn do chữ ký tay quá cách điệu. Sự kết hợp này mang lại hiệu quả rất cao trên các chứng từ giao nhận, hợp đồng lao động hay các phiếu thu chi hàng ngày.

Khi làm con dấu cá nhân, bạn nên cân nhắc kỹ độ dài của họ tên để lựa chọn kích cỡ mặt dấu cho thật cân đối. Với những cái tên ngắn, khuôn dấu thon gọn sẽ giúp các con chữ hiển thị rõ ràng, nét chữ gom lại vừa mắt người nhìn. Với những cái tên dài kết hợp chức vụ quản lý, bạn cần chọn phôi dấu có diện tích rộng hơn để chữ có khoảng trống, tránh tình trạng các nét bị dính vào nhau.

Bạn không nên cố dồn ép quá nhiều chữ vào một khuôn dấu quá nhỏ hẹp, vì các ký tự nằm sát nhau rất dễ khiến mực màu xanh bị loang, tạo thành các vệt mờ khó đọc. Bố cục chữ thoáng đãng luôn mang lại sự rõ ràng, giúp văn bản của bạn trông lịch sự, rõ ràng hơn rất nhiều.

Đối với các văn bản thỏa thuận quan trọng, nhiều đơn vị còn kết hợp thêm Dấu chữ ký màu xanh để hỗ trợ xử lý tài liệu với khối lượng lớn. Việc dùng cùng một tông màu mực xanh cho cả chữ ký lẫn con dấu tên giúp tài liệu giữ được sự thống nhất, dễ nhìn, tạo thiện cảm với người tiếp nhận hồ sơ.

Dấu phòng ban và dấu chứng từ nội bộ

Dấu phòng ban và dấu chứng từ nội bộ dùng để phân định quyền xử lý công việc cho từng bộ phận riêng biệt trong cơ cấu tổ chức. Việc sử dụng mực màu xanh cho nhóm dấu này giúp tách biệt rạch ròi với con dấu mang tư cách đại diện pháp nhân của doanh nghiệp.

Các bộ phận nghiệp vụ như phòng kế toán, ban nhân sự hay kho vận thường có con dấu vuông riêng thể hiện rõ tên phòng ban của mình. Con dấu này chỉ mang giá trị xác nhận tiến độ kiểm tra, ghi nhận tình trạng lưu kho hoặc xác thực số liệu giữa các phòng ban. Chúng hoàn toàn không có giá trị đại diện cho công ty để xác lập quyền và nghĩa vụ dân sự với các đơn vị bên ngoài.

Cơ chế quản lý dấu nội bộ bằng mực xanh giúp loại bỏ nguy cơ nhầm lẫn với con dấu tròn pháp nhân dùng mực đỏ. Một biên bản bàn giao thiết bị có đóng dấu vuông màu xanh của phòng kỹ thuật sẽ phản ánh đúng thẩm quyền chuyên môn của nhân sự phụ trách. Khi đối tác nhìn vào màu mực xanh, họ sẽ hiểu ngay đây là dấu xác nhận nghiệp vụ, không phải là quyết định chính thức từ ban giám đốc.

Một lỗi khá phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ là để nhân sự dùng dấu phòng ban mực xanh đóng lên các hợp đồng kinh tế ký kết với bên ngoài. Dấu phòng ban không thể thay thế cho con dấu đại diện của người đại diện theo pháp luật. Doanh nghiệp cần ban hành quy chế nội bộ rõ ràng, hướng dẫn nhân viên dùng dấu đúng mục đích để giữ an toàn cho mọi giao dịch.

Minh họa cách trình bày nội dung cho từng mục đích sử dụng

Để bạn dễ hình dung về bố cục trình bày, phần này mô tả chi tiết phương án sắp xếp câu chữ và đường viền của các mẫu con dấu mực xanh. Các bảng mô tả này như bản vẽ phác thảo minh họa, giúp bạn định hình phương án thiết kế trước khi đặt làm dấu.

Khi thiết kế bố cục cho con dấu tên một dòng, bạn nên chọn phông chữ đứng, đường nét đều đặn, không có chân để vết dập mực xanh luôn rõ nét. Tránh dùng các phông chữ viết tay quá rườm rà vì khi dập trên bề mặt giấy thô, mực rất dễ đọng lại ở các góc nét cong, làm mất đi sự gãy gọn của chữ.

Với mẫu dấu chức danh hai dòng, khoảng cách giữa dòng chức vụ và dòng họ tên cần được căn chỉnh thật hợp lý. Nếu đặt hai dòng quá sát nhau, các nét chữ sẽ bị lem vào nhau khi khay mực có lượng mực đậm. Ngược lại, nếu khoảng cách quá xa, con dấu trông sẽ rời rạc, làm giảm tính cân đối của văn bản.

Đối với các mẫu dấu kiểm soát chứng từ, khung viền chữ nhật bao quanh cần có độ dày vừa phải, không nên dùng nét viền quá đậm. Nét viền mảnh sẽ giúp dòng chữ trạng thái bên trong trở thành điểm nhấn chính, thu hút mắt nhìn của nhân viên kế toán khi rà soát sổ sách.

Mẫu dấu phòng ban nội bộ cần ưu tiên sự rõ ràng của tên bộ phận chuyên môn, do đó dòng tên phòng ban nên được phóng to hơn dòng tên công ty. Cách trình bày này giúp nhân sự khi nhìn vào chứng từ sẽ nhận biết ngay bộ phận chịu trách nhiệm xử lý công việc.

Các mẫu dấu bán hàng đóng trên kiện hàng thì cần nhấn mạnh vào tên thương hiệu và số liên hệ để người mua dễ liên lạc khi có sự cố giao hàng. Màu mực xanh tươi sáng sẽ giúp thông tin in trên thùng carton thô không bị chìm lấp, hỗ trợ công tác phân loại hàng hóa diễn ra nhanh hơn.

So sánh con dấu màu xanh và dấu màu đỏ trên văn bản

Con dấu màu xanh và con dấu màu đỏ mang hai giá trị biểu đạt rất khác nhau trong văn hóa xử lý văn bản hành chính tại Việt Nam. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai màu sắc này giúp bạn sử dụng con dấu một cách thông minh, phù hợp với từng ngữ cảnh cụ thể.

Màu đỏ luôn gắn liền với quyền lực nhà nước, thẩm quyền đại diện tối cao và sự chứng thực có giá trị pháp lý mạnh mẽ nhất. Màu xanh lại nghiêng về tính chuyên môn, định danh cá nhân và hỗ trợ phân loại giấy tờ trong quy trình làm việc nội bộ. Bảng đối chiếu dưới đây sẽ làm rõ sự khác biệt giữa hai sắc mực này.

Trong các giao dịch ký kết hợp đồng kinh tế quy mô lớn, con dấu màu đỏ vẫn giữ vị thế phổ biến trên thị trường hiện nay. Màu đỏ tạo sự quen thuộc trong tiếp nhận văn bản nhờ gắn liền với tập quán hành chính lâu đời của người Việt. Tuy vậy, dấu màu xanh lại chiếm ưu thế ở các vị trí đóng dấu cá nhân nhờ sự hài hòa với nét ký tay bằng bút bi xanh.

Giá trị chứng thực và thói quen giao dịch

Tại các ngân hàng thương mại, quy trình kiểm soát hồ sơ mở tài khoản doanh nghiệp diễn ra rất chặt chẽ nhằm phòng ngừa các rủi ro phát sinh. Trong hồ sơ đăng ký ban đầu, hầu hết các doanh nghiệp đều đăng ký mẫu con dấu pháp nhân bằng mực đỏ truyền thống.

Nếu bạn mang một con dấu tròn màu xanh đến làm thủ tục mở tài khoản, giao dịch viên có thể sẽ phải tạm dừng để xin ý kiến bộ phận kiểm soát. Quá trình kiểm tra điều lệ công ty và xác thực thẩm quyền đại diện có thể làm thủ tục của bạn bị kéo dài không đáng có. Dù việc dùng dấu xanh không vi phạm quy định kinh doanh, thói quen văn phòng cũ của các nhân viên tín dụng vẫn là một trở ngại thực tế mà bạn nên tính trước.

Khi làm việc với các đoàn thanh tra thuế hoặc cơ quan bảo hiểm xã hội, các chứng từ đóng dấu tròn đỏ luôn tạo được sự đồng thuận nhanh hơn. Màu đỏ giúp các cán bộ thụ lý dễ dàng nhận diện đâu là bản gốc của doanh nghiệp giữa hàng trăm trang hồ sơ lưu trữ. Con dấu tròn mực xanh đôi khi khiến họ phải dừng lại soi xét, đặt câu hỏi, làm phát sinh thêm các buổi giải trình tốn thời gian.

Để công việc của doanh nghiệp diễn ra êm thuận, bạn nên phân bổ hệ thống con dấu thành hai nhóm màu riêng biệt cho từng mục đích sử dụng. Dấu tròn công ty dùng cho các hợp đồng mua bán, hồ sơ vay vốn ngân hàng hay báo cáo tài chính thì nên chọn màu đỏ. Các con dấu tên, dấu chức danh của ban giám đốc và các dấu nghiệp vụ kế toán thì nên chọn màu xanh để trang giấy trông thoáng đãng, chỉn chu.

Sự tách bạch này giúp hồ sơ dễ dàng qua khâu kiểm duyệt hành chính, đồng thời tạo bố cục rõ ràng cho văn bản. Đối tác khi cầm trên tay bộ tài liệu có sự phối hợp nhịp nhàng giữa dấu tròn đỏ và dấu tên xanh sẽ đánh giá rất cao sự cẩn thận của doanh nghiệp bạn.

Rủi ro khi dùng sai màu mực trong giao dịch

Việc sử dụng sai màu mực con dấu có thể gây ra những bất tiện hoặc chậm trễ trong quá trình giao dịch và xử lý hồ sơ.

Khi nộp hồ sơ lên các cơ quan quản lý nhà nước hoặc bộ máy hành chính công quyền, văn bản đóng dấu tròn pháp nhân màu xanh có thể bị từ chối tiếp nhận do không phù hợp với thói quen văn thư truyền thống. Các cơ quan công quyền thường yêu cầu bản gốc phải có dấu tròn đỏ theo thói quen tiếp nhận hồ sơ hành chính.

Trên các bản sao chụp đen trắng hoặc hồ sơ scan gửi qua mạng, mực màu xanh có thể bị giảm độ tương phản so với mực đỏ, khiến người tiếp nhận khó phân biệt đâu là bản chính và bản sao. Điều này dễ dẫn đến yêu cầu kiểm tra lại văn bản gốc, làm kéo dài thời gian xử lý thủ tục.

Ngoài ra, khi mở tài khoản hoặc thực hiện giao dịch tài chính tại ngân hàng, việc đăng ký mẫu dấu pháp nhân mực xanh có thể khiến nhân viên kiểm soát yêu cầu giải trình thêm về điều lệ công ty. Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng mực đỏ cho các hồ sơ hành chính, ngân hàng và dành mực xanh cho các văn bản nội bộ hoặc chứng từ kiểm soát.

Lưu ý kỹ thuật khi chọn mực và khay dấu màu xanh

Độ bền màu và nét đóng sắc cạnh của con dấu phụ thuộc rất lớn vào chất lượng mực cũng như tình trạng của khay tăm bông bên trong cán dấu. Việc am hiểu các yếu tố kỹ thuật giúp bạn vận hành con dấu trơn tru, kéo dài tuổi thọ sử dụng của phôi dấu cao su.

Một mặt dấu được khắc rất tinh xảo nhưng lại dùng loại mực kém chất lượng vẫn có thể tạo ra những vết dập nhòe nhoẹt, làm mất đi tính trang trọng của bộ hồ sơ. Dưới đây là những kinh nghiệm thực tế về mặt kỹ thuật khi sử dụng mực dấu màu xanh mà bạn cần quan tâm.

Phân biệt màu vỏ cán dấu và màu mực tampon

Màu sắc của phần vỏ nhựa bên ngoài cán dấu hoàn toàn không liên quan đến màu mực được dập ra trên bề mặt giấy tờ. Một con dấu có vỏ nhựa màu xanh dương bắt mắt vẫn có thể chứa khay mực màu đỏ hoặc màu đen bên trong. Các đơn vị sản xuất cán dấu đưa ra nhiều màu vỏ khác nhau nhằm giúp người dùng phân biệt các con dấu trên bàn làm việc. Khi gửi yêu cầu đặt dấu, bạn cần nêu rõ màu mực đóng ra giấy, thay vì chỉ chọn màu vỏ bên ngoài.

Trước khi tiến hành châm thêm mực, việc rút khay tăm bông ra để quan sát màu nỉ thấm mực là một thao tác rất quan trọng. Nếu bạn vô tình nhỏ mực màu đỏ vào một khay tăm bông đang chứa sẵn mực màu xanh, hai dòng màu sẽ hòa lẫn vào nhau. Sự pha trộn này tạo ra một màu nâu xỉn loang lổ, làm hỏng hoàn toàn nét chữ và buộc bạn phải thay thế một khay tăm bông hoàn toàn mới.

Khi cần mua mực để châm thêm định kỳ, bạn nên tìm đúng dòng Mực dấu phổ thông màu xanh từ các đơn vị phân phối trên thị trường. Dòng mực chuẩn sẽ giúp lớp nỉ bên trong luôn mềm mại, giữ sắc màu tươi sáng và hạn chế tối đa tình trạng đóng cặn dưới đáy khay. Việc dùng đúng loại mực tương thích là giải pháp tốt để giữ cho mặt cao su của con dấu không bị biến dạng qua thời gian dài sử dụng.

Chọn loại mực phù hợp cho từng chất liệu bề mặt

Mỗi loại chất liệu bề mặt đòi hỏi một dòng mực có gốc dung môi riêng biệt để giữ được độ bám dính và độ sắc nét của thông tin. Nếu sử dụng sai loại mực, vết dập của con dấu có thể bị trôi tuột, bay màu hoặc nhòe nhoẹt chỉ sau một thời gian ngắn.

Mực dấu màu xanh trên thị trường hiện nay chủ yếu được phân chia thành hai nhóm chính gồm mực gốc nước thông thường và mực gốc cồn nhanh khô. Bảng so sánh dưới đây cung cấp các đặc tính vận hành cơ bản của từng dòng sản phẩm để bạn tiện lựa chọn.

Nếu công việc của bạn chỉ đơn thuần là đóng dấu tên, dấu chức danh lên các loại giấy in văn phòng thông thường, mực gốc nước là sự lựa chọn rất kinh tế, tiện dụng. Mực gốc nước thấm rất nhanh vào các thớ giấy, tạo ra nét chữ thanh thoát, không có mùi hôi và rất lâu bị khô khay nỉ dù bạn để hở ngoài không khí.

Khi bạn cần đóng dấu hạn sử dụng, mã quản lý lên túi nilon, ly nhựa hoặc các loại nhãn giấy cán màng bóng, bạn nên dùng Mực dấu chuyên dụng màu xanh. Dung môi bay hơi nhanh trong dòng mực này giúp các hạt màu bám chặt vào bề mặt trơn láng mà không bị co cụm thành các giọt nước. Nếu bạn cố tình dùng mực gốc nước đóng lên bề mặt bóng, vết mực sẽ bị nhòe ngay khi có tay người chạm vào.

Do sở hữu đặc tính bay hơi rất nhanh, con dấu sử dụng mực chuyên dụng đòi hỏi người dùng phải có chế độ bảo quản kỹ lưỡng hơn rất nhiều. Bạn nên bọc con dấu trong túi zip kín sau mỗi lần sử dụng để ngăn ngừa tình trạng lớp nỉ bị khô cứng lại. Khi thấy khay mực có hiện tượng se khô mặt ngoài, bạn có thể nhỏ thêm vài giọt dung môi làm mềm chuyên dụng để khôi phục độ đàn hồi cho lớp nỉ trước khi tiếp tục làm việc.

Quy trình từng bước bảo dưỡng và châm mực con dấu

Việc châm mực con dấu đúng phương pháp kỹ thuật giúp giọt mực phân bổ đều khắp mặt nỉ, ngăn ngừa hiện tượng ứ đọng mực làm lem luốc văn bản khi đóng. Dưới đây là quy trình thực hành chi tiết mà bạn có thể tự mình thao tác tại văn phòng một cách chuẩn xác.

Bước một, bạn chuẩn bị con dấu cần nạp thêm mực, một lọ mực dấu màu xanh phù hợp cùng vài tờ khăn giấy sạch. Bạn nên trải một tờ giấy báo hoặc giấy nháp dày lên mặt bàn làm việc để phòng trường hợp giọt mực vô tình văng ra làm bẩn bề mặt bàn.

Bước hai, bạn dùng tay ấn nhẹ phần cán con dấu xuống một đoạn ngắn để tách rời mặt khắc cao su khỏi bề mặt khay nỉ. Tiếp theo, bạn gạt chốt khóa ở hai bên hông thân dấu để cố định cán dấu ở tư thế mở, giúp khay mực không bị vướng vào mặt chữ khi tháo ra ngoài.

Bước ba, bạn dùng ngón tay đẩy nhẹ khay tăm bông trượt ra khỏi khe chứa nằm ở phần giữa của thân con dấu. Đặt khay mực lên bề mặt tờ khăn giấy phẳng, mở nắp lọ mực dấu màu xanh, sau đó nhỏ từng giọt mực thật đều lên toàn bộ bề mặt miếng nỉ thấm mực. Bạn chỉ nên châm một lượng vừa phải, tránh nhỏ quá nhiều khiến miếng nỉ bị sũng nước, dẫn đến tình trạng tràn mực ra xung quanh.

Bước bốn, bạn để yên khay tăm bông trong khoảng hai phút để chất lỏng thẩm thấu sâu vào từng lớp mút xốp bên trong. Nếu phát hiện có những giọt mực thừa đọng lại trên viền nhựa của khay, bạn dùng khăn giấy lau thật sạch để tránh làm bẩn khe trượt khi đưa khay vào lại thân dấu.

Bước năm, bạn cầm khay mực theo chiều ngang, trượt nhẹ nhàng vào khe chứa trên thân con dấu cho đến khi nghe thấy tiếng tách nhẹ vào khớp. Sau đó, bạn ấn nhẹ đầu cán dấu xuống một lần nữa để chốt khóa tự động bung ra, đưa con dấu trở về trạng thái hoạt động ban đầu. Cuối cùng, bạn dập thử vài lần lên một tờ giấy nháp trắng để giải phóng lượng mực đậm ban đầu cho đến khi vết dập đạt độ sắc nét, đều màu như ý muốn.

Thao tác bảo dưỡng định kỳ này giúp mặt khắc cao su luôn sạch sẽ, không bị tích tụ bụi bẩn hay cặn mực khô qua năm tháng. Một con dấu được chăm sóc đúng cách sẽ luôn tạo ra những bản in rõ ràng, giúp hồ sơ chứng từ của bạn luôn gọn gàng, tạo dựng sự tin tưởng với đối tác trong mọi giao dịch.

Bạn gửi nội dung chữ hoặc hình ảnh mẫu dấu cần làm qua phiếu báo giá trên website để được hỗ trợ kiểm tra bố cục và chuẩn bị màu mực phù hợp.