Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty đúng quy định

Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty đúng quy định

Cách đóng dấu sao y bản chính của công ty được thực hiện bằng việc đối chiếu tài liệu nội bộ với bản gốc, dập con dấu sao y, ký tên xác nhận, rồi đóng dấu tròn của doanh nghiệp. Thao tác này nhằm ghi nhận văn bản sao chép phản ánh đúng nội dung đang lưu trữ trong sổ sách của đơn vị.

Trong phạm vi áp dụng cho các cơ quan, tổ chức theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, việc sao y bản chính cần tuân thủ đúng kỹ thuật trình bày, thể thức và quyền hạn ban hành. Doanh nghiệp thực hiện sao văn bản để phục vụ việc lưu trữ, gửi thông tin giữa các phòng ban, hoặc cung cấp hồ sơ cho đối tác kinh doanh.

Khi làm việc thực tế, người làm văn thư cần nắm vững quy trình kiểm tra giấy tờ, xác định đúng vị trí đặt con dấu, dùng lực tay dập dấu đều đặn, đồng thời xử lý dấu giáp lai cẩn thận đối với tập tài liệu nhiều trang.

Thẩm quyền sao y bản chính của công ty

Doanh nghiệp có quyền hạn cụ thể đối với việc sao y các tài liệu gắn liền với hoạt động vận hành của chính mình. Người phụ trách hồ sơ cần phân biệt rõ giấy tờ nào được phép tự chứng thực, giấy tờ nào thuộc thẩm quyền của cơ quan nhà nước.

Nếu không nắm chắc giới hạn này, việc đóng dấu sao y tùy tiện sẽ khiến tài liệu bị đối tác từ chối tiếp nhận, gây chậm trễ cho công việc hành chính.

Loại văn bản doanh nghiệp được quyền đóng dấu sao y

Doanh nghiệp được quyền sao y bản chính các quyết định nội bộ, quy chế làm việc, điều lệ công ty, hợp đồng kinh tế đã ký, hoặc biên bản làm việc do chính công ty ban hành.

Đối với doanh nghiệp, việc sao y văn bản phục vụ nội bộ được thực hiện theo quy chế của đơn vị, bản sao y được sao chép đầy đủ, chính xác từ bản gốc hoặc bản chính văn bản đang lưu trữ tại công ty. Khi đơn vị ban hành một quyết định bổ nhiệm, khen thưởng hay quy chế tiền lương, bản gốc sẽ được lưu tại văn thư hoặc phòng nhân sự. Để gửi văn bản này sang phòng kế toán, chi nhánh hoặc bàn giao cho nhân viên, công ty có thể sao chụp lại, sau đó đóng dấu sao y để làm căn cứ thực hiện.

Đối với các hợp đồng kinh tế ký giữa công ty với đối tác, doanh nghiệp cũng giữ một hoặc nhiều bản chính. Khi cần bổ sung chứng từ phục vụ công tác thanh toán, tạm ứng, đối chiếu công nợ hoặc gửi hồ sơ dự thầu, văn thư được phép sao chụp lại từ bản chính đang lưu trữ. Người có thẩm quyền ký bản sao y thường là người đại diện theo pháp luật của công ty, hoặc người được ủy quyền hợp pháp bằng văn bản theo đúng quy chế quản trị nội bộ.

Bản sao y nội bộ giúp các bộ phận làm việc thuận tiện, minh bạch, không làm thất lạc bản chính. Khi hồ sơ được gửi đi làm việc với ngân hàng hoặc đối tác, bản sao y có dấu tròn của doanh nghiệp giúp đối tác tin cậy rằng tài liệu này đang tồn tại thực tế tại văn phòng của công ty bạn.

Giấy tờ công ty không được tự ý đóng dấu sao y

Doanh nghiệp không có thẩm quyền đóng dấu sao y lên giấy tờ tùy thân của cá nhân, văn bằng chứng chỉ, hoặc các giấy phép do cơ quan công quyền cấp riêng cho công dân.

Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực bản sao từ bản chính, chỉ cơ quan nhà nước có thẩm quyền, Ủy ban nhân dân các cấp hoặc tổ chức hành nghề công chứng mới được thực hiện chứng thực bản sao đối với giấy tờ công quyền như thẻ căn cước, bằng tốt nghiệp hay giấy phép cá nhân. Doanh nghiệp không có thẩm quyền sao y các loại giấy tờ này, do đó văn thư cần từ chối dập dấu tròn công ty lên bản chụp giấy tờ tùy thân để tránh bị đối tác hay tổ chức tín dụng từ chối tiếp nhận. Khi cần hồ sơ cá nhân, đơn vị chỉ nên tiếp nhận bản photo lưu nội bộ hoặc hướng dẫn người lao động đến văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã để lấy bản sao chứng thực đúng chức năng.

Dưới đây là bảng đối chiếu chi tiết để bạn dễ dàng phân loại tài liệu khi tiếp nhận yêu cầu đóng dấu sao y:

Hướng dẫn cách đóng dấu sao y bản chính của công ty từng bước

Quy trình đóng dấu sao y bản chính tại doanh nghiệp cần được thực hiện chặt chẽ, tuần tự theo từng khâu. Việc tuân thủ đúng trình tự giúp văn bản sao y giữ được tính rõ ràng, hạn chế việc bị trả lại do sai lệch thể thức.

Dụng cụ cần chuẩn bị gồm bản gốc tài liệu, bản sao chụp, con dấu sao y bản chính, con dấu tròn công ty, cùng khay mực dấu đạt chuẩn.

Điểm bắt đầu từ khâu đối chiếu bản gốc và bản sao

Khâu đầu tiên và cũng là khâu đòi hỏi tính cẩn trọng cao nhất là đối chiếu trực tiếp bản sao với bản chính trước khi tiến hành dập dấu.

Bạn cần đặt bản gốc và bản sao chụp song song trên mặt bàn để rà soát từng trang, từng dòng chữ và các con số. Bản sao phải chụp lại đầy đủ mọi nội dung của bản gốc, bao gồm phần nội dung chính, phần căn cứ, phần chữ ký, con dấu, và cả các ghi chú viết tay nếu có. Bạn hãy kiểm tra xem bản sao có bị mất góc, lệch dòng, mờ chữ hay xuất hiện các vệt đen do mặt kính máy in bị bẩn hay không.

Nếu bản gốc là văn bản có nhiều trang, bạn nên kiểm tra thứ tự các trang của bản sao, tránh để thiếu trang hay đảo lộn thứ tự điều khoản. Trường hợp bản gốc có dấu hiệu bị tẩy xóa bằng hóa chất, sửa chữa bằng bút xóa, rách rời chắp vá mà không có xác nhận sửa đổi, bạn nên từ chối đóng dấu sao y. Chỉ khi nào xác định bản sao phản ánh trung thực, đầy đủ toàn bộ nội dung của bản gốc, người làm văn thư mới chuyển sang bước đóng dấu.

Việc đối chiếu cẩn thận giúp bảo vệ người phụ trách văn thư khỏi các sai sót nghiêm trọng. Một sai lệch nhỏ về con số trên hợp đồng hoặc văn bản điều hành khi sao y cũng có thể dẫn đến những tranh chấp thương mại phức tạp về sau.

Vị trí đóng dấu sao y kết hợp chữ ký và dấu tròn công ty

Vị trí đóng dòng chữ sao y bản chính thường được đặt ở góc trên bên trái của trang đầu, hoặc đặt ngay ngắn ở phần cuối văn bản, phía trên phần ký xác nhận.

Sau khi dập con dấu sao y lên trang giấy, người có thẩm quyền của doanh nghiệp sẽ ký tên xác nhận vào vị trí dành riêng cho người sao y. Nhằm giảm thao tác viết tay, người ký có thể sử dụng con dấu chữ ký được khắc sắc nét theo mẫu chữ ký thật, kết hợp cùng con dấu chức danh để thể hiện rõ ràng họ tên cùng vị trí công việc của mình.

Tiếp theo, bạn tiến hành đóng dấu tròn của công ty. Vị trí đóng dấu tròn cần trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái của người ký. Con dấu tròn phải được đặt ngay ngắn, đúng chiều, hướng vòng chữ rõ ràng, không bị nghiêng ngả hay úp ngược. Việc đóng dấu tròn đè lên một phần chữ ký tạo ra sự gắn kết giữa chữ ký cá nhân và tư cách pháp nhân của doanh nghiệp.

Nếu vị trí đóng dấu quá chật hẹp, bạn cần căn chỉnh khéo léo để con dấu tròn không che lấp mất phần họ tên dưới con dấu chức danh. Một văn bản được đóng dấu chuẩn mực luôn thể hiện sự cân đối, hài hòa giữa con dấu sao y, chữ ký tay và con dấu tròn pháp nhân.

Điểm nối đóng dấu giáp lai đối với hồ sơ nhiều trang

Dấu giáp lai là con dấu tròn được đóng đè lên mép của tất cả các trang giấy trong cùng một tập tài liệu, nhằm xác nhận tính liền mạch của hồ sơ.

Khi tập văn bản sao y có từ hai trang trở lên, bạn cần thực hiện thao tác đóng dấu giáp lai. Cách làm thực tế là bạn xếp tập giấy thật phẳng, sau đó dùng tay vuốt nhẹ mép phải của tập tài liệu để các trang giấy xòe đều ra như hình nan quạt. Khoảng cách lệch nhau giữa mép các trang giấy nên duy trì đều đặn. Khi các mép giấy đã có độ so le vừa phải, bạn đặt con dấu tròn công ty lên phần mép này và dập xuống.

Con dấu giáp lai thường được đặt ở khoảng giữa mép bên phải của tập tài liệu, nơi ít có chữ viết để tránh che lấp nội dung điều khoản. Khi đóng xong, mở từng trang giấy ra, bạn sẽ thấy trên mép phải của mỗi tờ đều có một phần đường cong và nét chữ của con dấu tròn. Các phần nét mực này khi ghép sát lại với nhau sẽ tạo thành một con dấu tròn hoàn chỉnh.

Đối với những bộ hồ sơ quá dày, bạn không nên gom tất cả các trang lại để đóng một lần. Việc dập dấu trên một tập giấy quá dày sẽ khiến lực ép không đều, con dấu dễ bị bập bênh, làm cho các trang ở giữa không nhận được mực hoặc nét mực bị đứt đoạn. Bạn hãy chia tập hồ sơ thành từng tập nhỏ vừa tay để đóng giáp lai theo từng phần, giúp mọi trang giấy đều có dấu mực rõ ràng.

Cách kết thúc và kiểm tra độ rõ nét của vết mực

Khâu kết thúc quy trình đòi hỏi người thực hiện phải dùng lực tay dập dấu dứt khoát, sau đó kiểm tra lại toàn bộ tài liệu trước khi bàn giao.

Khi dập dấu, bạn cần chọn vị trí mặt bàn phẳng, cứng cáp, không bị lún hay kênh nghiêng. Đặt con dấu vuông góc với mặt giấy, dùng lòng bàn tay ấn đều lực từ trên xuống, giữ yên trong giây lát để mực thẩm thấu vào giấy rồi nhấc thẳng con dấu lên. Tuyệt đối không lắc tay, không nghiêng cán dấu hoặc nhấc lên nửa chừng rồi đặt xuống lại, vì thao tác đó sẽ tạo ra vết bóng mờ, nhòe chữ rất mất thẩm mỹ.

Sau khi đóng dấu xong, bạn hãy dành thời gian kiểm tra lại toàn bộ các chi tiết trên bản sao:

• Dòng chữ sao y bản chính có hiển thị rõ nét, đầy đủ từng dấu thanh hay không.
• Ngày tháng năm thực hiện sao y có đúng với ngày làm việc thực tế hay không.
• Chữ ký và dấu chức danh có nằm đúng ô quy định hay không.
• Con dấu tròn công ty có đỏ đều, không bị lem mực hay mất góc hay không.
• Dấu giáp lai ở mép giấy có in đủ lên tất cả các trang của tập hồ sơ hay không.

Nếu vết mực còn ướt, bạn hãy để tài liệu nằm phẳng trên bàn trong khoảng thời gian ngắn để mực khô tự nhiên. Tránh xếp chồng các tờ giấy lên nhau ngay lập tức, vì mực ướt từ trang này có thể dính sang mặt sau của trang khác, làm bẩn tài liệu và gây lem luốc hồ sơ lưu trữ.

Lỗi thường gặp khi thực hiện cách đóng dấu sao y công ty

Trong quá trình xử lý công văn, giấy tờ hằng ngày, người làm công tác văn thư rất dễ mắc phải các sai sót kỹ thuật. Những lỗi này tuy nhỏ nhưng có thể làm giảm tính xác thực của tài liệu, khiến hồ sơ bị đối tác từ chối nhận.

Việc nhận diện sớm các lỗi thường gặp sẽ giúp bạn chủ động điều chỉnh thao tác, từ đó nâng cao chất lượng quản lý hồ sơ tại đơn vị.

Đóng dấu sao y trùm kín toàn bộ chữ ký người duyệt

Lỗi dập con dấu tròn đè kín lên toàn bộ chữ ký của người phê duyệt là một trong những sai lầm phổ biến tại các doanh nghiệp.

Nhiều người có thói quen đặt tâm của con dấu tròn ngay giữa nét chữ ký tay. Khi dập xuống, mực đỏ của con dấu sẽ che lấp hoàn toàn nét mực của chữ ký, khiến cho người tiếp nhận không thể nhìn rõ hình dáng chữ ký gốc. Điều này gây khó khăn cho việc giám định, đối chiếu chữ ký của người có thẩm quyền khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra hồ sơ.

Quy tắc thực hành đúng là con dấu tròn chỉ được phép trùm lên khoảng một phần ba chữ ký, hướng về phía bên trái. Hai phần ba chữ ký còn lại phải được hiển thị rõ ràng, thanh thoát ở phía bên phải. Cách bố trí này vừa giúp con dấu bám chặt vào chữ ký để xác nhận trách nhiệm pháp nhân, vừa giúp các bên nhìn rõ nét bút của người ký tên.

Khi đóng dấu, bạn nên căn chỉnh vòng ngoài của con dấu tròn vừa chạm đến điểm bắt đầu của nét ký, chếch dần về phía bên trái. Giữ khoảng cách hợp lý giữa chức danh, chữ ký và con dấu sẽ giúp bố cục phần đuôi văn bản trông trang nhã, đúng quy chuẩn hành chính.

Dùng sai màu mực hoặc để vết đóng bị nhòe mất nét

Sử dụng sai màu mực theo thông lệ hành chính hoặc để mặt dấu bị bẩn, khô mực là lỗi kỹ thuật tiếp theo mà nhiều văn thư thường gặp.

Theo thông lệ công tác văn thư, con dấu tròn pháp nhân của doanh nghiệp luôn dùng mực màu đỏ tươi. Một số trường hợp do thiếu khay mực đỏ đã tiện tay dùng khay mực màu xanh hoặc màu đen để đóng dấu tròn. Việc dùng mực đen khiến bản sao y nhìn giống như một bản photocopy thông thường, làm mất đi tính phân biệt giữa bản chính và bản sao. Ngược lại, mực màu xanh thường chỉ dùng cho con dấu chức danh, dấu tên hoặc chữ ký tay cá nhân.

Bên cạnh đó, chất lượng của vết mực cũng ảnh hưởng rất lớn đến độ tin cậy của tài liệu. Nếu khay mực bị khô cạn, vết đóng sẽ bị mờ nhạt, mất nét, đứt đoạn các ký tự quan trọng như mã số doanh nghiệp hoặc tên công ty. Ngược lại, nếu bạn châm quá nhiều mực vào khay, mực sẽ tràn ra các khe chữ, khi dập xuống giấy sẽ tạo thành một vệt mực đỏ bệt dính, lem nhem và không thể đọc được chữ.

Bạn cũng cần chú ý vệ sinh mặt dấu định kỳ. Bụi giấy và sợi tơ giấy in sau một thời gian dài sử dụng thường bám vào các rãnh cao su của mặt dấu. Nếu không làm sạch, vết đóng ra sẽ bị gai góc, méo mó chữ. Bạn nên dùng tăm bông mềm hoặc bàn chải lông mịn quét nhẹ trên mặt cao su để loại bỏ cặn mực khô trước khi châm thêm mực mới.

Bảng dưới đây tổng hợp các lỗi kỹ thuật thường gặp, nguyên nhân cụ thể và giải pháp khắc phục khi đóng dấu:

Tiêu chuẩn bố cục mẫu dấu sao y bản chính của công ty

Mẫu con dấu sao y bản chính có thể được thiết kế theo nhiều kiểu dáng khác nhau, tùy thuộc vào khối lượng công việc và quy trình lưu chuyển giấy tờ tại từng đơn vị.

Một con dấu có bố cục hợp lý sẽ giúp nhân viên văn thư thao tác gọn gàng, giảm thiểu tối đa việc phải ghi chép thông tin lặp đi lặp lại bằng tay trên từng trang tài liệu.

Mẫu dấu sao y liền ngày tháng năm và chức danh

Mẫu dấu tích hợp nội dung sao y cùng ngày tháng năm và chức danh là giải pháp hữu ích cho các doanh nghiệp có lượng tài liệu luân chuyển lớn.

Dấu sao y đơn giản nhất chỉ bao gồm một dòng chữ in hoa “SAO Y BẢN CHÍNH” nằm gọn trong khung chữ nhật. Loại dấu này phù hợp cho các văn phòng ít phát sinh hồ sơ, người sao y sau khi dập dấu sẽ dùng bút bi viết thêm ngày tháng và ký tên bên cạnh. Tuy nhiên, nếu mỗi ngày bạn phải xử lý hàng chục tập hồ sơ đấu thầu hay chứng từ kế toán, việc viết tay từng ngày tháng sẽ tiêu tốn nhiều thời gian và công sức.

Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể sử dụng mẫu dấu liền ngày tháng năm xoay số, kết hợp cùng dòng chữ “SAO Y BẢN CHÍNH” ở phía trên và dòng chức danh ở phía dưới. Cụm xoay số ở giữa cho phép bạn điều chỉnh ngày, tháng, năm khớp với ngày làm việc thực tế chỉ bằng một thao tác lăn nhẹ các bánh răng số. Khi kết hợp cùng con dấu ngày tháng năm, văn bản sao y luôn thể hiện thông tin thời gian chuẩn xác, đồng bộ và ngay ngắn.

Phía dưới dòng ngày tháng, bạn có thể yêu cầu khắc thêm dòng chữ “TỔNG GIÁM ĐỐC” hoặc “NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT”, bên dưới có một khoảng trống để đặt chữ ký. Khi sử dụng loại dấu tích hợp này, bạn chỉ cần bấm dập một lần lên trang giấy là đã tạo ra một khung xác nhận hoàn chỉnh, người duyệt chỉ việc ký tên và chuyển sang khâu đóng dấu tròn.

Lựa chọn loại mực phù hợp cho bề mặt giấy in

Việc lựa chọn chất liệu mực đóng dấu cần căn cứ trực tiếp vào bề mặt của loại giấy in mà doanh nghiệp đang sử dụng.

Hầu hết các tài liệu văn phòng, công văn, hợp đồng hay chứng từ kế toán hiện nay đều được in trên chất liệu giấy ford thông thường. Bề mặt loại giấy này có độ xốp và thấm hút tự nhiên tốt. Do đó, bạn chỉ cần sử dụng dòng mực dấu phổ thông hệ nước. Mực hệ nước ngấm đều vào thớ giấy, cho màu sắc đỏ tươi sáng, khô ráo nhanh trên mặt giấy thường và không làm giòn sợi giấy khi lưu trữ nhiều năm.

Tuy nhiên, đối với các loại tài liệu đặc thù như bản vẽ kỹ thuật in trên giấy cán màng nilon, giấy ảnh bóng, catalog giới thiệu sản phẩm hay bìa chứng từ phủ nhựa, mực hệ nước sẽ không thể bám dính. Nếu bạn dùng mực thường dập lên bề mặt bóng, mực sẽ bị đọng thành giọt tròn, lâu khô và rất dễ bị lau sạch hoặc nhòe nhoẹt khi chạm tay vào.

Trong tình huống này, bạn cần chuyển sang sử dụng dòng mực chuyên dụng gốc dầu hoặc mực nhanh khô. Loại mực này có dung môi bay hơi đặc biệt, giúp hạt màu bám chặt vào lớp màng bóng chỉ sau vài giây tiếp xúc. Tuy nhiên, khi dùng mực nhanh khô, bạn nên bảo quản khay mực cẩn thận trong hộp kín sau khi dùng, tránh để khay mực tiếp xúc với không khí bên ngoài quá lâu vì dung môi sẽ bay hơi làm khô cứng tấm đệm mực.

Kinh nghiệm quản lý và sử dụng con dấu sao y tại văn phòng

Bên cạnh thao tác dập dấu, việc quản lý và phân công cụ thể người giữ con dấu sao y sẽ giúp khâu hành chính trong công ty luôn vào nề nếp, tránh tình trạng đóng tùy tiện.

Doanh nghiệp cần ban hành quy chế sử dụng con dấu rõ ràng, quy định cụ thể ai là người được phép dập dấu sao y, ai là người có thẩm quyền ký xác nhận trên bản sao. Thông thường, con dấu tròn pháp nhân và con dấu sao y nên được giao cho nhân viên văn thư chuyên trách cất giữ trong tủ có khóa. Bất kỳ văn bản nào trước khi đóng dấu sao y đều phải được người có thẩm quyền ký nháy hoặc duyệt qua phiếu đề xuất xử lý văn bản.

Đối với các tài liệu gửi ra bên ngoài cho đối tác hay nộp cho cơ quan chức năng, văn thư cần lập một sổ theo dõi văn bản sao y. Sổ này ghi rõ ngày tháng thực hiện, tên loại tài liệu được sao, số lượng bản sao đã phát hành, người yêu cầu sao và người ký xác nhận. Việc ghi chép này giúp công ty dễ dàng kiểm soát được số lượng tài liệu lưu hành, tránh tình trạng phát tán thông tin nội bộ không kiểm soát hoặc bị kẻ xấu lợi dụng danh nghĩa công ty để làm sai lệch giấy tờ.

Khi mặt dấu bị mòn vẹt hoặc cán dấu bị lỏng, bạn nên thay mới kịp thời để vết mực đóng xuống giấy luôn ngay ngắn. Đường dấu sắc gọn, thẳng thớm trên trang giấy vừa giữ chuẩn mực hồ sơ văn thư, vừa tạo ấn tượng chỉn chu khi gửi giấy tờ cho đối tác và khách hàng.

Để nhận tư vấn chi tiết về việc chọn lựa kích thước cán dấu sao y phù hợp với mẫu văn bản nội bộ của doanh nghiệp, bạn hãy gửi yêu cầu qua phiếu báo giá trên website để xưởng liên hệ lại.